परिचय

पिछले अध्याय में, हमने स्प्रेडशीट और इसकी कई विशेषताओं के बारे में सीखा है जिनका उपयोग व्यावसायिक अनुप्रयोगों में किया जा सकता है। इस अध्याय में, हम स्प्रेडशीट (एक्सेल का उपयोग करते हुए) का प्रयोग पेरोल लेखांकन और कुछ अन्य चयनित अनुप्रयोगों (परिसंपत्ति प्रबंधन, और ऋण चुकौती) में कैसे किया जाता है, इस पर चर्चा करेंगे।

3.1 पेरोल लेखांकन

प्रत्येक कर्मचारी को एक पूर्व निर्धारित तिथि पर वेतन दिया जाता है, जो कर्मचारी अनुबंध और संगठन में समय-समय पर लागू संबंधित कर्मचारी नीति के ढांचे के भीतर होता है।

वेतन भुगतान की गणना उन दिनों की संख्या के आधार पर की जाती है जिनमें कर्मचारी ने कार्य किया है, वेतन ग्रेड के अनुसार दर, लागू भत्तों की दर और उससे की जाने वाली कटौतियों के आधार पर।

वेतन बिल की तैयारी निम्नलिखित बातों का प्रावधान करनी चाहिए:

• पेरोल से संबंधित डेटा जैसे कर्मचारी संख्या, नाम, उपस्थिति, मूल वेतन, लागू महंगाई और अन्य भत्ते, की जाने वाली कटौतियों को बनाए रखना।
• आवधिक पेरोल गणनाएं: पेरोल गणना में विभिन्न कमाई और कटौती शीर्षकों की गणना शामिल होती है, जिन्हें मूल मानों (जैसे मूल वेतन, बिना वेतन के अवकाश (LWP) और अनधिकृत अनुपस्थिति के दिनों की संख्या आदि) से सूत्रों के अनुसार व्युत्पन्न किया जाना है।
• वेतन विवरण और कर्मचारियों के वेतन पर्चों की तैयारी
• बैंक को सलाह का जनरेशन: इसमें कर्मचारियों के व्यक्तिगत बैंक खातों में स्थानांतरित किए जाने वाले शुद्ध वेतन और अन्य वेतन संबंधी वैधानिक भुगतान जैसे भविष्य निधि, कर आदि शामिल होते हैं।

3.1.1 पेरोल घटक

प्रत्येक कर्मचारी एक संगठन के साथ सेवा का संविदात्मक संबंध रखता है, और उसी के अनुसार वेतन प्राप्त करता है। वेतन की गणना और उसके भुगतान के लिए निम्नलिखित तत्व महत्वपूर्ण हैं:

• वर्तमान पेरोल अवधि (माह और वर्ष)

• आय

• बेसिक पे (BP) : यह वेतनमान में दिया गया वेतन प्लस ग्रेड पे है, लेकिन इसमें स्पेशल पे शामिल नहीं है।

  • ग्रेड पे (GP) : यह वह वेतन है जो कर्मचारी के पदनाम और लागू वेतन बैंड या वेतनमान के अनुसार बेसिक पे में जोड़ा जाता है।
  • डियरनेस पे (DP) : यह डियरनेस भत्ते का वह हिस्सा है, जिसे घोषित किया गया है और बेसिक पे में विलयित माना जाता है।
  • डियरनेस अलाउंस (DA) : यह मूल्य वृद्धि के कारण वेतनभोगी की क्रय शक्ति में कमी की भरपाई के लिए एक मुआवजा है। यह सरकार द्वारा समय-समय पर (बेसिक पे + डियरनेस पे, यदि लागू हो) के प्रतिशत के रूप में दिया जाता है।
  • हाउस रेंट अलाउंस (HRA) : यह एक राशि है जो कर्मचारी को आवासीय आवास किराए पर लेने में सहायता के लिए दी जाती है।
  • ट्रांसपोर्ट अलाउंस (TRA) : यह एक राशि है जो कार्य स्थल, जैसे दिल्ली, भोपाल, हरिद्वार आदि तक आने-जाने में सहायता के लिए दी जाती है।
  • कोई अन्य कमाई : इसमें कोई अन्य भत्ता शामिल हो सकता है जो ऊपर नहीं दिया गया है, लेकिन समय-समय पर घोषित किया जाता है, जैसे शिक्षा भत्ता, चिकित्सा भत्ता, वॉशिंग भत्ता आदि।

• कटौतियाँ

  • प्रोफेशनल टैक्स (कुछ राज्यों में लागू) (PT) : यह राज्य सरकार के विधान के अनुसार एक वैधानिक कटौती है।
  • प्रोविडेंट फंड (PF) : यह एक वैधानिक कटौती है, जो सामाजिक सुरक्षा का हिस्सा है। यह सरकार द्वारा प्रोविडेंट फंड अधिनियम के तहत तय किया जाता है और यह (बेसिक पे + डियरनेस पे, यदि लागू हो) के प्रतिशत के रूप में गणना की जाती है।
  • स्रोत पर कर कटौती (TDS) : यह एक वैधानिक कटौती है, जो कर्मचारी की आयकर देयता के लिए मासिक रूप से काटी जाती है। य�सल में वार्षिक आयकर देयता को 12 महीनों में बांटना है।
  • ऋण किस्त की वसूली (LOAN) : कोई भी राशि जो कर्मचारी द्वारा उसके/उसके द्वारा लिए गए किसी ऋण के लिए कटौती के लिए निर्दिष्ट की गई हो।
  • कोई अन्य कटौती : इसमें कोई अन्य कटौती शामिल हो सकती है जो ऊपर नहीं दी गई है, जैसे “वेतन के खिलाफ अग्रिम” की वसूली, “खाद्यान्न अग्रिम”, “त्योहार अग्रिम” आदि पर कटौती।

