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इंडियन ऑयल कंपनी लिमिटेड (IOCL) - स्थिरता के साथ ऊर्जावान बनने की योजनाएं

इंडियन ऑयल भारत की सबसे बड़ी वाणिज्यिक संस्था है। यह नवीनतम फॉर्च्यून ‘ग्लोबल 500’ सूचीबद्धता (2017) में शीर्ष स्थान पर रखने वाली भारतीय कंपनी है। इंडियन ऑयल की दृष्टि गतिशील नेताओं के एक समूह द्वारा संचालित है जिन्होंने इसे एक प्रतिष्ठित नाम बनाया है। 34,000 से अधिक मजबूत कार्यबल वाली, एक महारत्न कंपनी, इंडियन ऑयल पिछले पांच दशकों से भारत की ऊर्जा मांगों को पूरा करने और भारत के हर हिस्से में पेट्रोलियम उत्पादों को पहुंचाने में मदद कर रही है। यह दुनिया भर में अपने व्यापारिक संचालन को बढ़ाने की योजना बना रही है। कंपनी ने 2017-18 में अधिग्रहणों में ₹ 20,000 करोड़ का निवेश करने और विदेशों में विस्तार करने की योजना बनाई है। कंपनी हमेशा मांग से आगे रहने में विश्वास करती है। पिछले वर्ष भी, IOC ने लगभग ₹ 20,000 करोड़ का निवेश किया था, जिसमें लगभग ₹ 16,000 करोड़ विभिन्न भारतीय परियोजनाओं में और रूस में अपस्ट्रीम अधिग्रहण पर खर्च किए गए।

यह उल्लेखनीय है कि 2012-17 के बीच, IOCL ने लगभग ₹ 56,200 करोड़ के लक्षित नियोजित निवेश के मुकाबले लगभग ₹ 75,000 करोड़ का निवेश किया। सभी निवेश रिफाइनरी विस्तार, रिफाइनरियों की गुणवत्ता उन्नयन, नई पाइपलाइनों के निर्माण, पेट्रोकेमिकल परियोजनाओं में अधिक आक्रामकता, नई प्राकृतिक गैस सुविधाओं की स्थापना आदि में किए गए हैं। IOC विदेशी बाजार को भी देख रहा है। हाल ही में बांग्लादेश में एक कार्यालय खोलने का निर्णय लिया गया है साथ ही बांग्लादेश सरकार से कई मुद्दों पर बातचीत जारी है, विशेष रूप से LPG और प्राकृतिक गैस के संबंध में जहां यह दामरा परियोजना और पश्चिम बंगाल सीमा से गुजरने वाली IOC पाइपलाइन से लिंक लेने की कोशिश कर रहा है और अंततः बांग्लादेश नेटवर्क से जोड़ना है। नेपाल के लिए, IOC IOCL के मोतीहारी टर्मिनल, जो वर्तमान में बन रहा है, और नेपाल के अपने सुविधाओं के बीच एक पाइपलाइन बनाने की योजना बना रहा है। कंपनी ने पहले ही भूटान के साथ एक समझौता ज्ञापन $(\mathrm{MoU})$ पर हस्ताक्षर किए हैं और म्यांमार जैसे नए खुलते बाजारों को देख रही है।

कंपनी हमेशा महसूस करती है कि उन्हें नए अधिग्रहणों के लिए अपनी आंखें खुली रखनी होंगी। कंपनी के पास अच्छे भंडार हैं और आंतरिक संचय के माध्यम से धन उत्पन्न करने में सक्षम रही है। लेकिन परियोजना के आधार पर IOC निश्चित रूप से बाजार में जाएगा — भारत और विदेश दोनों, यह देखते हुए कि कौन सा सस्ता है — यदि आवश्यक हो तो पैसा उधार लेने के लिए।

स्रोत:https://www.business-standard.com/article/companies/ioc-to-invest-around-rs-20-000-in-2017-18-plans-expansion-acquisitions-117051600438_1.html

परिचय

आपने अभी-अभी इंडियन ऑयल कॉरपोरेशन लिमिटेड (IOCL) की योजनाओं के बारे में पढ़ा है। ये योजनाएँ कंपनी द्वारा दिए गए व्यापक बयान हैं और इन्हें क्रियान्वयन के लिए चरणों में विभाजित करना होगा। यह एक ऐसी कंपनी का उदाहरण है जो राष्ट्रव्यापी पहुँच के साथ भारत की शीर्ष कंपनियों में शामिल होने का प्रयास कर रही है। इसके अतिरिक्त, हर संगठन—चाहे वह सरकारी हो, निजी स्वामित्व वाला व्यवसाय हो या निजी क्षेत्र की कोई कंपनी हो—को योजना की आवश्यकता होती है। सरकार देश के लिए पंचवर्षीय योजनाएँ बनाती है, एक छोटा व्यवसाय अपनी योजनाएँ रखता है, जबकि अन्य कंपनियों के पास बड़ी योजनाएँ, बिक्री योजनाएँ, उत्पादन योजनाएँ होती हैं। सभी के पास कुछ न कुछ योजनाएँ होती हैं।

सभी व्यावसायिक फर्में सफल होना चाहती हैं, अपनी बिक्री बढ़ाना चाहती हैं और लाभ कमाना चाहती हैं। सभी प्रबंधक इन सपनों को देखते हैं और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रयास करते हैं। लेकिन इन सपनों को हकीकत में बदलने के लिए प्रबंधकों को भविष्य के बारे में सोचने, व्यावसायिक भविष्यवाणियाँ करने और लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कठिन परिश्रम करना पड़ता है। सपने तभी हकीकत बन सकते हैं जब व्यावसायिक प्रबंधक पहले से यह सोचें कि क्या करना है और कैसे करना है। यही योजना का सार है।

संगीत समारोह

योजना बनाना यह तय करना है कि आगे क्या करना है और कैसे करना है। यह प्रबंधकीय कार्यों में से एक मूलभूत कार्य है। किसी कार्य को करने से पहले प्रबंधक को यह विचार बनाना होता है कि किसी विशेष कार्य को कैसे करना है। इस प्रकार, योजना रचनात्मकता और नवाचार से घनिष्ठ रूप से जुड़ी हुई है। लेकिन प्रबंधक को पहले उद्देश्य निर्धारित करने होंगे, तभी वह जान पाएगा कि उसे कहाँ जाना है। योजना यह पाट भरने का प्रयास करती है कि हम कहाँ हैं और हमें कहाँ जाना है। योजना वह है जो सभी स्तरों के प्रबंधक करते हैं। इसमें निर्णय लेना आवश्यक होता है क्योंकि इसमें वैकल्पिक कार्यविधियों में से चयन करना होता है।

इस प्रकार, योजना में उद्देश्य निर्धारित करना और इन उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए उपयुक्त कार्यविधियाँ विकसित करना शामिल होता है। उद्देश्य सभी प्रबंधकीय निर्णयों और कार्यों के लिए दिशा प्रदान करते हैं। योजना पूर्वनिर्धारित उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए एक तर्कसंगत दृष्टिकोण प्रदान करती है। इसलिए सभी सदस्य,

योजना: उद्देश्य को ध्यान में रखते हुए और कार्यरत रहना

संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने की दिशा में काम करने की आवश्यकता होती है। ये लक्ष्य वे लक्ष्य निर्धारित करते हैं जिन्हें प्राप्त करना होता है और जिनके विरुद्ध वास्तविक प्रदर्शन को मापा जाता है। इसलिए, योजना का अर्थ है उद्देश्यों और लक्ष्यों को निर्धारित करना और उन्हें प्राप्त करने के लिए कार्य योजना तैयार करना। यह दोनों सिरों और साधनों से संबंधित है, अर्थात् क्या किया जाना है और यह कैसे किया जाना है।

