परिचय

आधुनिक व्यवसाय में लेखांकन लेन-देन कंप्यूटरों के माध्यम से संसाधित किए जाते हैं। कंप्यूटरों और सूचना प्रौद्योगिकी (IT) के उपयोग से कोई व्यवसाय जल्दी, सटीक और समय पर वह जानकारी प्राप्त करने में सक्षम होता है जो निर्णय लेने में सहायक होती है। यह प्रतिस्पर्धात्मक बढ़त को तेज करता है और लाभप्रदता बढ़ाता है। कंप्यूटर प्रणाली (चित्र 1.1) उस डेटा के साथ कार्य करती है जिसे हार्डवेयर द्वारा संसाधित किया जाता है और उपयोगकर्ता सॉफ्टवेयर के माध्यम से उसे नियंत्रित करता है। कंप्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली (CAS) में निम्नलिखित घटक होते हैं:

$ \begin{array}{lll} \text{प्रक्रिया} &:& \text{किसी कार्य को करने के लिए क्रियाओं की तार्किक क्रमबद्ध श्रृंखला।} \\ \text{डेटा} &:& \text{किसी व्यवसाय अनुप्रयोग के लिए कच्चा तथ्य (इनपुट के रूप में)।} \\ \text{लोग} &:& \text{उपयोगकर्ता।} \\ \text{हार्डवेयर} &:& \text{कंप्यूटर, संबद्ध परिधीय उपकरण और उनका नेटवर्क।} \\ \text{सॉफ्टवेयर} &:& \text{सिस्टम सॉफ्टवेयर और अनुप्रयोग सॉफ्टवेयर।} \end{array} $

ये पांच स्तंभ हैं जिन पर कंप्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली टिकी है। यह अध्याय CAS की अवधारणा और घटकों के साथ-साथ इसके लाभों और हानियों की चर्चा करता है। इसके बाद CAS पर सॉफ्टवेयर पैकेजों की चर्चा की गई है। इस अध्याय में हम खातों के समूहबद्धन की अवधारणा और CAS के लिए प्रयुक्त कोडीकरण विधियों के बारे में भी चर्चा करेंगे।

1.1 कंप्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली

कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली (Computerised Accounting System) का अर्थ है लेखा लेन-देन को हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर के माध्यम से संसाधित करना ताकि लेखा रिकॉर्ड और रिपोर्ट तैयार हो सकें। CAS लेखा

आकृति 1.1: कंप्यूटर के घटक

लेन-देन को इनपुट के रूप में लेता है जिन्हें लेखा सॉफ्टवेयर के माध्यम से संसाधित कर निम्नलिखित रिपोर्ट तैयार की जाती हैं:

• दिन-पुस्तक/जर्नल
• लेजर
• प्रयोजित सन्तुलन
• स्थिति विवरण (बैलेंस शीट)
• लाभ-हानि विवरण (लाभ-हानि खाता)

लेखा लेन-देन की मूल प्रवाह

आकृति 1.2: डेटा से सूचना तक व्यावसायिक अनुप्रयोग सॉफ्टवेयर द्वारा

डेटा और सूचना

लेखा लेन-देन के विभिन्न तत्व (आइटम) मूलतः डेटा आइटम होते हैं, जिन्हें लेखा सॉफ्टवेयर के माध्यम से संसाधित कर जर्नल, लेजर आदि के रूप में विभिन्न सूचना-समूह उत्पन्न किए जाते हैं।

एक डेटा-आइटम (डेटा तत्व) सूचना प्रणाली में डेटा की सबसे छोटी नामित इकाई होती है। लेखा में एक लेन-देन चार डेटा तत्वों से बना होता है, जैसे खाते का नाम, लेखा कोड, लेन-देन की तिथि और राशि।

लेन-देन संसाधनों के प्रवाह और बहिर्गमन का एक अभिलेख है।

हम देख सकते हैं (चित्र 1.3) कि किस प्रकार डेटा (काम किए गए दिन और प्रतिदिन दर) को (गुणा करके) सूचना (भुगतान की राशि) में रूपांतरित किया जा रहा है। सूचना को एक स्तर पर डेटा के रूप में देखा जा सकता है; और जब इसे निर्णयकर्ता की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए संसाधित किया जाता है, तो यह दूसरे स्तर पर सूचना बन जाती है।

चित्र 1.3

1.2 सीएएस के घटक

लेखांकन की मैनुअल प्रणाली परंपरागत रूप से किसी संगठन के वित्तीय लेन-देन के अभिलेख रखने की सबसे लोकप्रिय विधि है। वित्तीय विवरण लेखांकन प्रक्रिया के अंतिम उत्पाद होते हैं, जो आमतौर पर स्वीकृत लेखांकन सिद्धांतों (GAAP) के अनुसार तैयार किए जाते हैं। लेखांकन चक्र का अर्थ उन प्रक्रियाओं से है जो सूचना की पहचान, माप और संप्रेषण में शामिल होती हैं। चक्र के मूलभूत चरण इस प्रकार हैं:

• व्यापारिक लेन-देन का विश्लेषण किया जाता है।
• लेन-देन को जर्नल में रिकॉर्ड किया जाता है।
• जर्नल प्रविष्टियों को लेजर खातों में पोस्ट किया जाता है।
• खातों की शेष राशियों से एक ट्रायल बैलेंस तैयार किया जाता है।
• खातों की समीक्षा की जाती है और आवश्यक समायोजन किए जाते हैं।
• समायोजनों को समायोजित ट्रायल बैलेंस तैयार करने के लिए लेजर में पोस्ट किया जाता है।
• समायोजित ट्रायल बैलेंस का उपयोग बैलेंस शीट और लाभ-हानि खाता तैयार करने के लिए किया जाता है।
• अंतिम रूप से समायोजित लेजर और खातों की बैलेंसिंग से वित्तीय विवरण तैयार किए जाते हैं।

उपरोक्त लेखांकन चक्र को कंप्यूटरों के माध्यम से संसाधित किया जा सकता है।

1.3 सीएएस की प्रमुख विशेषताएं

निम्नलिखित सीएएस सॉफ्टवेयर के लिए आवश्यक प्रमुख विशेषताएं हैं:

1.3.1 सरल और एकीकृत

सीएएस को सभी व्यापारिक संचालनों जैसे बिक्री, वित्त, खरीद, सूची और विनिर्माण को स्वचालित और एकीकृत करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। सीएएस सटीक, अद्यतन व्यापारिक जानकारी तेजी से प्रदान करने के लिए एकीकृत है। सीएएस को उन्नत एमआईएस (प्रबंधन सूचना प्रणाली), बहुभाषी और डेटा संगठन क्षमताओं के साथ एकीकृत किया जा सकता है ताकि संगठन के सभी व्यापारिक प्रक्रियाओं को आसानी से और लागत-प्रभावी ढंग से सरल बनाया जा सके।

1.3.2 पारदर्शिता और नियंत्रण

सीएएस योजना बनाने के लिए पर्याप्त समय प्रदान करता है, डेटा पहुंच को बढ़ाता है और उपयोगकर्ता संतुष्टि को बेहतर बनाता है। कंप्यूटरीकृत लेखांकन के साथ, संगठन को दैनिक व्यापारिक संचालनों के लिए अधिक पारदर्शिता और महत्वपूर्ण जानकारी तक पहुंच प्राप्त होगी।

1.3.3 सटीकता और गति

सीएएस लेन-देनों के तेज, सटीक डेटा-प्रवेश के लिए उपयोगकर्ता-परिभाष्य टेम्प्लेट्स (डेटा-प्रवेश स्क्रीन या फॉर्म) प्रदान करता है। यह वांछित दस्तावेज़ों और रिपोर्टों को सामान्य बनाने में भी सहायता करता है।

1.3.4 स्केलेबिलिटी

सीएएस व्यवसाय के आकार में परिवर्तन के अनुरूप डेटा प्रोसेसिंग की मात्रा को बदलने में सक्षम बनाता है। यह सॉफ़्टवेयर किसी भी आकार के व्यवसाय और संगठन के प्रकार के लिए उपयोग किया जा सकता है।

1.3.5 विश्वसनीयता

सीएएस यह सुनिश्चित करता है कि सामान्य बनाई गई महत्वपूर्ण वित्तीय जानकारी सटीक, नियंत्रित और सुरक्षित हो।

1.4 खातों का वर्गीकरण

लेन-देनों की संख्या में वृद्धि व्यवसाय की मात्रा और आकार को बदल देती है। इसलिए डेटा के उचित वर्गीकरण का होना आवश्यक हो जाता है। लेन-देन में निहित विभिन्न खातों की मूलभूत वर्गीकरण लेखांकन समीकरण के माध्यम से किया जाता है।

लेखांकन समीकरण

आधुनिक लेखांकन द्वि-प्रविष्टि प्रणाली पर आधारित है, जिसका तात्पर्य सम्पत्तियों और इक्विटियों (देनदारियों और पूंजी) की समानता से है, अर्थात्

$$ \begin{aligned} \mathrm{A} & =\mathrm{E} \ \text { जहाँ } \mathbf{E} & =\mathbf{L}+\mathbf{C} \ \text { अब } \mathbf{A} & =\mathbf{L}+\mathbf{C} \ \text { जहाँ } \mathrm{A} & =\text { सम्पत्तियाँ } \end{aligned} $$

$$ \begin{aligned} & \mathrm{E}=\text { इक्विटियाँ } \ & \mathrm{C}=\text { पूंजी } \ & \mathrm{L}=\text { देनदारियाँ } \end{aligned} $$

$$ \text { इस प्रकार, सम्पत्तियाँ }=\text { देनदारियाँ }+ \text { पूंजी } $$

इस समीकरण में देनदारियों का अर्थ है उधारदाताओं द्वारा फर्म पर दावे और पूंजी का अर्थ है मालिकों के दावे। मालिकों के दावे फर्म की सफलता (लाभ) या असफलता (हानि) के कारण बदलते रहते हैं। यह आय विवरण द्वारा दर्शाया जाता है, जो किसी दिए गए लेखांकन अवधि के लिए व्यवसाय की आय और व्यय का सारांश प्रदान करता है। इसे ध्यान में रखते हुए, उपरोक्त समीकरण को पुनः लिखा जा सकता है:

$$ \text { परिसंपत्तियां }=\text { देनदारियां }+ \text { पूंजी }+(\text { राजस्व }- \text { व्यय }) $$

उपरोक्त समीकरण के प्रत्येक घटक को खातों के समूहों में इस प्रकार विभाजित किया जा सकता है:

राजस्व का अर्थ है संसाधनों का प्रवाह, जो सामान्य व्यवसायिक गतिविधियों में वस्तुओं या सेवाओं की बिक्री से होता है और पूंजी में वृद्धि करता है। व्यय का तात्पर्य है राजस्व उत्पन्न करने में संसाधनों की खपत।

• इक्विटी और देनदारियां

  • शेयरधारकों के निधि

    • शेयर पूंजी
    • रिजर्व और अधिशेष
    • शेयर वारंट के विरुद्ध प्राप्त धन
    • शेयर आवेदन धन आवंटन लंबित
    • गैर-चालू देनदारियां
    • दीर्घकालिक उधार
    • स्थगित कर देनदारियां (नेट)
    • अन्य दीर्घकालिक देनदारियां
    • दीर्घकालिक प्रावधान
    • चालू देनदारियां
    • अल्पकालिक उधार
    • व्यापार देय
    • अन्य चालू देनदारियां
    • अल्पकालिक प्रावधान

• परिसंपत्तियां

  1. गैर-चालू परिसंपत्तियां

• स्थायी परिसंपत्तियाँ

  • सांसद परिसंपत्तियाँ
  • अमूर्त परिसंपत्तियाँ
  • पूँजीगत अर्ध-निर्मित कार्य
  • विकासाधीन अमूर्त परिसंपत्तियाँ
  • विक्रय हेतु रखी गई स्थायी परिसंपत्तियाँ
  • अ-चालू निवेश
  • स्थगित कर संपत्तियाँ (नेट)
  • दीर्घकालिक ऋण और अग्रिम
  • अन्य अ-चालू परिसंपत्तियाँ

  2. चालू परिसंपत्तियाँ

     • चालू निवेश
     • सूची
     • व्यापार प्राप्य नकद और नकड़ समकक्ष
     • अल्पकालिक ऋण और अग्रिम
     • अन्य चालू परिसंपत्तियाँ

• आय

  • बिक्री
  • अन्य आय

• व्यय

  • उपभोगित सामग्री
  • वेतन और मजदूरी
  • विनिर्माण व्यय
  • मूल्यह्रास
  • प्रशासनिक व्यय
  • ब्याज
  • विक्रय और वितरण व्यय

समूह और उसके घटकों के बीच एक पदानुक्रमित संबंध होता है। समूह और उसके उप-समूहों के बीच पदानुक्रमित संबंध बनाए रखने के लिए वर्गीकरण की सुव्यवस्थता सुनिश्चित करने हेतु उचित कोडीकरण आवश्यक है।

1.4.1 लेखाओं का कोडीकरण

कॉन्साइज ऑक्सफ़ोर्ड डिक्शनरी के अनुसार, कोड शब्द का अर्थ है “सूचना की संक्षिप्तता और मशीन प्रोसेसिंग के लिए स्वेच्छित अर्थ वाले अक्षर या अंकों की प्रणाली”। इस प्रकार, कोड एक पहचान चिह्न है।

कोडीकरण की विधि

खाता-शीर्षों की कोडिंग योजना इस प्रकार होनी चाहिए कि वह विभिन्न स्तरों पर खातों के समूहन की अनुमति दे ताकि स्थिति विवरण (बैलेंस शीट) और लाभ-हानि विवरण (लाभ-हानि खाता) तैयार किए जा सकें। उदाहरण के लिए, हम खातों के शीर्ष-स्तरीय समूहन के लिए कोड इस प्रकार आवंटित कर सकते हैं (जो खाता कोड का पहला अंक बनाते हैं):

$ \begin{array}{lrll} & & 1 & \text { इक्विटी और देनदारियाँ } \ & & 2 & \text { परिसंपत्तियाँ } \ & & 3 & \text { राजस्व } \ & & 4 & \text { व्यय } \ \text { इक्विटी और } & : & 11 & \text { शेयरधारकों के निधि } \ \text { देनदारियों के अंतर्गत } & & 13 & \text { गैर-चालू देनदारियाँ } \ & & 14 & \text { चालू देनदारियाँ } \ \text { परिसंपत्तियों के अंतर्गत } & : & 21 & \text { गैर-चालू परिसंपत्तियाँ } \ & & 23 & \text { चालू परिसंपत्तियाँ } \end{array} $

नोट: दूसरे अंक में कोड में अंतराल (जैसे 1 के बाद 3, 2 के स्थान पर) लचीलापन प्रदान करने के लिए रखा गया है।

उपरोक्त कोडन योजना खातों के समूहन में मौजूद पदानुक्रम का उपयोग करती है। इस प्रकार की कोडिंग का प्रमुख लाभ यह है कि यदि खाता कोडों को आरोही (अर्थात् बढ़ते हुए) क्रम में सूचीबद्ध किया जाए, तो वे स्वचाल रूप से वांछित पदानुक्रम के अनुसार सूचीबद्ध हो जाएँगे।

1.4.1.1 क्रमिक कोड

क्रमबद्ध कोड में, संख्याओं और/या अक्षरों को लगातार क्रम में निर्धारित किया जाता है। ये कोड मुख्य रूप से स्रोत दस्तावेज़ों जैसे चेक, चालान आदि पर लागू होते हैं। एक क्रमबद्ध कोड दस्तावेज़ खोज में सहायता कर सकता है। यह प्रक्रिया या तो किसी विशेष दस्तावेज़ से संबंधित लापता कोड (संख्याओं) की पहचान करने में सक्षम बनाती है या एक संबंधित दस्तावेज़ को कोड के आधार पर ट्रेस किया जा सकता है।