3.1.2 पेरोल गणना में प्रयुक्त तत्व

बेसिक वेतन अर्जित (BPE) - कर्मचारी का बेसिक वेतन अर्जित उस माह के दौरान उपस्थित प्रभावी दिनों की संख्या (NOEDP) के संदर्भ में परिकलित किया गया बेसिक वेतन होता है।

$$ \mathrm{BPE}=\mathrm{BP} * \mathrm{NOEDP} / \mathrm{NODM} $$

प्रभावी उपस्थित दिनों की संख्या (NOEDP) - माह के दिनों की संख्या से बिना वेतन की छुट्टी और अनधिकृत अनुपस्थिति घटाने पर प्राप्त मान होता है, अर्थात
NOEDP $=($ माह के दिनों की संख्या $)$ - (बिना वेतन की छुट्टी) (अनधिकृत अनुपस्थिति); जहाँ (माह के दिनों की संख्या) को NODM द्वारा दर्शाया जा सकता है।

महंगाई भत्ता (DA) -

$D A=B P E *$ (माह के लिए लागू DA दर)

गृह किराया भत्ता (HRA) -

HRA $=$ BPE * (माह के लिए लागू HRA दर)

परिवहन भत्ता (TRA) -

TRA $=$ (स्थिर राशि) या (प्रतिशत आधार पर)

कुल अर्जित (TE) - यह उपरोक्त सभी अर्जित तत्वों का योग होता है। इस प्रकार,

$$ T E=B P E+D A+H R A+T R A $$

भविष्य निधि (PF) : इसे $P F=B P E$ * $P F$ दर के रूप में परिकलित किया जा सकता है

स्रोत पर कर कटौती (TDS) : यह प्रत्येक माह TDS के खाते में काटी जाने वाली सामान्यतः एक स्थिर राशि होती है। वर्ष के अंतिम तिमाही में, कर कटौती के लिए अनुमन्य निवेश विवरण कर्मचारियों से प्राप्त किए जाते हैं ताकि त्रैमासिक और वार्षिक आयकर दायित्व को अधिक सटीकता से परिकलित किया जा सके।

ऋण किस्तों की वसूली (LOAN) : यह ऋण वसूली के भाग के रूप में काटी जाने वाली एक स्थिर राशि होती है।

कुल कटौतियाँ (TD) : यह उपरोक्त सभी कटौतियों का योग है। इस प्रकार,

$$ T D = P F + T D S + L O A N $$

नेट वेतन (NS) वह राशि है जो कर्मचारी को देय है। यह कुल कमाई (TE) में से कुल कटौतियाँ (TD) घटाकर प्राप्त किया जाता है जैसा कि नीचे दिया गया है :

नेट वेतन (NS) = कुल कमाई (TE) - कुल कटौतियाँ (TD)

3.1.2.1 टेम्पलेट डिज़ाइन

जब भी हमें किसी गणना के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग करना होता है, तो पहला कदम इसके लेआउट और टेम्पलेट की योजना बनाना होता है जो विभिन्न कॉलमों के क्रम आदि को निर्दिष्ट करता है। टेम्पलेट में उन सेलों की पहचान भी शामिल होती है जिनमें सूत्र होंगे। टेम्पलेट तैयार करने का लाभ यह है कि जैसे ही उपयोगकर्ता स्प्रेडशीट में मान डालता है, संगत गणना परिणाम दिखाई देते हैं। विभिन्न कॉलमों की सामग्री देने वाली एक सारणी स्प्रेडशीट के टेम्पलेट को दर्शाने के लिए एक उपयोगी उपकरण है। निम्न उदाहरण इस प्रक्रिया को समझाएगा।

उदाहरण

M/s XYZ Enterprise में 14 कर्मचारी हैं। इन कर्मचारियों के पेरोल की गणनाएँ स्प्रेडशीट में दी गई हैं जो चित्र 3.3 (a) और चित्र 3.3 (b) में दिखाई गई हैं। ये चित्र स्प्रेडशीट के लेआउट को दर्शाते हैं। एक कॉलम में या तो मान सीधे दर्ज किया जाता है या फिर इसे किसी सूत्र का उपयोग करके गणना किया जाता है। ऐसे आंकड़े चित्र 3.1 में दिए गए हैं। उपरोक्त में प्रयुक्त होने वाले कुछ पेरोल तत्वों की गणना के नियम चित्र 3.2 में दिए गए हैं।

विभिन्न डेटा तत्व स्प्रेडशीट में इस प्रकार व्यवस्थित किए गए हैं:

• एक महीने में दिनों की संख्या (NODM) को सेल G3 में दर्ज किया जाता है
• DA दर (प्रतिशत में) को सेल G4 में दर्ज किया जाता है
• $\quad$ HRA दरें (प्रतिशत में) पर्यवेक्षी (Emp Type = “Sup”) और गैर-पर्यवेक्षी (Emp Type = “Nsup”) के लिए क्रमशः सेल G5 और G6 में दर्ज की जाती हैं।
• परिवहन भत्ता पर्यवेक्षी (Emp Type = “Sup”) और गैर-पर्यवेक्षी (Emp Type = “Nsup”) के लिए क्रमशः सेल G7 और G8 में दर्ज किया जाता है।
• PF दर (प्रतिशत में) को सेल G9 में दर्ज किया जाता है।