जो योजना विकसित की जाती है उसमें एक निश्चित समय सीमा होनी चाहिए लेकिन समय एक सीमित संसाधन है। इसका विवेकपूर्ण उपयोग किया जाना चाहिए। यदि समय कारक को ध्यान में नहीं रखा जाता है, तो पर्यावरण में परिस्थितियाँ बदल सकती हैं और सभी व्यावसायिक योजनाएँ व्यर्थ हो सकती हैं। यदि योजना पर कार्य नहीं किया जाता है या उसे लागू नहीं किया जाता है तो योजना एक व्यर्थ अभ्यास होगी।

क्या आप सोचते हैं कि उपरोक्त से हम योजना की एक व्यापक परिभाषा तैयार कर सकते हैं? ऐसा करने के तरीकों में से एक यह होगा कि योजना को एक निश्चित समय अवधि के लिए उद्देश्यों को निर्धारित करना, उन्हें प्राप्त करने के लिए विभिन्न कार्य पाठ्यक्रमों को तैयार करना और फिर उपलब्ध विभिन्न कार्य पाठ्यक्रमों में से सर्वोत्तम संभव विकल्प का चयन करना के रूप में परिभाषित किया जाए।

योजना का महत्व

आपने फिल्मों और विज्ञापनों में देखा होगा कि किस प्रकार कार्यकारी लोग योजनाएँ बनाते हैं और बोर्डरूम में शक्तिशाली प्रस्तुति देते हैं। क्या वास्तव में वे योजनाएँ काम करती हैं? क्या यह दक्षता में सुधार लाती है? आख़िरकार हमें योजना क्यों बनानी चाहिए? ये कई प्रश्न हैं जिनके समाधान हम खोजना चाहते हैं। योजना निश्चित रूप से महत्वपूर्ण है क्योंकि यह हमें बताती है कि हमें कहाँ जाना है, यह दिशा प्रदान करती है और पूर्वानुमान तैयार करके अनिश्चितता के जोखिम को कम करती है। योजना के प्रमुख लाभ नीचे दिए गए हैं:

(i) योजना दिशा प्रदान करती है:

पहले से यह बताकर कि कार्य किस प्रकार किया जाना है, योजना कार्य के लिए दिशा प्रदान करती है। योजना यह सुनिश्चित करती है कि लक्ष्य या उद्देश्य स्पष्ट रूप से बताए गए हों ताकि वे यह तय करने में मार्गदर्शन का कार्य करें कि कौन-सी कार्रवाई की जाए और किस दिशा में। यदि लक्ष्य स्पष्ट रूप से परिभाषित हैं, तो कर्मचारी जानते हैं कि संगठन को क्या करना है और उन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए उन्हें क्या करना है। संगठन में विभाग और व्यक्ति समन्वय के साथ कार्य करने में सक्षम होते हैं। यदि योजना न होती, तो कर्मचारी अलग-अलग दिशाओं में कार्य करते और संगठन अपने वांछित लक्ष्यों को प्राप्त नहीं कर पाता।

(ii) योजना अनिश्चितता के जोखिम को कम करती है:

योजना एक ऐसी गतिविधि है जो प्रबंधक को आगे देखने और परिवर्तनों की पूर्वानुमान लगाने में सक्षम बनाती है। पहले से यह तय करके कि कौन-से कार्य करने हैं, योजना परिवर्तनों और अनिश्चित घटनाओं से निपटने का मार्ग दिखाती है। परिवर्तनों या घटनाओं को समाप्त नहीं किया जा सकता, लेकिन उनकी पूर्वानुमान लगाई जा सकती है और उनके प्रति प्रबंधकीय प्रतिक्रियाएँ विकसित की जा सकती हैं।

(iii) योजना अतिव्यापी और अपव्ययी गतिविधियों को घटाती है:

योजना विभिन्न विभागों, विभागों और व्यक्तियों की गतिविधियों और प्रयासों के समन्वय का आधार प्रदान करती है। यह भ्रम और गलतफहमी से बचने में मदद करती है। चूँकि योजना विचार और कार्य में स्पष्टता सुनिश्चित करती है, कार्य बिना रुकावट के सुचारू रूप से चलता है। बेकार और अनावश्यक गतिविधियाँ न्यूनतम हो जाती हैं या समाप्त हो जाती हैं। अक्षमताओं का पता लगाना और उनसे निपटने के लिए सुधारात्मक उपाय करना आसान हो जाता है।

(iv) योजना नवीन विचारों को बढ़ावा देती है:

चूँकि योजना प्रबंधन का प्रथम कार्य है, नए विचार ठोस योजनाओं का रूप ले सकते हैं। यह प्रबंधन के लिए सबसे चुनौतीपूर्ण गतिविधि है क्योंकि यह व्यवसाय की वृद्धि और समृद्धि की ओर ले जाने वाले सभी भावी कार्यों का मार्गदर्शन करती है।

(v) योजना निर्णय लेने में सहायक होती है:

योजना प्रबंधक को भविष्य को देखने और विभिन्न वैकल्पिक कार्यों में से चयन करने में मदद करती है। प्रबंधक को प्रत्येक विकल्प का मूल्यांकन करना होता है और सबसे व्यवहार्य प्रस्ताव का चयन करना होता है। योजना लक्ष्य निर्धारित करने और भविष्य की परिस्थितियों की भविष्यवाणी करने में शामिल होती है, इस प्रकार तर्कसंगत निर्णय लेने में मदद करती है।

(vi) योजना नियंत्रण के लिए मानक स्थापित करती है:

योजना बनाने में लक्ष्यों की स्थापना शामिल होती है। संपूर्ण प्रबंधकीय प्रक्रिया योजना बनाने, संगठित करने, कर्मचारियों की नियुक्ति करने, निर्देशन देने और नियंत्रित करने के माध्यम से पूर्वनिर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने से संबंधित है। योजना उन लक्ष्यों या मानकों को प्रदान करती है जिनके विरुद्ध वास्तविक प्रदर्शन को मापा जाता है। वास्तविक प्रदर्शन की किसी मानक से तुलना करके प्रबंधक यह जान सकते हैं कि क्या वे वास्तव में लक्ष्यों को प्राप्त करने में सक्षम रहे हैं। यदि कोई विचलन है तो उसे सुधारा जा सकता है। इसलिए, हम कह सकते हैं कि योजना नियंत्रण के लिए एक पूर्वापेक्षा है। यदि कोई लक्ष्य और मानक नहीं होते, तो नियंत्रण का एक हिस्सा होने वाले विचलनों को खोजना संभव नहीं होता। सुधारात्मक कार्रवाई की प्रकृति मानक से विचलन की सीमा पर निर्भर करती है। इसलिए, योजना नियंत्रण का आधार प्रदान करती है।

योजना की विशेषताएं

पोलारिस के उदाहरण में, कंपनी के पास विस्तार की योजनाएं हैं। उनका उद्देश्य अपनी क्षमता बढ़ाना है ताकि वे 800 और पेशेवरों को नियुक्त कर सकें। उनका लक्षित समय छह महीने है। वर्तमान वर्ष का उद्देश्य भी स्पष्ट रूप से बताया गया है जो कि 1500-2000 और पेशेवरों की क्षमता बढ़ाना है। चूंकि योजना प्रबंधन की प्राथमिक कार्य है, इसलिए उन्होंने पहले अपने उद्देश्य निर्धारित किए हैं। इस प्रकार, सभी व्यवसाय योजना बनाने के एक निश्चित पैटर्न का पालन करते हैं। आप योजना की विशेषताओं और वास्तविक जीवन में जो कुछ आप देखते हैं, उनमें कुछ समानताएं खोजने में सक्षम होंगे। कोशिश करें और उन्हें पहचानें।

प्रबंधन की योजना बनाने की कार्यविधि में कुछ विशेष लक्षण होते हैं। ये लक्षण इसकी प्रकृति और दायरे को स्पष्ट करते हैं।

(i) योजना उद्देश्यों की प्राप्ति पर केंद्रित होती है:

संगठनों की स्थापना एक सामान्य उद्देश्य को ध्यान में रखकर की जाती है। योजनाओं में विशिष्ट लक्ष्यों के साथ-साथ उन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए किए जाने वाले कार्यकलाप भी निर्धारित किए जाते हैं। इस प्रकार, योजना उद्देश्यपूर्ण होती है। योजना का कोई अर्थ नहीं होता जब तक वह पूर्वनिर्धारित संगठनात्मक लक्ष्यों की प्राप्ति में योगदान न करे।