उदाहरणों के लिए:

1.4.1.2 ब्लॉक कोड

एक ब्लॉक कोड में, संख्याओं की एक सीमा को वांछित संख्या में उप-सीमाओं में विभाजित किया जाता है और प्रत्येक उप-सीमा को एक विशिष्ट समूह को आवंटित किया जाता है। ब्लॉक कोड के अधिकांश उपयोगों में, एक उप-सीमा के भीतर की संख्याएं क्रमबद्ध कोडिंग योजना का अनुसरण करती हैं, अर्थात संख्याएं क्रमिक रूप से बढ़ती हैं। उदाहरण के रूप में, एक व्यापारिक फर्म के लिए डीलर कोड इस प्रकार हो सकते हैं:

1.4.1.3 स्मरणीय कोड

एक स्मरणीय कोड में जानकारी को कोडित करने के प्रतीक के रूप में वर्णमाला या संक्षिप्त रूप होते हैं। “Sales Journals” के लिए SJ, “Head Quarters” के लिए HQ स्मरणीय कोड के उदाहरण हैं। एक अन्य सामान्य उदाहरण रेलवे में वर्णमाला कोड का उपयोग है जो रेलवे स्टेशनों की पहचान करता है जैसे DLH दिल्ली के लिए, NDLS नई दिल्ली के लिए, BRC बड़ोदा के लिए, आदि।

1.4.2 कोडिंग संरचना और कोडिंग विकसित करने की कार्यप्रणाली

मान लीजिए कि हमें एक ट्रस्ट द्वारा संचालित सात स्कूलों में से एक के छात्रों के लिए कोडिंग करनी है। पहला कदम एक कोडिंग संरचना (योजना) विकसित करना है, जिसका उपयोग प्रत्येक छात्र के लिए व्यक्तिगत कोड विकसित करने के लिए किया जाएगा। कोडिंग संरचना के विकास के लिए स्कूली प्रणाली की पदानुक्रम (hierarchy) की पहचान (अंतिम रूप देना) और छात्र से जुड़े विभिन्न गुणधर्मों (पैरामीटरों) की आवश्यकता होती है। ऐसी स्थिति में पदानुक्रम इस प्रकार हो सकता है:

$\text{ट्रस्ट} \rightarrow \text{स्कूल} \rightarrow \text{प्रवेश-वर्ष} \rightarrow \text{स्ट्रीम} \rightarrow \text{कक्षा} \rightarrow \text{सेक्शन} \rightarrow \text{छात्र}$

“स्ट्रीम” विज्ञान स्ट्रीम, वाणिज्य स्ट्रीम या सामान्य स्ट्रीम हो सकती है। एक कक्षा को एक से अधिक सेक्शनों में विभाजित किया जा सकता है जब प्रवेश लेने वाले छात्रों की संख्या कक्षा की क्षमता से अधिक हो जाती है। हम निम्नलिखित विचारों के बाद कोडिंग संरचना तय कर सकते हैं:

• चूँकि केवल एक ट्रस्ट है, कोडिंग संरचना में ट्रस्ट को समायोजित करने के लिए कोई प्रावधान आवश्यक नहीं है। यदि एक संगठन के अंतर्गत कई ट्रस्ट होते जो कई स्कूल चला रहे होते, तो कोडिंग संरचना में ट्रस्ट कोड का प्रावधान आवश्यक होता।
• यह मानते हुए कि अधिकतम स्कूलों की संख्या 99 से अधिक नहीं होने की संभावना है, हम स्कूल के लिए 2 अंक आवंटित कर सकते हैं।
• प्रवेश-वर्ष के लिए दो अंक आवंटित किए जा सकते हैं। प्रवेश-वर्ष पुराने छात्रों के रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए आवश्यक है।
• स्ट्रीम के लिए 1 अंक पर्याप्त है। यदि स्ट्रीम प्रासंगिक नहीं है (लागू नहीं होती) जैसा कि प्राथमिक और माध्यमिक कक्षाओं के मामले में है, तो स्ट्रीम के लिए मान 0 माना जाएगा।
• कक्षाओं को समायोजित करने के लिए, 2 अंक पर्याप्त हैं।
• एक कक्षा में खंडों की संख्या 9 से अधिक नहीं होगी। इसलिए, खंड के लिए 1 अंक पर्याप्त है।
• एक कक्षा के खंड के भीतर छात्रों की संख्या के लिए दो अंक पर्याप्त होंगे, यह मानते हुए कि किसी भी खंड में 99 से अधिक छात्र नहीं रखे जाएँगे।

उपरोक्त विचारों के आधार पर छात्रों के लिए कोडिंग संरचना इस प्रकार होगी:

$ \begin{array}{ll} \text { स्कूल } & 2 \text { अंक } \ \text { प्रवेश-वर्ष } & 2 \text { अंक } \ \text { स्ट्रीम } & 1 \text { अंक } \ \text { कक्षा } & 2 \text { अंक } \ \text { खंड } & 1 \text { अंक } \ \text { छात्र } & 2 \text { अंक } \end{array} $

इस प्रकार, यदि हम एक छात्र को 10 अंकों का कोड आवंटित करते हैं, तो हम कोड से ही छात्र की निम्नलिखित विवरण प्राप्त कर सकेंगे:

• विद्यार्थी किस स्कूल में किस स्ट्रीम पढ़ रहा है (या पढ़ चुका है)?
• वह किस कक्षा और उसकी किस शाखा में किस वर्ष में प्रवेश लिया था?
• किसी दिए गए वर्ष में स्कूल में प्रवेश लेने वाले सभी विद्यार्थियों की सूची, आदि।

एक बार उपरोक्त विधि से कोडिंग संरचना तय हो जाने के बाद कोड आवंटित करना आसान हो जाता है। उदाहरण के लिए, यदि रोल नंबर 54 वाले विद्यार्थी ने वर्ष 2008 में ट्रस्ट द्वारा चलाए जा रहे 6वें स्कूल में साइंस स्ट्रीम (नॉन-बायोलॉजी ग्रुप) (स्ट्रीम कोड: 1) चुनते हुए कक्षा XII की सेक्शन-B में प्रवेश लिया हो, तो उसका कोड इस प्रकार होगा:

1.5 सीएएस के सॉफ़्टवेयर का उपयोग

कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली (CAS) के सॉफ्टवेयर का उपयोग करने में दो मूलभूत गतिविधियाँ होती हैं – एक बार की गतिविधियाँ और आवर्ती गतिविधियाँ। एक बार की गतिविधियों में संगठन का विवरण, लेखा वर्ष, लेज़र का प्रकार (जिसे “मास्टर फ़ाइलों की रचना” भी कहा जाता है) आदि शामिल होते हैं। जबकि आवर्ती गतिविधियों में लेन-देन की प्रविष्टि और रिपोर्ट्स का उत्पादन शामिल होता है। लेन-देन नकद वाउचर, बैंक वाउचर, खरीद वाउचर, बिक्री वाउचर, जर्नल वाउचर आदि के आधार पर दर्ज किए जाते हैं। रिपोर्ट्स में डे बुक्स, लेज़र्स, ट्रायल बैलेंस, लाभ-हानि विवरण, स्थिति विवरण और नकद प्रवाह विवरण का उत्पादन शामिल होता है। (कृपया विवरण के लिए अध्याय 5 देखें)

CAS सॉफ्टवेयर की सुरक्षा विशेषताएँ

प्रत्येक लेखा सॉफ्टवेयर डेटा सुरक्षा, सुरक्षा और गोपनीयता सुनिश्चित करता है। इसलिए, प्रत्येक सॉफ्टवेयर निम्नलिखित प्रदान करता है:

• पासवर्ड सुरक्षा
• डेटा ऑडिट
• डेटा वॉल्ट

पासवर्ड सुरक्षा: पासवर्ड एक तंत्र है, जो उपयोगकर्ता को डेटा सहित किसी प्रणाली तक पहुँचने में सक्षम बनाता है। प्रणाली संगठन नीति के अनुसार उपयोगकर्ता अधिकारों को परिभाषित करने की सुविधा देती है। परिणामस्वरूप, किसी संगठन में किसी व्यक्ति को डेटा के एक विशेष सेट तक पहुँच दी जा सकती है जबकि उसे डेटा के किसी अन्य सेट तक पहुँच से वंचित किया जा सकता है।

पासवर्ड प्रणाली तक पहुँच की अनुमति देने वाली कुंजी (कोड) है।

डेटा ऑडिट: यह सुविधा यह जानने में सक्षम बनाती है कि मूल डेटा में किसने और क्या परिवर्तन किए हैं, जिससे डेटा में हेरफेर करने वाले व्यक्ति की जिम्मेदारी तय करने में मदद मिलती है और डेटा की अखंडता भी सुनिश्चित होती है। मूल रूप से, यह सुविधा ऑडिट ट्रेल के समान है।

डेटा वॉल्ट: सॉफ्टवेयर डेटा एन्क्रिप्शन के माध्यम से अतिरिक्त सुरक्षा प्रदान करता है।

एन्क्रिप्शन मूल रूप से जानकारी को इस प्रकार से गड़बड़ा देता है ताकि उसकी व्याख्या अत्यंत कठिन (लगभग असंभव) हो जाए। इस प्रकार, एन्क्रिप्शन यह सुनिश्चित करता है कि डेटा सुरक्षित रहे, भले ही वह गलत हाथों में चला जाए, क्योंकि डेटा प्राप्त करने वाला व्यक्ति उसे डिकोड और व्याख्या नहीं कर पाएगा।

1.6 कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली (CAS) के लाभ

कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली (CAS) के निम्नलिखित लाभ हैं:

1. इच्छित प्रारूप में रिपोर्टों और सूचनाओं की समयबद्ध उत्पत्ति।

2. कुशल रिकॉर्ड रखरखाव।

3. प्रणाली पर प्रभावी नियंत्रण सुनिश्चित करता है।

4. लेखा डेटा की प्रक्रिया में अर्थव्यवस्था।

5. डेटा की गोपनीयता बनाए रखी जाती है।

1.7 CAS की सीमाएँ

CAS सॉफ्टवेयर की निम्नलिखित सीमाएँ हैं:

1. प्रौद्योगिकी की तेजी से पुरानी होने की प्रकृति के कारण कम समय में निवेश की आवश्यकता होती है।