नोट

• कॉलम I और J में नेस्टेड-इफ फंक्शन (यानी एक “IF” फंक्शन दूसरे “IF” फंक्शन के अंदर) का उपयोग किया गया है। IF फंक्शन को अध्याय 2 में पेश किया गया है।
• कॉलम-F और कॉलम-G में सूत्र सेल G3 के लिए निरपेक्ष पता ($G$3) का उपयोग करते हैं, रिलेटिव पता (G3) के बजाय। निरपेक्ष पता उन सेलों के लिए उपयोग किया जाता है जिनका संदर्भ सूत्र को अन्य सेलों में कॉपी करते समय नहीं बदलना चाहिए। सेलों के रिलेटिव और निरपेक्ष पते की अवधारणा पहले अध्याय 2 में समझाई गई है। निरपेक्ष पते का उपयोग कॉलम $H, I$, और $J$ में उपयोग किए गए सूत्रों में भी किया गया है।

$$ \begin{array}{|c|c|c|c|} \hline \text { कॉलम } & \text { कॉलम शीर्षक } & \text { संक्षिप्त संदर्भ } & \begin{array}{l} \text { पहली पंक्ति आवश्यक सूत्र दिखाती है } \\ \text { दूसरी पंक्ति सेल सामग्री को संदर्भित करती है } \end{array} \\ \hline \text { A } & \text { कर्मचारी संख्या } & \text { Emp No } & \text { सीधे दर्ज किया गया मान } \\ \hline \text { B } & \text { कर्मचारी नाम } & \text { Emp Name } & \text { सीधे दर्ज किया गया मान } \\ \hline \text { C } & \text { कर्मचारी प्रकार } & \text { Emp Type } & \text { सीधे दर्ज किया गया मान } \\ \hline \mathrm{D} & \text { कटौती दिन } & \text { Ded Days } & \text { सीधे दर्ज किया गया मान } \\ \hline \mathrm{E} & \text { मूल वेतन } & \text { BP } & \text { सीधे दर्ज किया गया मान } \\ \hline \mathrm{F} & \begin{array}{l} \text { प्रभावी दिनों की संख्या } \\ \text { उपस्थित } \end{array} & \text { NOEP } & \begin{array}{l} =\text { NODM }-(\text { Ded Days }) \\ =\$ I \$ 3-\text { D12 } \end{array} \\ \hline \text { G } & \text { अर्जित मूल वेतन } & \text { BPE } & =\mathrm{BP} * \mathrm{NOEP} / \mathrm{NODM}=\mathrm{E} 12^* \mathrm{~F} 12 / \$ \mathrm{I} \$ 3 \\ \hline \mathrm{H} & \text { महंगाई भत्ता } & \text { DA } & =\mathrm{BPE} * \text { DA दर }(\text { में } \%)=\text { G12*\$I } 44 \\ \hline \text { I } & \text { गृह किराया भत्ता } & \text { HRA } & \\ \hline \text { J } & \text { परिवहन भत्ता } & \text { TRA } & \begin{array}{l} =\text { यदि (Emp Typ = “Sup” तो } 1000 \text { अन्यथा यदि } \\ (\text { Emp Typ = “Nsup” तो } 500 \text { अन्यथा } 0) \text { ) } \\ =\mathrm{IF}(\mathrm{C} 12=\text { “Sup”,\$I\$7,IF(C } 12 \\ =" N s u p “, \$ 1 \$ 8,0)) \end{array} \\ \hline \mathrm{K} & \text { कुल वेतन } & \mathrm{TE} & \begin{array}{l} =\mathrm{BPE}+\mathrm{DA}+\mathrm{HRA}+\mathrm{TRA} \\ =\mathrm{G} 12+\mathrm{H} 12+\mathrm{I} 12+\mathrm{J} 12 \end{array} \\ \hline \mathrm{N} & \text { भविष्य निधि } & \text { PF } & \begin{array}{l} =\mathrm{BPE} * \mathrm{PF} \text { दर }(\text { में } \%) \\ =\mathrm{G} 12 * \$ \mathrm{I} \$ 9 \end{array} \\ \hline \mathrm{O} & \text { स्रोत पर कर कटौती } & \text { TDS } & \text { सीधे दर्ज किया गया मान } \\ \hline \mathrm{P} & \text { ऋण पुनर्भुगतान किस्त } & \text { LOAN } & \text { सीधे दर्ज किया गया मान } \\ \hline \mathrm{Q} & \text { कुल कटौती } & \text { TD } & =\mathrm{PF}+\mathrm{TDS}+\mathrm{LOAN}=\mathrm{N} 12+\mathrm{O} 12+\mathrm{P} 12 \\ \hline \mathrm{R} & \text { निवल वेतन } & \text { NS } & =\mathrm{TE}-\mathrm{TD}=\mathrm{K} 12-\mathrm{Q} 12 \\ \hline \end{array} $$