(ii) योजना प्रबंधन की प्राथमिक कार्यविधि है:

योजना प्रबंधन की अन्य कार्यविधियों के लिए आधार तैयार करती है। सभी अन्य प्रबंधकीय कार्य तैयार की गई योजनाओं के ढांचे के भीतर किए जाते हैं। इस प्रकार, योजना अन्य कार्यों से पहले आती है। इसे योजना की प्राथमिकता भी कहा जाता है। प्रबंधन की विभिन्न कार्यविधियाँ परस्पर संबद्ध और समान रूप से महत्वपूर्ण हैं। तथापि, योजना सभी अन्य कार्यों का आधार प्रदान करती है।

(iii) योजना व्यापक है:

योजना प्रबंधन के सभी स्तरों पर तथा संगठन के सभी विभागों में आवश्यक होती है। यह केवल शीर्ष प्रबंधन की विशेष कार्यविधि नहीं है और न ही किसी विशेष विभाग की। परंतु विभिन्न स्तरों और विभिन्न विभागों में योजना का दायरा भिन्न-भिन्न होता है। उदाहरण के लिए, शीर्ष प्रबंधन पूरे संगठन के लिए योजना बनाता है। मध्यम स्तरीय प्रबंधन विभागीय योजना बनाता है। न्यूनतम स्तर पर, पर्यवेक्षक दैनिक संचालन संबंधी योजना बनाते हैं।

**(iv) योजना निरंतर है:

योजनाएँ एक निश्चित समयावधि के लिए तैयार की जाती हैं, चाहे वह एक महीने, एक तिमाही या एक वर्ष के लिए हो। उस अवधि के अंत में नई आवश्यकताओं और भविष्य की परिस्थितियों के आधार पर एक नई योजना बनाने की आवश्यकता होती है। इसलिए, योजना बनाना एक निरंतर प्रक्रिया है। योजना बनाने की निरंतरता योजना चक्र से संबंधित होती है। इसका अर्थ है कि एक योजना बनाई जाती है, उसे लागू किया जाता है, और उसके बाद एक अन्य योजना बनाई जाती है, और इसी तरह आगे चलता रहता है।

(v) योजना भविष्यमुखी होती है:

योजना बनाना अनिवार्यतः आगे देखने और भविष्य की तैयारी करने से संबंधित होता है। योजना बनाने का उद्देश्य भविष्य की घटनाओं को प्रभावी रूप से संगठन के सर्वोत्तम लाभ के लिए पूरा करना है। इसका अर्थ है भविष्य में झांकना, उसका विश्लेषण करना और उसकी भविष्यवाणी करना। इसलिए, योजना को एक भविष्यमुखी कार्य माना जाता है जो पूर्वानुमान पर आधारित होता है। पूर्वानुमान के माध्यम से भविष्य की घटनाओं और परिस्थितियों की पूर्वाभास किया जाता है और उसी के अनुसार योजनाएँ बनाई जाती हैं। इस प्रकार, उदाहरण के लिए, बिक्री पूर्वानुमान एक व्यावसायिक फर्म की वार्षिक उत्पादन और बिक्री योजना तैयार करने का आधार होता है।

(vi) योजना बनाना निर्णय लेने से संबंधित होता है:

योजना अनिवार्यतः विभिन्न विकल्पों और गतिविधियों में से चयन करने से सम्बद्ध है। यदि केवल एक ही सम्भावित लक्ष्य या कार्य-पद्धति हो, तो योजना की आवश्यकता नहीं होती क्योंकि चयन करने को कुछ होता ही नहीं। योजना की आवश्यकता तभी उत्पन्न होती है जब विकल्प उपलब्ध हों। व्यवहार में योजना विकल्पों की उपस्थिति को पूर्वतः मान लेती है। इस प्रकार योजना में प्रत्येक विकल्प की गहराई से जाँच-परख और मूल्यांकन तथा सबसे उपयुक्त विकल्प का चयन सम्मिलित होता है।

(vii) योजना एक मानसिक अभ्यास है:

योजना के लिए दूरदर्शिता, बुद्धिमत्तापूर्ण कल्पना और सुदृढ़ निर्णय-क्षमता से युक्त मस्तिष्क का प्रयोग आवश्यक होता है। यह मूलतः क्रिया करने की अपेक्षा सोचने की एक बौद्धिक क्रिया है, क्योंकि योजना यह निर्धारित करती है कि क्या कार्य किया जाएगा। तथापि योजना में अनुमान या कामना-आधारित सोच की अपेक्षा तार्किक और व्यवस्थित सोच की आवश्यकता होती है।

दूसरे शब्दों में, योजना के लिए सोच क्रमबद्ध होनी चाहिए और तथ्यों तथा पूर्वानुमानों के विश्लेषण पर आधारित होनी चाहिए।

योजना की सीमाएँ

हमने देखा है कि योजना व्यावसायिक संगठनों के लिए अनिवार्य है। बिना औपचारिक योजना के संचालन का प्रबंधन करना कठिन होता है। किसी संगठन के लिए अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने की दिशा में आगे बढ़ना महत्वपूर्ण होता है। लेकिन हमने अक्सर अपने दैनिक जीवन में भी देखा है कि चीजें हमेशा योजना के अनुसार नहीं जातीं। अप्रत्याशित घटनाएं और परिवर्तन, लागत और कीमतों में वृद्धि, पर्यावरणीय परिवर्तन, सरकारी हस्तक्षेप, कानूनी नियम, सभी हमारी व्यावसायिक योजनाओं को प्रभावित करते हैं। तब योजनाओं को संशोधित करने की आवश्यकता होती है। यदि हम अपनी योजनाओं का पालन नहीं कर सकते, तो हम योजना बनाते ही क्यों हैं? यही वह है जिसे हमें विश्लेषण करने की आवश्यकता है। योजना की प्रमुख सीमाएं नीचे दी गई हैं:

(i) योजना दृढ़ता की ओर ले जाती है:

किसी संगठन में, एक सुव्यवस्थित योजना विशिष्ट लक्ष्यों के साथ तैयार की जाती है जिन्हें एक निश्चित समय-सीमा के भीतर प्राप्त किया जाना है। ये योजनाएं तब भविष्य की कार्रवाई की दिशा तय करती हैं और प्रबंधक उसे बदलने की स्थिति में नहीं हो सकते। योजनाओं में इस प्रकार की दृढ़ता कठिनाई पैदा कर सकती है। प्रबंधकों को परिवर्तित परिस्थितियों से निपटने के लिए कुछ लचीलापन दिया जाना चाहिए। पूर्व निर्धारित योजना का पालन करना, जब परिस्थितियां बदल गई हों, संगठन के हित में सिद्ध नहीं हो सकता।

(ii) योजना गतिशील वातावरण में कार्य नहीं कर सकती:

व्यापारिक वातावरण गतिशील है, कुछ भी स्थिर नहीं है। यह वातावरण कई आयामों से बना है—आर्थिक, राजनीतिक, भौतिक, कानूनी और सामाजिक आयाम। संगठन को लगातार बदलावों के अनुरूप खुद को ढालना पड़ता है। यदि आर्थिक नीतियाँ बदल दी जाती हैं या देश की राजनीतिक स्थितियाँ स्थिर नहीं होतीं या कोई प्राकृतिक आपदा आ जाती है, तो वातावरण की भविष्य की प्रवृत्तियों का सटीक आकलन करना कठिन हो जाता है। बाज़ार में प्रतिस्पर्धा भी वित्तीय योजनाओं को बिगाड़ सकती है, बिक्री लक्ष्यों को संशोधित करना पड़ सकता है और तदनुसार नकद बजटों में भी बदलाव करना होता है क्योंकि वे बिक्री आँकड़ों पर आधारित होते हैं। योजना सब कुछ पहले से नहीं देख सकती और इस प्रकार प्रभावी योजना में बाधाएँ आ सकती हैं।