2. बिजली की बाधाओं के कारण डेटा खो सकता है या दूषित हो सकता है।

3. डेटा हैकिंग के प्रति संवेदनशील होता है।

4. अप्रोग्रामित और अनिर्दिष्ट रिपोर्टें उत्पन्न नहीं की जा सकतीं।

1.8 लेखा सूचना प्रणाली (AIS)

लेखा सूचना प्रणाली (AIS) और इसकी विभिन्न उप-प्रणालियों को कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली के माध्यम से लागू किया जा सकता है। AIS की उप-प्रणालियों का संक्षेप में वर्णन नीचे किया गया है (चित्र 1.4)

चित्र 1.4: लेखा सूचना प्रणाली की उप-प्रणालियाँ

1.8.1 नकद और बैंक उप-प्रणाली

यह नकद के प्राप्ति और भुगतान से संबंधित है, चाहे वह भौतिक नकद हो या इलेक्ट्रॉनिक निधि स्थानांतरण। इलेक्ट्रॉनिक निधि स्थानांतरण ऐसा होता है जिसमें नकद का भौतिक रूप से प्रवेश या निकास न हो, बल्कि क्रेडिट कार्ड या इलेक्ट्रॉनिक बैंकिंग का उपयोग किया जाता है।

1.8.2 बिक्री और प्राप्य खाते उप-प्रणाली

यह बिक्री के अभिलेखन, बिक्री लेजर और प्राप्यों के रखरखाव से संबंधित है। यह बिक्री, वसूली की गई राशि, बकाया खातों और प्राप्यों की स्थिति के साथ-साथ प्राप्यों/ऋणियों की आयु अनुसार अनुसूची के बारे में आवधिक रिपोर्ट तैयार करती है।

1.8.3 सूची उप-प्रणाली

यह विभिन्न वस्तुओं की खरीद और निकासी का अभिलेखन करती है जिसमें मूल्य, मात्रा और तिथि निर्दिष्ट होती है। यह सूची की स्थिति और मूल्यांकन रिपोर्ट तैयार करती है।

1.8.4 खरीद और देय खाते उप-प्रणाली

यह आपूर्तिकर्ताओं को खरीद और भुगतान से संबंधित है। यह माल के ऑर्डर, खरीद खर्चों के वर्गीकरण और आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान की सुविधा देता है। यह आपूर्तिकर्ताओं के प्रदर्शन, भुगतान अनुसूची और आपूर्तिकर्ताओं की स्थिति के बारे में आवधिक रिपोर्ट भी उत्पन्न करता है।

1.8.5 पेरोल लेखांकन उप-प्रणाली

यह कर्मचारियों को मजदूरी और वेतन के भुगतान से संबंधित है। एक विशिष्ट मजदूरी रिपोर्ट मूल वेतन, महंगाई भत्ता और अन्य भत्तों तथा वेतन और मजदूरी से भविष्य निधि, करों, ऋण, अग्रिम और अन्य शुल्कों के लिए कटौती के बारे में जानकारी विस्तार से देती है। यह प्रणाली वेतन बिल, ओवरटाइम भुगतान और अवशेष नकदीकरण के लिए भुगतान आदि के बारे में रिपोर्ट उत्पन्न करती है।

1.8.6 स्थायी संपत्ति लेखांकन उप-प्रणाली

यह भूमि और भवनों, मशीनरी और उपकरणों आदि जैसी स्थायी संपत्तियों की खरीद, वृद्धि, विलोपन और उपयोग के रिकॉर्डिंग से संबंधित है। यह विभिन्न संपत्तियों की लागत, मूल्यह्रास और बही मूल्य के बारे में रिपोर्ट भी उत्पन्न करता है।

1.8.7 व्यय लेखांकन उप-प्रणाली

यह उप-प्रणाली व्ययों को व्यापक समूहों जैसे विनिर्माण प्रशासनिक, वित्तीय, विक्रय और वितरण और अन्य के अंतर्गत रिकॉर्ड करती है।

1.8.8 कर लेखांकन उप-प्रणाली

यह उप-प्रणाली मूल्य वर्धित कर (VAT), उत्पाद शुल्क, सीमा शुल्क और आयकर के अनुपालन आवश्यकताओं से संबंधित है। यह उप-प्रणाली बड़े आकार के संगठन में प्रयुक्त होती है।

1.8.9 अंतिम लेखे उप-प्रणाली

यह उपप्रणाली लाभ-हानि खाते, बैलेंस शीट और नकदी प्रवाह विवरणों की रिपोर्टिंग प्रयोजनों के लिए तैयारी से संबंधित है।

1.8.10 लागत निर्धारण उपप्रणाली

यह उत्पादित वस्तुओं की लागत के निर्धारण से संबंधित है। इसका अन्य लेखा उपप्रणालियों से सामग्री, श्रम और अन्य व्ययों की लागत के बारे में आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए संबंध है। यह प्रणाली समीक्षाधीन अवधि के दौरान लागत में होने वाले परिवर्तनों की जानकारी उत्पन्न करती है।

1.8.11 बजट उपप्रणाली

यह आने वाले वित्तीय वर्ष के लिए बजट की तैयारी के साथ-साथ वर्तमान बजट की तुलना वास्तविक प्रदर्शन से करने से संबंधित है।