चित्र 3.1: स्प्रेडशीट कॉलम और चित्र 3.3 A में दिखाए गए स्प्रेडशीट की सेल सामग्री

चित्र 3.2: पेरोल तत्वों की गणना के लिए नियम

निम्न स्प्रेडशीट चित्र 3.3 a में A से K कॉलम दिखाता है; जबकि L से P कॉलम चित्र 3.3 b में दिखाए गए हैं। संदर्भ के लिए, कॉलम A और $\mathrm{B}$ को केवल संदर्भ के लिए चित्र $3.3 \mathrm{~b}$ में कॉलम $\mathrm{L}$ और $\mathrm{M}$ में दोहराया गया है।

चित्र 3.3 a : सकल वेतन तक पेरोल सूची दिखाता आंशिक स्प्रेडशीट

चित्र 3.3 (b) : कटौती और नेट वेतन की गणना के लिए आंशिक स्प्रेडशीट

3.2 संपत्ति लेखांकन

इस खंड में हम संपत्तियों पर लगने वाले मूल्यह्रास की राशि की गणना पर चर्चा करेंगे।

3.2.1 परिचय

परिसंपत्तियाँ संगठन के संसाधन होते हैं, जिन्हें स्थायी और चालू परिसंपत्तियों में वर्गीकृत किया जा सकता है। स्थायी परिसंपत्तियाँ दीर्घकालिक होती हैं और फर्म को उत्पादक क्षमता प्रदान करती हैं। स्थायी परिसंपत्तियों के उदाहरण भूमि, भवन, संयंत्र और मशीनरी आदि हैं। इसमें भौतिक और अभौतिक दोनों प्रकार की परिसंपत्तियाँ शामिल होती हैं। भौतिक परिसंपत्तियाँ प्रकृति में भौतिक होती हैं, जिनका रूप, आकार और आकृति होती है। अभौतिक परिसंपत्तियाँ ऐसे संसाधन होते हैं जो मूल्य जोड़ने में सक्षम होते हैं लेकिन जिनकी कोई भौतिक आयाम नहीं होता, जैसे पेटेंट, कॉपीराइट, ट्रेडमार्क आदि।

स्थायी परिसंपत्तियों पर मूल्यह्रास इसलिए प्रदान किया जाता है ताकि एक लेखांकन अवधि के दौरान उपयोग की गई परिसंपत्ति की लागत को मान्यता दी जा सके, क्योंकि ऐसी परिसंपत्तियों का जीवन एक लेखांकन वर्ष से अधिक होता है। आमतौर पर मुक्त धारित भूमि पर मूल्यह्रास नहीं दिया जाता है।

कुल मूल्यह्रास राशि $=$ अधिग्रहण लागत - अवशिष्ट मूल्य (परिसंपत्ति के जीवन पर)

वर्ष-तिथि तक मूल्यह्रास वह संचित मूल्यह्रास है जिसकी गणना उस तिथि से वर्तमान लेखांकन वर्ष तक की जाती है जिस दिन परिसंपत्ति का उपयोग शुरू किया गया था।

वर्ष-तिथि तक मूल्यह्रास वह संचित मूल्यह्रास है जिसकी गणना उस तिथि से वर्तमान लेखांकन वर्ष तक की जाती है जिस दिन परिसंपत्ति का उपयोग शुरू किया गया था।

मूल्यह्रास की गणना संगठन की नीति के अनुसार की जाती है। मूल रूप से दो विधियाँ होती हैं, अर्थात् सीधी रेखा विधि (SLM) और लिखित अवशिष्ट मूल्य विधि (WDV)। हमने मूल्यह्रास को अपने पिछले मानक (XIवाँ मानक) में लेखा पुस्तक भाग I में पढ़ा था।

हम याद करेंगे कि संपत्ति लेखांकन के लिए संपत्ति रजिस्टर का रखरखाव, मूल्यह्रास की गणना और वार्षिक लेखों के भाग के रूप में बैलेंस शीट में रिपोर्टिंग के लिए स्थिर संपत्तियों की अनुसूची तैयार करना आवश्यक है। इस रिपोर्ट को तैयार करने के लिए मूल्यह्रास गणना शीट भी तैयार की जानी है।

3.2.2 कंप्यूटरीकृत संपत्ति लेखांकन

संपत्तियों को निम्नलिखित श्रेणियों में वर्गीकृत किया गया है:

• गुडविल
• भूमि: फ्री-होल्ड भूमि और लीज-होल्ड भूमि
• भवन: फैक्ट्री भवन, कार्यालय भवन और आवासीय भवन
• प्लांट और मशीनरी
• फर्नीचर और फिक्स्चर
• वाहन
• पूंजी कार्य प्रगति पर
• अन्य

कंपनीज एक्ट, 1956 की अनुसूची-14 में विभिन्न वर्गों की संपत्तियों के लिए सीधी रेखा विधि (SLM) और लिखित नीचे मूल्य विधि (WDV) के तहत प्रयोग किए जाने वाले मूल्यह्रास की दरें सूचीबद्ध की गई हैं। दोनों विधियों के तहत निर्धारित दरें भिन्न हैं। रिपोर्टिंग प्रयोजनों के लिए, कॉर्पोरेट उद्यम किसी भी विधि और लागू दरों का उपयोग कर सकते हैं। आइए अब दोनों विधियों का उपयोग करके मूल्यह्रास की गणना को समझें।

3.2.2.1 सीधी रेखा विधि (SLM)

मूल्यह्रास की गणना के लिए निम्नलिखित सूत्र है:

• अधिग्रहण लागत $=$ क्रय मूल्य + अन्य व्यय, जैसे परिवहन व्यय, स्थापना व्यय और पूर्व-संचालन व्यय
• कुल मूल्यह्रास योग्य राशि $=$ अधिग्रहण लागत - बचत मूल्य

एक संपत्ति का बचत मूल्य वह मूल्य है, जो इसके उपयोगी जीवन के अंत में प्राप्त किया जा सकता है।

• सीधी रेखा मूल्यह्रास $=\dfrac{\text { कुल मूल्यह्रास योग्य राशि }}{\text { अपेक्षित उपयोगी जीवन }}$
• मूल्यह्रास की दर $=\dfrac{\text { सीधी रेखा मूल्यह्रास }}{\text { कुल मूल्यह्रास योग्य राशि }} \times 100$

उदाहरण

मूल्यह्रास की गणना (SLM का उपयोग करते हुए) एक्सेल स्प्रेडशीट में की जाती है, जिसे पृष्ठ की चौड़ाई की सीमा के कारण चित्र 3.5 a और चित्र 3.5 b में दो भागों में दिखाया गया है। प्रत्येक स्प्रेडशीट कॉलम में, या तो कोई मान सीधे दर्ज किया जाता है या फिर इसे किसी सूत्र का उपयोग करके परिकलित किया जाता है। ऐसे आंकड़े चित्र 3.4 में दिए गए हैं।

विभिन्न डेटा तत्वों को स्प्रेडशीट में इस प्रकार व्यवस्थित किया गया है:

• वर्ष प्रारंभ तिथि सेल-C3 में दर्ज की जाती है
• वर्ष समाप्ति तिथि सेल-F3 में दर्ज की जाती है
• पहली छमाही समाप्ति तिथि सेल-E3 में दर्ज की जाती है

$$ \begin{array}{|c|l|l|l|} \hline \text { कॉलम } & \text { कॉलम शीर्षक } & \text { संक्षिप्त संदर्भ } & \begin{array}{l} \text { पहली पंक्ति आवश्यक सूत्र दिखाती है } \\ \text { दूसरी पंक्ति सेल सामग्री को संदर्भित करती है } \end{array} \\ \hline \text { A } & \text { संपत्ति का नाम } & \text { संपत्ति का नाम } & \text { मान सीधे दर्ज किया गया } \\ \hline \text { B } & \text { खरीद की तिथि } & \text { खरीद तिथि } & \text { मान सीधे दर्ज किया गया } \\ \hline \text { C } & \text { स्थापना की तिथि } & \text { स्थापना तिथि } & \text { मान सीधे दर्ज किया गया } \\ \hline \text { D } & \text { खरीद की लागत } & \text { खरीद लागत } & \text { मान सीधे दर्ज किया गया } \\ \hline \text { E } & \text { स्थापना व्यय } & \text { स्थापना व्यय } & \text { मान सीधे दर्ज किया गया } \\ \hline \text { F } & \begin{array}{l} \text { प्रचालन-पूर्व } \\ \text { व्यय } \end{array} & \text { प्रचालन-पूर्व व्यय } & \text { मान सीधे दर्ज किया गया } \\ \hline \text { G } & \text { उपयोग की लागत } & \text { उपयोग की लागत } & \begin{array}{l} \text { = (खरीद की लागत) + (स्थापना व्यय) } \\ \text { + (प्रचालन-पूर्व व्यय) = D5+E5+F5 } \end{array} \\ \hline \text { H } & \text { बचत मूल्य } & \text { बचत मूल्य } & \text { मान सीधे दर्ज किया गया } \\ \hline \text { I } & \text { संपत्ति की जीवन अवधि (वर्षों में) } & \text { जीवन अवधि (वर्षों में) } & \text { मान सीधे दर्ज किया गया } \\ \hline \text { K } & \text { मूल्यह्रास राशि } & \text { मूल्यह्रास } & \text { =SLN(G5,H11,I11) } \\ \hline \end{array} $$

चित्र 3.4: स्प्रेडशीट में संदर्भित कॉलम आइटम्स और उनकी सामग्री

मूल्यह्रास सीधी रेखा विधि (straightline method) द्वारा अंतर्निहित स्प्रेडशीट फ़ंक्शन SLN का उपयोग करते हुए कॉलम-K में गणना की जाती है। स्प्रेडशीट्स चित्र 3.5(a) और चित्र 3.5(b) में दिखाए गए हैं।

चित्र 3.5(a): एसएल विधि द्वारा मूल्यह्रास की गणना के लिए आंशिक स्प्रेडशीट कॉलम

चित्र 3.5(b): एसएल विधि द्वारा मूल्यह्रास की गणना के लिए आंशिक स्प्रेडशीट कॉलम

उपरोक्त गणनाएँ और स्प्रेडशीट्स (पृष्ठ चौड़ाई की सीमा के कारण दो भागों में दिखाए गए) SLM फ़ंक्शन का उपयोग करके मूल्यह्रास गणना की प्रक्रिया की एक झलक देते हैं। स्प्रेडशीट गणना में “Salvage Value”, “Life in Years”, “Allowed Depreciation” और “Depreciation” कॉलम शामिल हैं, जिनमें पिछली स्प्रेडशीट के “Asset Name” कॉलम को संदर्भ के लिए रखा गया है।