(iii) योजना रचनात्मकता घटाती है:

योजना एक ऐसी गतिविधि है जो शीर्ष प्रबंधन द्वारा की जाती है। आमतौर पर बाकी सदस्य इन योजनाओं को लागू करते हैं। परिणामस्वरूप, मध्यवर्ती प्रबंधन और अन्य निर्णयकर्ताओं को न तो योजनाओं से विचलित होने की अनुमति होती है और न ही वे अपने स्तर पर कार्य करने के लिए स्वतंत्र होते हैं। इस प्रकार, उनमें निहित अधिकांश पहल या रचनात्मकता भी समाप्त हो जाती है या घट जाती है। अधिकांश समय कर्मचारी योजनाएँ बनाने का प्रयास भी नहीं करते। वे केवल आदेशों का पालन करते हैं। इस प्रकार, योजना एक तरह से रचनात्मकता घटाती है क्योंकि लोग दूसरों की तरह ही सोचने लगते हैं। कुछ भी नया या नवीन नहीं होता।

(iv) योजना में भारी लागत शामिल होती है:

जब योजनाएँ बनाई जाती हैं तो उनके निर्माण में भारी लागतें लगती हैं। ये लागतें समय और धन के रूप में हो सकती हैं, उदाहरण के लिए, तथ्यों की सटीकता की जाँच में बहुत समय लग सकता है। विस्तृत योजनाओं के लिए तथ्यों और आँकड़ों की पुष्टि हेतु वैज्ञानिक गणनाएँ आवश्यक होती हैं। कभी-कभी लगाई गई लागतें योजना से प्राप्त लाभों को उचित नहीं ठहरातीं। कुछ अन्य आनुषांगिक लागतें भी होती हैं, जैसे बोर्डरूम बैठकों पर खर्च, पेशेवर विशेषज्ञों से चर्चा और योजना की व्यवहार्यता जाँचने के लिए प्रारंभिक जाँच-पड़ताल।

(v) योजना बनाना समय-लेब्य प्रक्रिया है:

कभी-कभी योजना बनाने में इतना समय लग जाता है कि उसे लागू करने के लिए बहुत कम समय बचता है।

(vi) योजना सफलता की गारंटी नहीं देती:

किसी उद्यम की सफलता तभी संभव है जब योजनाएँ सही ढंग से बनाई और लागू की जाएँ। किसी भी योजना को कार्यान्वित किए बिना वह निरर्थक हो जाती है। प्रबंधकों की प्रवृत्ति पहले आजमाई और सफल रही योजनाओं पर भरोसा करने की होती है। यह हमेशा सच नहीं होता कि जो योजना पहले कामयाब रही वह फिर से कामयाब होगी। इसके अतिरिक्त, कई अन्य अज्ञात कारकों पर भी विचार करना पड़ता है। इस प्रकार की आत्मसंतुष्टि और गलत सुरक्षा-बोध वास्तव में सफलता के बजाय असफलता का कारण बन सकते हैं। फिर भी, अपनी सीमाओं के बावजूद योजना बनाना कोई निरर्थक क्रिया नहीं है। यह एक सावधानी से प्रयोग किया जाने वाला उपकरण है। यह भविष्य की कार्यवाहियों का विश्लेषण करने का आधार प्रदान करती है, परंतु यह सभी समस्याओं का समाधान नहीं है।

योजना बनाने की प्रक्रिया

योजना बनाना, जैसा कि हम सभी जानते हैं, पहले से तय करना है कि क्या करना है और कैसे करना है। यह निर्णय लेने की एक प्रक्रिया है। हम योजना बनाने के लिए कैसे आगे बढ़ते हैं? चूँकि योजना बनाना एक गतिविधि है, इसलिए हर प्रबंधनकर्ता के लिए कुछ तार्किक चरणों का पालन करना आवश्यक होता है।

(i) उद्देश्य निर्धारित करना:

पहला और सबसे महत्वपूर्ण चरण उद्देश्य निर्धारित करना है। हर संगठन के कुछ उद्देश्य अवश्य होने चाहिए। उद्देश्य पूरे संगठन के लिए और संगठन के भीतर प्रत्येक विभाग या इकाई के लिए निर्धारित किए जा सकते हैं। उद्देश्य या लक्ष्य यह निर्दिष्ट करते हैं कि संगठन क्या हासिल करना चाहता है। इसका अर्थ बिक्री में 20% की वृद्धि हो सकता है, जो पूरे संगठन का उद्देश्य हो सकता है। यह योजना बनानी होगी कि सभी विभाग संगठनात्मक लक्ष्यों में कैसे योगदान देंगे। उद्देश्यों को सभी विभागों, इकाइयों और कर्मचारियों के लिए स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए। वे सभी विभागों को दिशा प्रदान करते हैं। विभागों/इकाइयों को फिर संगठन की दर्शन के व्यापक ढांचे के भीतर अपने स्वयं के उद्देश्य निर्धारित करने होते हैं। उद्देश्यों को प्रत्येक इकाई और सभी स्तरों के कर्मचारियों तक पहुँचना होता है। साथ ही, प्रबंधकों को उद्देश्य निर्धारण प्रक्रिया में विचार देने और भाग लेने चाहिए। उन्हें यह भी समझना चाहिए कि उनके कार्य उद्देश्यों को प्राप्त करने में कैसे योगदान देते हैं। यदि अंतिम परिणाम स्पष्ट है, तो लक्ष्य की ओर कार्य करना आसान हो जाता है।

(ii) आधार विकसित करना:

योजना भविष्य से संबंधित होती है जो अनिश्चित है और हर योजनाकार इस अनुमान के साथ कार्य करता है कि भविष्य में क्या हो सकता है।

प्रकार की योजनाएँ: मिट्टीकूल का उद्देश्य, रणनीति और नीति

जनवरी 2001 की विनाशकारी भूकंप के दौरान, मानसुखभाई को भारी नुकसान हुआ और उनका अधिकांश माल क्षतिग्रस्त हो गया। उन्होंने बचा हुआ अक्षत स्टॉक कच्छ के भूकंप पीड़ितों में वितरित कर दिया। इससे भूकंप के तुरंत बाद ली गई एक तस्वीर बन गई, जो फरवरी 2001 में संदेश गुजराती दैनिक में छपी। इसमें मानसुखभाई द्वारा बनाया गया एक टूटा हुआ वाटर फिल्टर दिख रहा था, जिसके साथ कैप्शन था “गरीब आदमी की टूटी फ्रिज”।

उस समय उनकी मुलाकात गुजरात ग्रास-रूट्स इनोवेशन ऑग्मेंटेशन नेटवर्क (GIAN), अहमदाबाद से हुई, जिसने मानसukhभाई को उनके प्रयासों में आगे समर्थन दिया। अंततः कठिन खोज और मिट्टी तथा फ्रिज डिज़ाइनों की कई परीक्षणों के बाद, उन्होंने 2005 में नवीन मिट्टीकूल फ्रिज के साथ उभरे। उसके बाद उन्होंने मिट्टी का उपयोग कर विभिन्न उत्पादों का आविष्कार किया है।

कंपनी ने अपनी नीति पर कायम रहते हुए सभी उत्पादों की कीमतें कम रखी हैं ताकि गरीब लोग उन्हें वहन कर सकें।

उनकी भविष्य की योजनाओं में आईआईएम अहमदाबाद के नेशनल इनोवेशन फाउंडेशन की सहायता से एक कारखाना शुरू करना और एक मिट्टीकूल घर बनाना शामिल है। यह एक हरा (पर्यावरण-अनुकूल) घर होगा जो मिट्टी से बना होगा, जिसमें बिजली नहीं होगी बल्कि केवल नवीकरणीय ऊर्जा का उपयोग करके अंदर आरामदायक तापमान बनाए रखा जाएगा।