1.8.12 प्रबंधन सूचना प्रणाली

प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) प्रबंधन निर्णय-निर्माण के लिए महत्वपूर्ण रिपोर्टों की उत्पत्ति और प्रसंस्करण से संबंधित है। सूचना प्रणाली इतनी लचीली होनी चाहिए कि योजना, संगठन, कर्मचारी नियुक्ति, पर्यवेक्षण, नियंत्रण और निर्णय-निर्माण सहित विभिन्न प्रबंधकीय कार्यों का समर्थन करने के लिए अनुकूलित रिपोर्टें प्रदान कर सके, जिनमें परिचालन, कार्यात्मक और रणनीतिक प्रकृति शामिल हैं।

सारांश

• कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में, लेखा लेन-देन को कम्प्यूटर प्रणाली का उपयोग करके प्रोसेस किया जाता है। एक कम्प्यूटर प्रणाली में हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर शामिल होते हैं। हार्डवेयर में सेंट्रल प्रोसेसिंग यूनिट (CPU), रैंडम एक्सेस मेमोरी (RAM), मॉनिटर (स्क्रीन), कीबोर्ड, माउस, डेटा के मास स्टोरेज के लिए हार्ड डिस्क और CD/DVD और प्रिंटर आदि शामिल हैं। सॉफ्टवेयर निर्देशों के समूह से बना होता है। सॉफ्टवेयर या तो सिस्टम सॉफ्टवेयर (कम्प्यूटर प्रणाली का एक हिस्सा) हो सकता है या एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर। CAS लेखा सॉफ्टवेयर का उपयोग करती है। लेखा सॉफ्टवेयर (जैसे कि टैली) एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर का एक उदाहरण है।

• CAS में कोडिंग (खाता शीर्ष, बजट शीर्ष, लागत केंद्र आदि के लिए) आवश्यक होती है। कोडिंग के लिए पहले इसकी संरचना का विकास आवश्यक होता है। कोडिंग संरचना को उस तत्व की अंतर्निहित संरचना के अनुरूप होना चाहिए जिसे कोडित किया जाना है। उदाहरण के लिए, खाता शीर्ष कोडिंग के लिए एक पदानुक्रमित संरचना आवश्यक होती है ताकि बैलेंस शीट और लाभ-हानि खाते की आवश्यकताओं के अनुसार लेखा जानकारी को क्रमिक रूप से संक्षेप में प्रस्तुत किया जा सके।

• CAS के लाभों में गति, दक्षता, अंकगणितीय शुद्धता, लागत बचत और डेटा की गोपनीयता शामिल हैं।

• CAS की सीमाओं में (a) प्रौद्योगिकी की तेजी से पुरानी होने की स्थिति, (b) बिजली की बाधाओं या हार्ड डिस्क के क्षतिग्रस्त होने के कारण डेटा की हानि, (c) वायरस और अन्य सुरक्षा खतरों के लिए प्रावधान शामिल हैं।

• लेखा सूचना प्रणाली विभिन्न उप-प्रणालियों का एक समन्वय है जैसे: (i) नकद उप-प्रणाली, (ii) बिक्री और प्राप्य खाता उप-प्रणाली, (iii) सूची उप-प्रणाली, (iv) खरीद और देय खाता उप-प्रणाली, (v) वेतन लेखा उप-प्रणाली, (vi) स्थायी संपत्ति लेखा उप-प्रणाली, (vii) व्यय लेखा उप-प्रणाली, (viii) कर लेखा उप-प्रणाली, (ix) अंतिम खाते उप-प्रणाली, (x) लागत निर्धारण उप-प्रणाली, (xi) बजट उप-प्रणाली, (xii) प्रबंधन सूचना उप-प्रणाली।

अभ्यास

Q1. बहुविकल्पीय प्रश्न

1. कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली के घटक हैं:

(a) डेटा, रिपोर्ट, लेजर, हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर;

(b) डेटा, लोग, प्रक्रिया, हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर;

(c) लोग, प्रक्रिया, लेजर, डेटा, खातों की सूची;

(d) डेटा, कोडिंग, प्रक्रिया, नियम, आउटपुट।

2. कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली का तात्पर्य है:

(a) कंप्यूटर का उपयोग करके बैलेंस शीट और लाभ-हानि खातों की मुद्रण;

(b) कंप्यूटर के माध्यम से लेखा लेनदेन की प्रक्रिया और रिकॉर्ड तथा रिपोर्ट तैयार करना;

(c) लेखा संबंधी डेटा की प्रक्रिया और रिपोर्टों की मुद्रण;

(d) उपरोक्त में से कोई नहीं।

3. कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली के घटक का तात्पर्य है:

(a) व्यावसायिक लेनदेन का विश्लेषण, लेनदेन का रिकॉर्ड, ट्रायल बैलेंस तैयार करना, बैलेंस शीट और लाभ-हानि खाते की तैयारी;

(b) डेटा प्रविष्टि से अंतिम वक्तव्यों की तैयारी तक;

(c) मैनुअल लेखा प्रणाली से कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में रूपांतरण;

(d) उपरोक्त में से कोई नहीं।

4. कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली होनी चाहिए

(a) सरल और एकीकृत, पारदर्शी, सटीक, स्केलेबिलिटी, विश्वसनीयता;

(b) जटिल, सटीक, पारदर्शी, काम करने में तेज़;

(c) मैनुअल लेखांकन प्रणाली को कंप्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली में बदलने में सक्षम;

(d) उपर्युक्त में से कोई नहीं।

5. खातों का समूहन का अर्थ है डेटा का वर्गीकरण:

(a) संपत्ति, देनदारियाँ और पूँजी

(b) संपत्ति, पूँजी, देनदारियाँ, आय और व्यय

(c) संपत्ति, स्वामित्व इक्विटी, आय और व्यय

(d) उपर्युक्त में से कोई नहीं।

6. खातों की कोडीकरण की आवश्यकता इस उद्देश्य के लिए है:

(a) समूहों और घटकों के बीच पदानुक्रमित संबंध

(b) डेटा प्रोसेसिंग तेज़ और अंतिम खातों की तैयारी

(c) डेटा और सूचना को सुरक्षित रखना

(d) उपर्युक्त में से कोई नहीं।

7. कोडीकरण की विधि होनी चाहिए:

(a) ऐसी कि यह खातों के समूहन की ओर ले जाए

(b) एक पहचान चिह्न।

(c) समझने में आसान, संक्षिप्त और खातों के समूहन की ओर ले जाने वाली

(d) उपर्युक्त में से कोई नहीं

8. कोडीकरण की आवश्यकता है:

(a) डेटा का एन्क्रिप्शन

(b) म्नेमोनिक कोड का जनरेशन

(c) खातों, रिपोर्टों आदि को सुरक्षित करना

(d) डेटा को आसानी से प्रोसेस करना, उचित रिकॉर्ड रखना

9. बुनियादी सूचना प्रोसेसिंग मॉडल की गतिविधि क्रम क्या है?

(a) डेटा को व्यवस्थित करना, डेटा प्रोसेस करना और डेटा एकत्र करना

(b) डेटा एकत्र करना, डेटा को व्यवस्थित और प्रोसेस करना और सूचना संप्रेषित करना

(c) डेटा प्रोसेस करना, डेटा को व्यवस्थित करना और डेटा एकत्र करना

(d) डेटा को व्यवस्थित करना, डेटा एकत्र करना और सूचना संप्रेषित करना

10. आंतरिक नियंत्रण किस उद्देश्य के लिए बनाए जाते हैं?

(a) संपत्तियों की सुरक्षा और संसाधनों के इष्टतम उपयोग

(b) केवल अधिकतम राजस्व प्राप्त करना

(c) केवल संपत्तियों की सुरक्षा

(d) केवल सटीक लेखा रिकॉर्ड सुनिश्चित करना

11. आपूर्तिकर्ता को माल खरीद के लिए किए गए भुगतान को किस जर्नल में दर्ज किया जाता है?

(a) नकद भुगतान जर्नल

(b) खरीद जर्नल

(c) बिक्री जर्नल

(d) नकद प्राप्तियाँ जर्नल

12. ग्राहकों द्वारा क्रेडिट खरीद पर देय रकम कहाँ मिलती है?

(a) ग्राहक प्राप्य जर्नल

(b) सामान्य लेजर

(c) बिक्री जर्नल

(d) ग्राहक प्राप्य सहायक लेजर

Q2. निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर दीजिए

1. वित्तीय लेखांकन का कंप्यूटरीकरण क्यों आवश्यक है और यह उपयोगी क्यों है?

2. कोडिंग क्या है? लेखांकन प्रणाली के लिए कोडीकरण क्यों आवश्यक है?

3. कंप्यूटरीकृत लेखांकन सॉफ्टवेयर की प्रमुख विशेषताएँ क्या हैं?

4. लेखांकन चक्र के चरण क्या होते हैं?

5. डेटा और सूचना के बीच अंतर लिखिए और उदाहरण दीजिए?

6. विभिन्न प्रकार की कोडिंग विधियों की व्याख्या कीजिए और ऐसी स्थितियाँ बताइए जहाँ प्रत्येक कोडिंग विधि सर्वोत्तम उपयुक्त हो?

7. लेन-देन शब्द की परिभाषा दीजिए और उदाहरणों की सहायता से समझाइए कि लेन-देन को चार्ट ऑफ अकाउंट्स में पदानुक्रमित समूहीकरण द्वारा कैसे दिखाया जाएगा?

8. चार्ट ऑफ अकाउंट्स क्या है? इसे कैसे व्यवस्थित किया जाता है?

9. राजस्व और व्यय से क्या अभिप्राय है?

10. CAS की सीमाएँ क्या हैं?

11. CAS के लाभ क्या हैं?

१२. एन्क्रिप्शन क्या है और यह सीएएस में कैसे सहायक है?

Q3. कौशल समीक्षा

1. वाद-विवाद का विषय: “कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में लेखा रिकॉर्ड्स की जानबूझकर हेराफेरी, मैनुअल लेखा प्रणाली की तुलना में कहीं आसान है”।

इस अभ्यास को कक्षा में 4 विद्यार्थियों के समूह बनाकर करें, एक टीम बनाएँ और कक्षा में प्रस्तुति दें।

2. निम्नलिखित जानकारी के आधार पर इन्वेंटरी वस्तुओं के लिए एक कोडिंग संरचना विकसित करें: लगभग 7000 वस्तुएँ हैं, जो 37 प्रमुख श्रेणियों में समूहबद्ध हैं। प्रत्येक प्रमुख श्रेणी को आगे 15-40 उप-श्रेणियों में विभाजित किया गया है। एक उप-श्रेणी के भीतर वस्तुओं की संख्या कभी भी 1000 से अधिक नहीं होगी।