3.2.2.2 लिखित डाउन वैल्यू (WDV) विधि

लिखित डाउन वैल्यू (WDV) विधि अगली अवधि के लिए मूल्यह्रास की गणना करने के आधार के रूप में वर्तमान बुक वैल्यू का उपयोग करती है। इसे डिक्लाइनिंग बैलेंस (DB) विधि भी कहा जाता है और यह मूल्यह्रास की गणना करने के लिए Excel फ़ंक्शन DB का उपयोग करती है। DB फ़ंक्शन के पैरामीटर इस प्रकार हैं (चित्र 3.6):

आकृति 3.6: स्प्रेडशीट में संदर्भित कॉलम आइटम और उनकी सामग्री

किसी कॉलम में या तो मान सीधे दर्ज किया जाता है या फिर उसे सूत्र का उपयोग करके गणना की जाती है। ऐसे आंकड़े आकृति 3.7 में दिए गए हैं।

विभिन्न डेटा तत्व स्प्रेडशीट में इस प्रकार व्यवस्थित किए जाते हैं:

• वर्ष प्रारंभ दिनांक सेल-C3 में दर्ज किया जाता है
• वर्ष समाप्ति दिनांक सेल-F3 में दर्ज किया जाता है
• प्रथम-अर्धवर्ष समाप्ति दिनांक सेल-I3 में दर्ज किया जाता है

आकृति 3.7: स्प्रेडशीट में प्रयुक्त कॉलम आइटम और उनकी सामग्री (आकृति $3.8 a$ और b में)

स्प्रेडशीट को दो भागों में विभाजित किया गया है; पहला भाग आकृति 3.8 a में कॉलम A से $\mathrm{G}$ दिखाता है; जबकि दूसरा भाग आकृति 3.8 b में कॉलम $\mathrm{H}$ से $\mathrm{M}$ दिखाता है। “संपत्ति नाम” दोनों आकृतियों में दोहराया गया है:

चित्र 3.8 a : डब्ल्यूडीवी विधि से मूल्यह्रास की गणना के लिए आंशिक स्प्रेडशीट स्तंभ

चित्र 3.8 b : डब्ल्यूडीवी विधि से मूल्यह्रास की गणना के लिए आंशिक स्प्रेडशीट स्तंभ

उपरोक्त गणनाएँ और स्प्रेडशीट (पृष्ठ चौड़ाई की सीमा के कारण दो भागों में दिखाई गई हैं) डब्ल्यूडीवी फ़ंक्शन का उपयोग करके मूल्यह्रास गणना की प्रक्रिया की एक झलक देती हैं। स्प्रेडशीट गणना में “बचत मूल्य”, “वर्षों में जीवन”, “अनुमत मूल्यह्रास” और “मूल्यह्रास” स्तंभ शामिल हैं, जिनमें संदर्भ के लिए पिछली स्प्रेडशीट का “संपत्ति नाम” स्तंभ है।

3.2.2.3 बैलेंस शीट का हिस्सा बनने वाला अनुसूची

विभिन्न स्तंभों का विवरण निम्नलिखित तालिका में दिया गया है:

आकृति 3.9: स्प्रेडशीट में प्रयुक्त कॉलम आइटम और उनकी सामग्री (आकृति $3.10 a$ और b में)

स्प्रेडशीट को दो भागों में विभाजित किया गया है; पहला भाग आकृति 3.10 a में कॉलम A से $\mathrm{E}$ दिखाता है; जबकि दूसरा भाग आकृति 3.10 b में कॉलम $\mathrm{F}$ से $\mathrm{K}$ दिखाता है। “संपत्ति का नाम” दोनों आकृतियों में दोहराया गया है:

आकृति 3.10 a: सकल ब्लॉक दिखाता हुआ स्थायी संपत्ति अनुसूची युक्त स्प्रेडशीट

आकृति 3.10 b: अपचयन और नेट ब्लॉक दिखाता हुआ स्थायी संपत्ति अनुसूची युक्त स्प्रेडशीट

उपरोक्त गणनाएँ और स्प्रेडशीट (पृष्ठ चौड़ाई की सीमा के कारण दो भागों में दिखाई गई हैं) बैलेंस शीट का हिस्सा बनने वाली अनुसूची की प्रक्रिया का एक विचार देती हैं।

3.3 ऋण चुकौती अनुसूची

3.3.1 ऋण

ऋण एक निर्दिष्ट अवधि के लिए पूर्व-निर्धारित ब्याज दर पर उधार ली गई राशि (मूलधन राशि कहलाती है) है। ऋण चुकौती अवधि के दौरान कई आवधिक (आमतौर पर मासिक) चुकौती किस्तों के माध्यम से चुकाया जाता है।

3.3.1.1 ऋण पर ब्याज और चुकौती की गणना

चुकौती किस्तों की गणना एक पुनरावृत्त प्रक्रिया है। Excel की अंतर्निहित फ़ंक्शन, PMT का उपयोग ऋण चुकौती की मासिक किस्तों की गणना के लिए किया जा सकता है। PMT फ़ंक्शन के पैरामीटर इस प्रकार हैं:

चित्र 3.11 एक्सेल की PMT फंक्शन के पैरामीटरों की व्याख्या

ऋण चुकौती गणना के लिए स्प्रेडशीट की लेआउट चित्र 3.13 में दी गई है। स्प्रेडशीट के प्रत्येक कॉलम में, या तो कोई मान सीधे दर्ज किया जाता है या फिर किसी सूत्र का उपयोग करके गणना की जाती है। ऐसे आंकड़े चित्र 3.12 में दिए गए हैं।

चित्र 3.12: स्प्रेडशीट में कॉलम आइटम और उनकी सामग्री

उपरोक्त गणनाओं में FV को शून्य (0) क्यों लिया गया है?