इसलिए, प्रबंधक को भविष्य के बारे में कुछ मान्यताएँ बनानी पड़ती हैं। इन मान्यताओं को आधार (premises) कहा जाता है। मान्यताएँ वह आधार सामग्री होती हैं जिन पर योजनाएँ तैयार की जाती हैं। यह आधार सामग्री पूर्वानुमानों, मौजूदा योजनाओं या नीतियों के बारे में किसी भी पिछली जानकारी के रूप में हो सकती है। आधार या मान्यताएँ सभी के लिए समान होनी चाहिए और इन पर पूर्ण सहमति होनी चाहिए। योजना में शामिल सभी प्रबंधक इन मान्यताओं से परिचित हों और एक ही मान्यताओं का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, पूर्वानुमान आधार विकसित करने में महत्वपूर्ण है क्योंकि यह जानकारी एकत्र करने की एक तकनीक है। किसी विशेष उत्पाद की मांग, नीति में बदलाव, ब्याज दरों, पूंजीगत वस्तुओं की कीमतों, कर दरों आदि के बारे में पूर्वानुमान लगाए जा सकते हैं। इसलिए सटीक पूर्वानुमान सफल योजनाओं के लिए अत्यावश्यक हो जाते हैं।

(iii) वैकल्पिक कार्यवाहियों की पहचान करना:

एक बार उद्देश्य निर्धारित हो जाने और मान्यताएँ बना लेने के बाद, अगला कदम उन पर कार्य करना होता है। उद्देश्यों को प्राप्त करने के कई तरीके हो सकते हैं। सभी वैकल्पिक कार्यवाहियों की पहचान की जानी चाहिए। अपनाई जाने वाली कार्यवाही या तो नियमित हो सकती है या नवीन। कोई नवीन कार्यवाही अधिक लोगों को शामिल करके और उनके विचार साझा करके अपनाई जा सकती है। यदि परियोजना महत्वपूर्ण है, तो अधिक विकल्प उत्पन्न किए जाने चाहिए और संगठन के सदस्यों के बीच उनकी गहन चर्चा की जानी चाहिए।

(iv) वैकल्पिक कार्यवाहियों का मूल्यांकन करना:

अगला कदम प्रत्येक विकल्प के पक्ष-विपक्ष को तौलना है। प्रत्येक पाठ्यक्रम में कई चर होते हैं जिन्हें एक-दूसरे के साथ तौला जाना चाहिए। प्रत्येक प्रस्ताव के सकारात्मक और नकारात्मक पहलुओं का मूल्यांकन प्राप्त किए जाने वाले उद्देश्य के आलोक में किया जाना चाहिए। वित्तीय योजनाओं में, उदाहरण के लिए, जोखिम-प्रतिफल ट्रेड-ऑफ बहुत सामान्य है। जितना अधिक जोखिमपूर्ण निवेश होगा, उतने ही अधिक प्रतिफल देने की संभावना होगी। ऐसे प्रस्तावों का मूल्यांकन करने के लिए आय, प्रति शेयर आय, ब्याज, कर, लाभांश की विस्तृत गणनाएँ की जाती हैं और निर्णय लिए जाते हैं। निश्चितता/अनिश्चितता की स्थितियों में सटीक पूर्वानुमान तब इन प्रस्तावों के लिए महत्वपूर्ण धारणाएँ बन जाते हैं। विकल्पों का मूल्यांकन उनकी व्यवहार्यता और परिणामों के आलोक में किया जाता है।

(v) विकल्प चयन:

यह वास्तव में निर्णय लेने का बिंदु है। सर्वोत्तम योजना को अपनाया और लागू किया जाना है। आदर्श योजना, निश्चित रूप से, सबसे अधिक व्यवहार्य, लाभदायक और न्यूनतम नकारात्मक परिणामों वाली होगी। अधिकांश योजनाओं को हमेशा गणितीय विश्लेषण के अधीन नहीं किया जा सकता। ऐसे मामलों में, विषयivity और प्रबंधक का अनुभव, निर्णय और कभी-कभी, सहज ज्ञान सबसे व्यवहार्य विकल्प चुनने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। कभी-कभी, एक सर्वोत्तम पाठ्यक्रम के बजाय योजनाओं का संयोजन चुना जा सकता है। प्रबंधक को क्रमचय और संचय लागू करना होगा और कार्रवाई का सर्वोत्तम संभव पाठ्यक्रम चुनना होगा।

(vi) योजना को लागू करना:

यह वह चरण है जहाँ अन्य प्रबंधकीय कार्य भी सामने आते हैं। यह चरण योजना को कार्यान्वित करने से संबंधित है, अर्थात् वह करना जो आवश्यक है। उदाहरण के लिए, यदि उत्पादन बढ़ाने की योजना है तो अधिक श्रम, अधिक मशीनरी की आवश्यकता होगी। यह चरण श्रम की व्यवस्था और मशीनरी की खरीद को भी सम्मिलित करेगा।

(vii) अनुवर्ती कार्रवाई:

यह देखना कि योजनाओं को लागू किया जा रहा है और गतिविधियाँ समय-सारणी के अनुसार संपन्न हो रही हैं, योजना प्रक्रिया का भी भाग है। योजनाओं की निगरानी करना समान रूप से महत्वपूर्ण है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि उद्देश्य प्राप्त हो रहे हैं।

योजनाओं के प्रकार

एकल-उपयोग और स्थायी योजनाएँ

कोई भी संगठन व्यावसायिक संचालन से संबंधित कोई निर्णय लेने या कोई परियोजना शुरू करने से पहले एक योजना तैयार करता है। योजनाओं को उपयोग और योजना अवधि की लंबाई के आधार पर कई प्रकारों में वर्गीकृत किया जा सकता है। कुछ योजनाओं की अवधि अल्पकालिक होती है और वे परिचालन लक्ष्यों को प्राप्त करने में सहायक होती हैं। इन योजनाओं को एकल-उपयोग योजनाएँ और स्थायी योजनाएँ कहा जा सकता है।

एकल-उपयोग योजना

एकल-उपयोग योजना किसी एक बार के कार्यक्रम या परियोजना के लिए विकसित की जाती है। ऐसी कार्यवाही भविष्य में दोहराई जाने की संभावना नहीं होती है, अर्थात् ये गैर-आवर्ती परिस्थितियों के लिए होती हैं। इस योजना की अवधि परियोजना के प्रकार पर निर्भर कर सकती है। यह एक सप्ताह या एक महीने तक की हो सकती है। कभी-कभी कोई परियोजना केवल एक दिन की भी हो सकती है, जैसे किसी कार्यक्रम या सेमिनार या सम्मेलन का आयोजन। इन योजनाओं में बजट, कार्यक्रम और परियोजनाएँ शामिल होती हैं। इनमें विवरण होते हैं, जिनमें उन कर्मचारियों के नाम भी होते हैं जो कार्य करने और एकल-उपयोग योजना में योगदान देने के लिए उत्तरदायी हैं। उदाहरण के लिए, कोई कार्यक्रम अन्य सामान्य कार्यों से निपटने के लिए एक नया विभाग खोलने के लिए आवश्यक चरणों और प्रक्रियाओं की पहचान करने से बना हो सकता है। परियोजनाएँ कार्यक्रमों के समान होती हैं, लेकिन दायरे और जटिलता में भिन्न होती हैं। बजट खर्च, राजस्व और आय का एक वक्तव्य होता है जो निर्धारित अवधि के लिए होता है।

स्थायी योजना

स्थायी योजना उन गतिविधियों के लिए प्रयोग की जाती है जो समय-समय पर नियमित रूप से होती रहती हैं। यह यह सुनिश्चित करने के लिए बनाई जाती है कि संगठन की आंतरिक संचालन सुचारू रूप से चलें। ऐसी योजना नियमित निर्णय लेने में दक्षता को काफी बढ़ाती है। यह सामान्यतः एक बार विकसित की जाती है, लेकिन समय-समय पर व्यापारिक आवश्यकताओं के अनुसार संशोधित की जाती रहती है। स्थायी योजनाओं में नीतियाँ, प्रक्रियाएँ, विधियाँ और नियम शामिल होते हैं।

नीतियाँ स्थायी योजनाओं की सामान्य रूप हैं जो किसी निश्चित परिस्थिति में संगठन की प्रतिक्रिया निर्दिष्ट करती हैं, जैसे किसी शैक्षणिक संस्था की प्रवेश नीति। प्रक्रियाएँ विशेष परिस्थितियों में अपनाए जाने वाले चरणों का वर्णन करती हैं, जैसे उत्पादन में प्रगति की रिपोर्ट करने की प्रक्रिया। विधियाँ यह बताती हैं कि किसी कार्य को किस प्रकार सम्पन्न करना है। नियम बहुत स्पष्ट रूप से बताए जाते हैं कि ठीक-ठीक क्या करना है, जैसे निश्चित समय पर कार्य के लिए उपस्थित होना।

एकल-उपयोग और स्थायी योजनाएँ परिचालन योजना प्रक्रिया का भाग हैं।

अन्य प्रकार की योजनाएँ भी होती हैं जिन्हें सामान्यतः एकल-उपयोग या स्थायी योजनाओं के रूप में वर्गीकृत नहीं किया जाता। उदाहरण के लिए, रणनीति रणनीतिक योजना या प्रबंधन का भाग है। यह एक सामान्य योजना होती है जो शीर्ष प्रबंधन द्वारा तैयार की जाती है और जिसमें संसाधन आवंटन, प्राथमिकताएँ निर्धारित की जाती हैं और व्यापारिक वातावरण तथा प्रतिस्पर्धा को ध्यान में रखा जाता है। उद्देश्य सामान्यतः शीर्ष प्रबंधन द्वारा निर्धारित किए जाते हैं और समग्र योजना के लिए मार्गदर्शक का कार्य करते हैं। प्रत्येक इकाई तब संगठन के समग्र लक्ष्यों को ध्यान में रखते हुए अपने उद्देश्य बनाती है।

इस आधार पर कि योजनाएँ क्या प्राप्त करना चाहती हैं, योजनाओं को उद्देश्य, रणनीति, नीति, प्रक्रिया, विधि, नियम, कार्यक्रम, बजट के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है।

उद्देश्य

योजना बनाने का पहला चरण उद्देश्यों को निर्धारित करना है। इसलिए, उद्देश्यों को भविष्य की वह वांछित स्थिति कहा जा सकता है जिसे प्रबंधन प्राप्त करना चाहता है। उद्देश्य संगठन के लिए अत्यंत आधारभूत होते हैं और इन्हें वे लक्ष्य माना जाता है जिन्हें प्रबंधन अपने संचालन द्वारा प्राप्त करना चाहता है। इसलिए, एक उद्देश्य सरल शब्दों में वह है जो आप प्राप्त करना चाहते हैं, अर्थात् गतिविधियों का अंतिम परिणाम। उदाहरण के लिए, किसी संगठन का उद्देश्य बिक्री को $10 %$ बढ़ाना या निवेश पर एक उचित दर से लाभ अर्जित करना, व्यवसाय से $20 %$ लाभ कमाना हो सकता है। ये योजना बनाने के अंतिम बिंदु को दर्शाते हैं। अन्य सभी प्रबंधकीय गतिविधियाँ भी इन उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए निर्देशित होती हैं। ये आमतौर पर संगठन के शीर्ष प्रबंधन द्वारा निर्धारित किए जाते हैं और व्यापक, सामान्य मुद्दों पर केंद्रित होते हैं। ये भविष्य की वह स्थिति परिभाषित करते हैं जिसे संगठन साकार करने का प्रयास करता है। ये समग्र व्यावसायिक योजना के लिए मार्गदर्शक के रूप में कार्य करते हैं। संगठन में विभिन्न विभाग या इकाइयाँ अपने-अपने उद्देश्य रख सकते हैं।

उद्देश्यों को विशिष्ट रूप में व्यक्त करने की आवश्यकता होती है, अर्थात् उन्हें मात्रात्मक पदों में मापने योग्य होना चाहिए, एक निर्धारित समय अवधि के भीतर प्राप्त किए जाने वाले वांछित परिणामों के लिखित कथन के रूप में।

रणनीति

एक रणनीति किसी संगठन के व्यवसाय के व्यापक रूपरेखा प्रदान करती है। यह भविष्य के निर्णयों का भी उल्लेख करेगी जो दीर्घकाल में संगठन की दिशा और दायरे को परिभाषित करते हैं। इस प्रकार, हम कह सकते हैं कि रणनीति किसी संगठन के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए एक व्यापक योजना है। यह व्यापक योजना तीन आयामों को सम्मिलित करेगी, (i) दीर्घकालिक उद्देश्यों का निर्धारण, (ii) एक विशिष्ट कार्य-पद्धति को अपनाना, और (iii) उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए आवश्यक संसाधनों का आवंटन।

जब भी कोई रणनीति तैयार की जाती है, व्यापारिक वातावरण को ध्यान में रखना आवश्यक होता है। आर्थिक, राजनीतिक, सामाजिक, कानूनी और तकनीकी वातावरण में होने वाले परिवर्तन किसी संगठन की रणनीति को प्रभावित करेंगे। रणनीतियाँ प्रायः व्यापारिक वातावरण में संगठन की पहचान बनाने की दिशा में कार्य करती हैं। प्रमुख रणनीतिक निर्णयों में ऐसे निर्णय शामिल होंगे जैसे कि संगठन समान व्यवसाय-रेखा में बना रहेगा, या नई गतिविधियों को मौजूदा व्यवसाय के साथ जोड़ेगा या समान बाज़ार में प्रभुत्व स्थापित करने का प्रयास करेगा। उदाहरण के लिए, किसी कंपनी की विपणन रणनीति को कुछ प्रश्नों का समाधान करना होता है अर्थात् ग्राहक कौन हैं? उत्पाद की मांग क्या है? वितरण के लिए कौन-सा चैनल प्रयोग करें? मूल्य-नीति क्या हो? और हम उत्पाद का विज्ञापन कैसे करें। इन और अनेक अन्य मुद्दों का समाधान किसी भी संगठन के लिए विपणन रणनीति तैयार करते समय करना होता है।

नीति

नीतियाँ सामान्य कथन होते हैं जो सोच को मार्गदर्शन देते हैं या ऊर्जाओं को एक विशिष्ट दिशा में केंद्रित करते हैं। नीतियाँ रणनीति की व्याख्या के लिए आधार प्रदान करती हैं जो आमतौर पर सामान्य शब्दों में कही जाती है।
वे रणनीति के कार्यान्वयन में प्रबंधकीय कार्रवाई और निर्णयों के लिए मार्गदर्शक होते हैं। उदाहरण के लिए, कंपनी की एक भर्ती नीति, मूल्य निर्धारण नीति हो सकती है जिसके भीतर उद्देश्य निर्धारित किए जाते हैं और निर्णय लिए जाते हैं। यदि कोई स्थापित नीति है, तो समस्याओं या मुद्दों को हल करना आसान हो जाता है। इस प्रकार, एक नीति किसी विशेष समस्या या स्थिति के प्रति सामान्य प्रतिक्रिया होती है।

संगठन के सभी स्तरों और विभागों के लिए नीतियाँ होती हैं जो प्रमुख कंपनी नीतियों से लेकर लघु नीतियों तक होती हैं। प्रमुख कंपनी नीतियाँ सभी के लिए होती हैं अर्थात् ग्राहकों, क्लाइंटों, प्रतिस्पर्धियों आदि के लिए, जबकि लघु नीतियाँ अंदरूनी लोगों पर लागू होती हैं और संगठन के कर्मचारियों के लिए महत्वपूर्ण सूचना के सूक्ष्म विवरण होते हैं। लेकिन दूसरों को सूचना देने के लिए किसी आधार का होना आवश्यक है।