ऋण अवधि के अंत में, यह मानते हुए कि किस्तें नियमित रूप से चुकाई गई हैं, देय (शेष) राशि शून्य होगी। इसलिए भविष्य मान (FV) को शून्य लिया गया है।

आकृति 3.13 में दिखाए गए स्प्रेडशीट में पुनर्भुगतान अनुसूची की गणना के लिए निम्नलिखित दो उदाहरणों पर विचार किया गया है।

उदाहरण 1

एक बैंक ने 1 अप्रैल 2007 को एक ग्राहक को प्लाज़्मा टीवी खरीदने के लिए ₹1,00,000 का ऋण 10% ब्याज दर पर दो वर्ष की अवधि के लिए दिया है। ऋण को 24 मासिक किस्तों में चुकाना है।

उदाहरण 2

अजय को 15 मई 2008 को कार खरीदने के लिए ₹2,50,000 का बैंक ऋण स्वीकृत हुआ है। ऋण पर 11% ब्याज दर है और इसे 36 मासिक किस्तों में चुकाना है।

आकृति 3.13: ऋण पुनर्भुगतान अनुसूची युक्त स्प्रेडशीट

सारांश

• एमएस-एक्सेल स्प्रेडशीट पर किए जाने वाले विभिन्न गणनाओं के लिए एक आसान और उपयोगी उपकरण है। इस अध्याय में स्प्रेडशीट की आसानी और उपयोगिता को दर्शाने के लिए तीन उदाहरण लिए गए हैं। ये उदाहरण हैं पेरोल गणना, स्थायी संपत्ति लेखांकन और ऋण चुकौती अनुसूची।
• स्प्रेडशीट का उपयोग करने का पहला चरण अनुप्रयोग के तत्वों को सूचीबद्ध करना है। प्रत्येक तत्व के लिए यह निर्धारित किया जाता है कि कोई प्रत्यक्ष मान दर्ज किया जाना है या फिर उसे किसी सूत्र का उपयोग करके परिकलित किया जाना है।
• एक्सेल में विभिन्न निर्मित फंक्शनों की एक समृद्ध लाइब्रेरी है, जिसमें वित्तीय फंक्शन भी शामिल हैं, जिन्हें सीधे विभिन्न (अन्यथा जटिल) गणनाओं को करने के लिए उपयोग किया जा सकता है। कोई सूत्र एक या अधिक ऐसे फंक्शनों का उपयोग कर सकता है।
• इन अनुप्रयोगों में कुछ सूत्र निरपेक्ष पते का उपयोग करते हैं। निरपेक्ष पते का उपयोग उन कोशिकाओं के लिए किया जाता है जिनकी सामग्री को बदला नहीं जाना चाहिए जबकि ऐसी कोशिकाओं को धारण करने वाला सूत्र अन्य कोशिकाओं में कॉपी किया जाता है।
• इन अनुप्रयोगों में यदि-फंक्शन का भी उपयोग किया जाता है। यदि-फंक्शन का उपयोग विभिन्न शर्तों के अनुरूप विभिन्न कार्यों को लागू करने के लिए किया जाता है।
• एक्सेल के फंक्शन एसएलएन और डीबी का उपयोग क्रमशः सीधी रेखा विधि (एसएलएम) और लिखित नीचे मूल्य विधि (डब्ल्यूडीवीएम) का उपयोग करके मूल्यह्रास की गणना के लिए किया जाता है। डब्ल्यूडीवी विधि को घटते शेष (डीबी) विधि भी कहा जाता है।
• फंक्शन पीएमटी का उपयोग ऋण चुकौती अनुसूची की गणना के लिए किया जाता है।

अभ्यास

प्र1. बहुविकल्पीय प्रश्न

1. निम्नलिखित में से कौन-सा विकल्प वित्तीय फंक्शन में एक अवधि के लिए ब्याज को दर्शाता है?

a. FV.

b. PV.

c. Nper.

d. Rate.

2. निम्नलिखित में से कौन-सा तर्क वित्तीय फ़ंक्शन में कुल भुगतानों की संख्या को दर्शाता है?

a. FV.

b. PV.

c. Nper.

d. Rate.

3. इस सूत्र में किस श्रेणी की फ़ंक्शन का उपयोग किया गया है: $=\mathrm{PMT}(\mathrm{C} 10 / 12, \mathrm{C} 8, \mathrm{C} 9,1)$

a. Logical.

b. Financial.

c. Payment.

d. Statistical.

4. जब Extend Selection सक्रिय हो, तो आख़िरी पंक्ति तक सभी डेटा को चुनने के लिए कुंजीपटल शॉर्टकट क्या है?

a. [Ctrl]+[Down Arrow].

b. [Ctrl]+[Home].

c. [Ctrl]+[Shift].

d. [Ctrl]+[Up Arrow].