नीतियाँ उन व्यापक मापदंडों को परिभाषित करती हैं जिनके भीतर एक प्रबंधक कार्य कर सकता है। प्रबंधक किसी नीति की व्याख्या और लागू करने में अपने विवेक का उपयोग कर सकता है। उदाहरण के लिए, क्रय नीति के तहत लिए गए निर्णय विनिर्माण या खरीद निर्णयों की प्रकृति के होंगे। क्या एक कंपनी को अपनी पैकेजिंग, परिवहन सेवाओं, स्टेशनरी की मुद्रण, जल और बिजली आपूर्ति तथा अन्य वस्तुओं की आवश्यकताएँ स्वयं बनानी चाहिए या खरीदनी चाहिए? आपूर्ति प्राप्त करने के लिए विक्रेताओं का चयन कैसे किया जाए? एक कंपनी को कितने आपूर्तिकर्ताओं से खरीदारी करनी चाहिए? आपूर्तिकर्ताओं के चयन के मानदंड क्या हैं? इन सभी प्रश्नों का उत्तर क्रय नीति द्वारा दिया जाएगा।

प्रक्रिया

प्रक्रियाएँ गतिविधियों को कैसे अंजाम देना है, इसके नियमित चरण होते हैं। वे किसी भी कार्य को करने के वास्तविक तरीके को विस्तार से बताती हैं। उन्हें कालानुक्रमिक क्रम में निर्दिष्ट किया जाता है। उदाहरण के लिए, उत्पादन से पहले आपूर्ति की मांग के लिए कोई प्रक्रिया हो सकती है। प्रक्रियाएँ विशेष परिस्थितियों में अनुसरण किए जाने वाले निर्दिष्ट चरण होते हैं। ये आमतौर पर आंतरिक लोगों के अनुसरण के लिए होते हैं। चरणों या कार्यों की अनुक्रमणिका आमतौर पर किसी नीति को लागू करने और पूर्वनिर्धारित उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए होती है। नीतियाँ और प्रक्रियाएँ एक-दूसरे से जुड़ी होती हैं। प्रक्रियाएँ व्यापक नीति ढांचे के भीतर किए जाने वाले चरण होते हैं।

विधि

विधियाँ निर्धारित तरीके या ढंग प्रदान करती हैं जिनसे किसी कार्य को उद्देश्य को ध्यान में रखते हुए करना होता है। यह किसी प्रक्रिया के एक चरण वाले कार्य से संबंधित होती है और निर्दिष्ट करती है कि यह चरण किस प्रकार किया जाए। कार्य-से-कार्य विधि भिन्न हो सकती है। उपयुक्त विधि का चयन समय, धन और प्रयास बचाता है तथा दक्षता बढ़ाता है। शीर्ष प्रबंधन से पर्यवेक्षी स्तर तक कर्मचारियों को प्रशिक्षण देने के लिए विभिन्न विधियाँ अपनाई जा सकती हैं। उदाहरणतः उच्च स्तरीय प्रबंधन के लिए अभिविन्यास कार्यक्रम, व्याख्यान और संगोष्ठियाँ आयोजित की जा सकती हैं जबकि पर्यवेक्षी स्तर पर कार्यस्थल प्रशिक्षण विधियाँ और कार्य-उन्मुख विधियाँ उपयुक्त हैं।

नियम

नियम विशिष्ट कथन होते हैं जो बताते हैं कि क्या करना है। ये किसी लचीलेपन या विवेक की अनुमति नहीं देते। ये प्रबंधकीय निर्णय को दर्शाते हैं कि कोई निश्चित कार्य अवश्य किया जाना चाहिए या नहीं किया जाना चाहिए। ये आमतौर पर योजनाओं का सबसे सरल प्रकार होते हैं क्योंकि इनमें कोई समझौता या परिवर्तन तभी होता है जब कोई नीति निर्णय लिया जाए।

कार्यक्रम

कार्यक्रम किसी परियोजना के बारे में विस्तृत कथन होते हैं जो उद्देश्यों, नीतियों, प्रक्रियाओं, नियमों, कार्यों, आवश्यक मानवीय और भौतिक संसाधनों तथा किसी कार्य-पद्धति को लागू करने के लिए बजट की रूपरेखा प्रस्तुत करते हैं। कार्यक्रमों में समस्त गतिविधियों का साथ-साथ संगठन की नीति और यह भी सम्मिलित होता है कि यह समग्र व्यापार योजना में किस प्रकार योगदान देगी। सबसे सूक्ष्म विवरण भी तय किए जाते हैं अर्थात् प्रक्रियाएँ, नियम, बजट, व्यापक नीति-ढांचे के भीतर।

बजट

एक बजट संख्यात्मक पदों में व्यक्त अपेक्षित परिणामों का एक वक्तव्य है। यह एक ऐसी योजना है जो भावी तथ्यों और आँकड़ों को मात्रात्मक बनाती है। उदाहरण के लिए, एक बिक्री बजट किसी विशेष माह में प्रत्येक क्षेत्र में विभिन्न उत्पादों की बिक्री का पूर्वानुमान लगा सकता है। एक बजट यह भी बताने के लिए तैयार किया जा सकता है कि उत्पादन के चरम समय पर कारखाने में कितने श्रमिकों की आवश्यकता होगी।

चूँकि बजट सभी मदों को संख्याओं में प्रस्तुत करता है, इसलिए वास्तविक आँकड़ों की अपेक्षित आँकड़ों से तुलना करना और तत्पश्चात् सुधारात्मक कार्यवाही करना आसान हो जाता है। इस प्रकार, एक बजट एक नियंत्रण उपकरण भी है जिससे विचलनों की पूर्ति की जा सकती है। परंतु बजट बनाना पूर्वानुमान लगाने से जुड़ा होता है, इसलिए यह स्पष्टतः योजनाकरण के अंतर्गत आता है। यह अनेक संगठनों में एक मौलिक योजनात्मक साधन है।

आइए नकद बजट का एक उदाहरण लें। नकद बजट नकद प्रबंधन में एक आधारभूत उपकरण है। यह प्रबंधन को नकद के प्रयोग की योजना बनाने और नियंत्रित करने में सहायता करने वाला एक साधन है। यह एक ऐसा वक्तव्य है जो किसी निर्धारित अवधि के दौरान अनुमानित नकद प्रवाह (इनफ़्लो) और नकद बहिर्वाह (आउटफ़्लो) को दर्शाता है। नकद प्रवाह सामान्यतः नकद बिक्रियों से प्राप्त होता है और नकद बहिर्वाह सामान्यतः व्यवसाय के संचालन से जुड़े व्यय और खर्च होते हैं। शुद्ध नकद स्थिति नकद बजट द्वारा निर्धारित की जाती है, अर्थात् प्रवाह $(-)$ बहिर्वाह $=$ अधिशेष या घाटा।

प्रबंधन को विभिन्न उद्देश्यों के लिए पर्याप्त नकदी रखनी होती है। लेकिन साथ ही, उसे नकदी की अधिकता से बचना चाहिए क्योंकि इस पर बहुत कम या कोई लाभ नहीं मिलता। व्यवसाय को सावधानी के साथ अपनी नकदी की आवश्यकता का आकलन और योजना बनानी होती है।

प्रमुख पद

योजना

उद्देश्य

लक्ष्य

निर्णय

मानक

नियंत्रण

आधारभूत तथ्य

मान्यताएँ

विकल्प

रणनीति

नीति

प्रक्रिया

नियम

कार्यक्रम

बजट

सारांश

योजना

योजना पहले से तय करना है कि क्या करना है और कैसे करना है। यह प्रबंधकीय कार्यों में से एक मूलभूत कार्य है।

इसलिए योजना में उद्देश्य निर्धारित करना और इन उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए उपयुक्त कार्य योजना विकसित करना शामिल होता है।

योजना का महत्व

योजना दिशा प्रदान करती है, अनिश्चितता के जोखिम को कम करती है, अतिव्यापी और अपव्ययी गतिविधियों को घटाती है, नवीन विचारों को बढ़ावा देती है, निर्णय लेने में सहायता करती है, नियंत्रण के लिए मानक स्थापित करती है।

योजना की विशेषताएँ

योजना उद्देश्यों की प्राप्ति पर केंद्रित होती है; यह प्रबंधन का प्राथमिक कार्य है; योजना व्यापक, निरंतर, भविष्योन्मुखी है और निर्णय लेने से जुड़ी होती है; यह एक मानसिक अभ्यास है।

योजना की सीमाएँ

योजना कठोरता लाती है; रचनात्मकता घटाती है; भारी लागत लगती है; यह समय लेने वाली प्रक्रिया है; योजना गतिशील वातावरण में कार्य नहीं करती; और सफलता की गारंटी नहीं देती।

योजना प्रक्रिया

उद्देश्य निर्धारित करना: उद्देश्य संपूर्ण संगठन और संगठन के भीतर प्रत्येक विभाग या इकाई के लिए निर्धारित किए जा सकते हैं।

आधार विकसित करना: योजना भविष्य से संबंधित है जो अनिश्चित है और प्रत्येक योजनाकार इस बारे में अनुमान लगा रहा होता है कि भविष्य में क्या हो सकता है।

वैकल्पिक कार्यवाहियों की पहचान करना: एक बार उद्देश्य निर्धारित हो जाने पर, धारणाएँ बनाई जाती हैं। फिर अगला कदम उन पर कार्य करना होता है। वैकल्पिक कार्यवाहियों का मूल्यांकन करना: अगला कदम प्रत्येक विकल्प के लाभ और हानि को तौलना होता है।

एक विकल्प चुनना: यह निर्णय लेने का वास्तविक बिंदु है। सबसे अच्छी योजना को अपनाया और लागू किया जाना है।

योजना को लागू करना: इसका संबंध योजना को कार्यान्वित करने से है। अनुवर्ती कार्य: योजनाओं की निगरानी करना उतना ही महत्वपूर्ण है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि उद्देश्य प्राप्त हो रहे हैं।

योजनाओं के प्रकार

उद्देश्य: इसलिए उद्देश्यों को भविष्य की वह वांछित स्थिति कहा जा सकता है जिसे प्रबंधन प्राप्त करना चाहता है।

रणनीति: एक रणनीति संगठन के व्यवसाय की व्यापक रूपरेखा प्रदान करती है। यह भविष्य के निर्णयों को भी संदर्भित करेगी जो दीर्घकाल में संगठन की दिशा और दायरे को परिभाषित करते हैं।

नीति: नीतियाँ सामान्य कथन होते हैं जो सोच को मार्गदर्शन देते हैं या ऊर्जाओं को एक विशेष दिशा में केंद्रित करते हैं।

प्रक्रिया: प्रक्रियाएँ गतिविधियों को कैसे आगे बढ़ाना है, इसके लिए नियमित चरण होते हैं। नियम: नियम विशिष्ट कथन होते हैं जो बताते हैं कि क्या करना है।

कार्यक्रम: कार्यक्रम किसी परियोजना के बारे में विस्तृत वक्तव्य होते हैं जो किसी कार्य-पद्धति को लागू करने के लिए उद्देश्यों, नीतियों, प्रक्रियाओं, नियमों, कार्यों, आवश्यक मानवीय तथा भौतिक संसाधनों और बजट को रूपरेखित करते हैं।

बजट: बजट संख्यात्मक पदों में व्यक्त अपेक्षित परिणामों का वक्तव्य होता है। यह एक ऐसी योजना है जो भविष्य के तथ्यों और आँकड़ों को मात्रात्मक रूप देती है।

अभ्यास

अत्यंत लघु उत्तरीय

1. योजना दिशा कैसे प्रदान करती है?

2. एक कंपनी अपना बाजार-हिस्सा वर्तमान $10 %$ से बढ़ाकर $25 %$ करना चाहती है ताकि अगले वित्तीय वर्ष के अंत तक बाजार में प्रभुत्व स्थापित कर सके। बिक्री प्रबंधक श्रीमती राजनी से इस उद्देश्य की प्राप्ति के लिए उपलब्ध विकल्पों की रूपरेखा प्रस्तुत करने को कहा गया है। उनकी रिपोर्ट में निम्नलिखित विकल्प शामिल थे—नए बाजारों में प्रवेश, ग्राहकों को दी जाने वाली उत्पाद श्रेणी का विस्तार, बिक्री-प्रोत्साहन तकनीकों जैसे छूट, रियायतें या विज्ञापन गतिविधियों के लिए बजट बढ़ाना। श्रीमती राजनी द्वारा योजना-प्रक्रिया के किस चरण को निष्पादित किया गया है?

3. नियमों को योजनाएँ क्यों माना जाता है?

4. रामा स्टेशनरी मार्ट ने निर्णय लिया है कि वह सभी भुगतान केवल ई-ट्रांसफर द्वारा करेगा। रामा स्टेशनरी मार्ट द्वारा अपनाई गई योजना का प्रकार पहचानिए।

5. क्या योजना परिवर्तनशील वातावरण में कार्य कर सकती है? अपने उत्तर को औचित्य देने हेतु एक कारण दीजिए।

लघु उत्तरीय

1. योजना की परिभाषा में मुख्य पहलू क्या हैं?

2. यदि योजना भविष्य के लिए विवरण तैयार करने से संबंधित है, तो यह सफलता सुनिश्चित क्यों नहीं करती?

3. व्यावसायिक संगठनों द्वारा किस प्रकार की रणनीतिक निर्णय लिए जाते हैं?

4. योजना रचनात्मकता को कम करती है। समालोचनात्मक टिप्पणी करें। (संकेत: दोनों बिंदु - योजना नवीन विचारों को बढ़ावा देती है और योजना रचनात्मकता को कम करती है - दिए जाएंगे)।

5. 2018 में रिलायंस जियो के आक्रमण से निपटने के प्रयास में, बाज़ार नेता भारती एयरटेल ने अपनी ₹149 प्रीपेड योजना को ताज़ा किया है ताकि प्रतिदिन $2 \mathrm{~GB}$ $3 \mathrm{G} / 4 \mathrm{G}$ डेटा दिया जा सके, जो पहले दी जाने वाली मात्रा से दोगुना है। दिए गए उदाहरण में उजागर की गई योजना का नाम बताएं। इसके तीन आयाम भी बताएं।

6. योजना का प्रकार बताएं और यह भी बताएं कि वे एकल उपयोग वाली हैं या स्थायी योजना:

(a) एक प्रकार की योजना जो नियंत्रण उपकरण के रूप में भी कार्य करती है। (बजट)

(b) एक योजना जो अनुसंधान और विश्लेषण पर आधारित होती है और भौतिक और तकनीकी कार्यों से संबंधित होती है। (विधि)

दीर्घ उत्तरीय

1. ऐसा क्यों है कि संगठन हमेशा अपने सभी उद्देश्यों को पूरा करने में सक्षम नहीं होते?

2. प्रबंधन द्वारा योजना प्रक्रिया में कौन-से चरण अपनाए जाते हैं?

3. एक ऑटो कंपनी सी लिमिटेड बाज़ार में अपनी हिस्सेदारी घटने की समस्या का सामना कर रही है क्योंकि नए और मौजूदा प्रतिस्पर्धियों ने प्रतिस्पर्धा बढ़ा दी है। उसके प्रतिद्वंद्वी मूल्य-संवेदनशील सामान्य उपभोक्ताओं के लिए कम कीमत वाले मॉडल पेश कर रहे हैं। सी लिमिटेड ने महसूस किया कि भविष्य में अपनी बाजार स्थिति सुधारने के लिए तुरंत कदम उठाने होंगे। गुणवत्ता-चेतन उपभोक्ताओं के लिए सी लिमिटेड नए फीचर्स और नई तकनीकी प्रगति वाले नए मॉडल पेश करने की योजना बना रही है। कंपनी ने सभी प्रबंधन स्तरों के प्रतिनिधियों की एक टीम बनाई है। यह टीम मस्तिष्क-तूफान करेगी और वे कदम तय करेगी जो संगठन द्वारा उपरोक्त रणनीति को लागू करने के लिए अपनाए जाएंगे। नीचे दी गई स्थिति में योजना की विशेषताओं की व्याख्या करें। (संकेत: योजना सर्वव्यापी है, योजना भविष्योन्मुख है और योजना एक मानसिक अभ्यास है)।