5. कौन-सा सूत्र TRUE परिणाम देगा यदि $\mathrm{C} 4$ 10 से कम है और $\mathrm{D} 4$ 100 से कम है?

a. $=\operatorname{AND}(\mathrm{C} 4>10, \mathrm{D} 4>10)$.

b. $=\operatorname{AND}(\mathrm{C} 4>10, \mathrm{C} 4<100)$.

c. $=\mathrm{AND}(\mathrm{C} 4>10, \mathrm{D} 4<10)$.

d. $=\operatorname{AND}(\mathrm{C} 4<10, \mathrm{D} 4<100)$.

6. इनमें से कौन-सा IF फ़ंक्शन का तर्क नहीं है?

a. Logical_test.

b. Value_if_false.

c. Value_when_false.

d. Value_if_true.

7. PMT फ़ंक्शन में Rate किस सेल में है जहाँ $=$ PMT (C8, C9, C10, C11, C12)?

a. $\mathrm{C} 8$.

b. C9.

c. C10.

d. $\mathrm{C} 12$.

Q2. निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर दें

1. PV का अर्थ क्या है?

2. FV का उपयोग बताइए?

3. DB फ़ंक्शन का उद्देश्य क्या है?

4. यदि आज Rs. 1,000 का निवेश किया जाता है, तो 2 वर्षों बाद इसका भविष्य मूल्य (FV) क्या होगा यदि ब्याज दर $10 %$ मानी जाए?

5. यदि Rs. 1000 की राशि 3 वर्षों बाद प्राप्त होने वाली है, तो इसका वर्तमान मूल्य (PV) की गणना कीजिए।

6. मूल्यह्रास की WDV विधि और SLM विधि में क्या अंतर है?

7. मूल्यह्रास की दो मूलभूत विधियों का वर्णन कीजिए। मूल्यह्रास की गणना के लिए Excel के कौन-से फंक्शन उपयोग किए जाते हैं?

8. निरपेक्ष और सापेक्ष पतों का महत्व समझाइए। सापेक्ष पता और निरपेक्ष पता का उपयोग करने का आधार क्या है?

कौशल समीक्षा

1. चित्र 3.3 (a) और चित्र 3.3 (b) में दिखाए गए पेरोल स्प्रेडशीट के स्तंभ F, G, H, I, J और N में निरपेक्ष पतों का उपयोग किया गया है। यदि निरपेक्ष पतों के स्थान पर सापेक्ष पतों का उपयोग किया जाए तो क्या होगा?

2. चित्र $3.8 \mathrm{~b}$ में दिखाए गए स्प्रेडशीट के स्तंभ $g$ में WDV विधि का उपयोग करके मूल्यह्रास की गणना (अर्थात् DB फंक्शन का उपयोग) के लिए सेल F3 का निरपेक्ष पता प्रयोग किया गया है। F3 के निरपेक्ष पता के स्थान पर इसका सापेक्ष पता लेने से जब सूत्र कॉपी किया जाएगा तो गलत परिणाम आएगा। कारण समझाइए और कॉपी किए गए मानों को सही मानों के साथ लिखिए जो कि वास्तव में कॉपी होने चाहिए थे।

3. एक स्प्रेडशीट में 25 छात्रों की कक्षा के लिए 10 महीनों तक मासिक उपस्थिति रिकॉर्ड तैयार करें। प्रत्येक छात्र की हर महीने उपस्थिति का प्रतिशत निकालें। प्रत्येक छात्र का मासिक सारांश तैयार करें और कुल उपस्थिति का समग्र प्रतिशत निकालें।

4. स्प्रेडशीट का उपयोग करके कक्षा का समय सारणी तैयार करें। इसमें प्रत्येक विषय के लिए आवंटित कुल व्याख्यान, ट्यूटोरियल और प्रयोगशाला सत्रों की संख्या की गणना और जाँच होनी चाहिए। इसके साथ ही प्रत्येक शिक्षक की कुल व्यस्तता घंटों की भी गणना और जाँच होनी चाहिए।

5. खंड 3.1, 3.2, 3.3 और 3.4 में प्रयुक्त उदाहरणों के लिए स्वयं वर्कशीट तैयार करें। प्रत्येक वर्कशीट में दो नए रिकॉर्ड (अपने मान्य मानों के साथ) जोड़ें और सत्यापित करें कि गणनाएँ सही हैं या नहीं।

6. मेसर्स अपॉर्च्युनिटीज़ कंपनी के कर्मचारियों का रिकॉर्ड रखने के लिए एक वर्कशीट बनाएँ। कर्मचारी विवरण में कर्मचारी का नाम, पद और मूल वेतन शामिल होना चाहिए। 50 रिकॉर्ड दर्ज करें। महंगाई भत्ता (DA) मूल वेतन का 37.5%, आवास किराया भत्ता (HRA) मूल वेतन का 22.5%, भविष्य निधि (PF) मूल वेतन का 12%, कुल वेतन मूल वेतन + DA + HRA के रूप में गणना करें। आयकर (IT) कुल वेतन का 20% और नेट वेतन कुल वेतन - (PF + IT) के रूप में प्रत्येक कर्मचारी के लिए निकालें। कंपनी द्वारा दिए गए कुल वेतन, औसत वेतन, अधिकतम वेतन और न्यूनतम वेतन की भी गणना करें।

7. अनुभाग-3.3 में, दिए गए ऋण राशि के लिए एक निश्चित अवधि और निश्चित ब्याज दर पर ऋण किस्त की गणना की गई है। इस अभ्यास को संशोधित करते हुए ऋण किस्त राशि को निश्चित करें और PMT फ़ंक्शन का उपयोग करके ऋण अवधि की गणना करें।