ग्रासरूट नेतृत्व - फोर्ड मोटर कंपनी

फोर्ड हमेशा से सक्षम प्रबंधकों और तकनीशियनों को आकर्षित और पोषित करता आया है, लेकिन यह परिवर्तन एजेंटों और नेताओं के लिए ऐसा करने में विफल रहा है। इसलिए, ऑटोमेकर की सांस्कृतिक ओवरहॉल के हिस्से के रूप में, फोर्ड नेताओं का मास-निर्माण करने के एक व्यापक प्रयास पर जा रहा है। यह “योद्धा-उद्यमियों” की एक सेना बनाना चाहता है - ऐसे लोग जिनमें पुराने विचारों को उखाड़ फेंकने की हिम्मत और कौशल हो, और जो परिवर्तन में इतनी जोशीले तरीके से विश्वास करते हों कि उसे साकार कर सकें।

फोर्ड मोटर कंपनी ने अपनी वरिष्ठ प्रबंधन टीम में प्रमुख बदलावों की घोषणा की है क्योंकि यह अपने ऑटोमोटिव व्यवसाय को मजबूत करने, कंपनी की परिचालन फिटनेस में सुधार करने और उभरते अवसरों का लाभ उठाने के लिए रणनीतिक बदलाव को तेज करने के लिए जारी है। नेतृत्व परिवर्तनों की घोषणा करते हुए, फोर्ड के अध्यक्ष और सीईओ जिम हैकेट ने कहा कि फोर्ड “बेहद भाग्यशाली है कि उसके पास एक अनुभवी और प्रतिबद्ध कार्यकारी टीम मौजूद है जो अपने व्यवसाय को महत्वपूर्ण रूप से मजबूत करने के साथ-साथ दुनिया की सबसे भरोसेमंद मोबिलिटी कंपनी बनने की अपनी दृष्टि की ओर निर्माण करे। उनका उद्देश्य व्यवसाय को परिचालन फिटनेस, उत्पाद और ब्रांड उत्कृष्टता और लाभप्रदता के नए स्तरों तक ले जाना है।

फोर्ड ग्रासरूट नेतृत्व को एक सफल व्यवसाय बनाने के लिए सबसे बेहतर वाहन मानता है।

स्रोत: http:// $\text {media.ford.com/content/fordmedia/fna/us/en/news/ 2018/02/22/company-news.html}$

परिचय

उपरोक्त उदाहरण बताता है कि सभी प्रबंधकों में नेतृत्व के गुणों को विकसित करना कितना आवश्यक है। व्यावसायिक संगठनों ने हमेशा उन प्रबंधकों को उचित महत्व दिया है जो दूसरों का नेतृत्व करने में सक्षम हैं। एक प्रबंधक को अपने अधीनस्थों का नेतृत्व करने, उन्हें प्रेरित करने और प्रेरणा देने तथा उनसे उपयुक्त रूप से संवाद करने के लिए विभिन्न तरीकों का उपयोग करना पड़ता है। इन तरीकों, जिनकी चर्चा वर्तमान अध्याय में की गई है, को समूहतः प्रबंधन की निर्देशन फलन कहा जाता है।

अर्थ

सामान्य अर्थ में, निर्देशन का अर्थ है लोगों को निर्देश देना और कार्य करने में मार्गदर्शन करना। हमारे दैनिक जीवन में हम ऐसी अनेक स्थितियों का सामना करते हैं जैसे एक होटल मालिक अपने कर्मचारियों को किसी समारोह के आयोजन के लिए निश्चित गतिविधियाँ पूरी करने का निर्देश देता है, एक शिक्षक अपने विद्यार्थी को कोई कार्य सौंपता है, एक फिल्म निर्देशक कलाकारों को बताता है कि उन्हें फिल्म में कैसे अभिनय करना है आदि। इन सभी स्थितियों में हम देख सकते हैं कि निर्देशन किसी पूर्वनिर्धारित उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए किया जाता है।

किसी संगठन के प्रबंधन के संदर्भ में, निर्देशन का अर्थ है संगठन में कार्यरत लोगों को निर्देश देना, मार्गदर्शन करना, परामर्श देना, प्रेरित करना और नेतृत्व करना ताकि संगठन अपने उद्देश्यों को प्राप्त कर सके।

आप यहाँ देख सकते हैं कि निर्देशन केवल संचार का मामला नहीं है बल्कि इसमें पर्यवेक्षण, प्रेरणा और नेतृत्व जैसे अनेक तत्व सम्मिलित होते हैं। यह प्रत्येक प्रबंधक द्वारा किए जाने वाले प्रमुख प्रबंधकीय कार्यों में से एक है। निर्देशन एक प्रबंधकीय प्रक्रिया है जो संगठन के जीवनकाल के दौरान निरंतर चलती रहती है।

निर्देशन की मुख्य विशेषताओं की चर्चा नीचे की गई है:

(i) निर्देशन कार्य प्रारंभ करता है: निर्देशन एक प्रमुख प्रबंधकीय कार्य है। एक प्रबंधक को अपने कर्तव्यों का निर्वहन करते समय इस कार्य को योजना, संगठन, कर्मचारी नियुक्ति और नियंत्रण के साथ करना पड़ता है। जबकि अन्य कार्य कार्य के लिए एक वातावरण तैयार करते हैं, निर्देशन संगठन में कार्य प्रारंभ करता है।

(ii) निर्देशन प्रबंधन के हर स्तर पर होता है: हर प्रबंधक, शीर्ष कार्यकारी से लेकर पर्यवेक्षक तक, निर्देशन का कार्य करता है। निर्देशन वहीं होता है जहां वरिष्ठ-अधीनस्थ संबंध मौजूद होते हैं।

(iii) निर्देशन एक निरंतर प्रक्रिया है: निर्देशन एक निरंतर गतिविधि है। यह संगठन के जीवनकाल भर चलता है, चाहे प्रबंधकीय पदों पर कोई भी व्यक्ति क्यों न हो। हम देख सकते हैं कि इन्फोसिस, टाटा, बीएचईएल, एचएलएल जैसे संगठनों में प्रबंधक बदल सकते हैं, लेकिन निर्देशन प्रक्रिया जारी रहती है क्योंकि निर्देशन के बिना संगठनात्मक गतिविधियां आगे नहीं बढ़ सकतीं।

(iv) निर्देशन ऊपर से नीचे की ओर प्रवाहित होता है: निर्देशन पहले शीर्ष स्तर पर प्रारंभ होता है और संगठनात्मक पदानुक्रम के माध्यम से नीचे तक पहुंचता है।

इसका अर्थ है कि हर प्रबंधक अपने सीधे अधीनस्थ को निर्देश दे सकता है और अपने सीधे बॉस से निर्देश प्राप्त कर सकता है।

निर्देशन का महत्व

निर्देशन के महत्त्व को इस तथ्य से समझा जा सकता है कि संगठन में प्रत्येक कार्य केवल निर्देशन के माध्यम से ही प्रारम्भ होता है। निर्देशन सामान्य उद्देश्यों की प्राप्ति की ओर मार्गदर्शन करता है। निर्देशन के माध्यम से प्रबंधक न केवल संगठन के लोगों को यह बताते हैं कि उन्हें क्या करना है, कब करना है और कैसे करना है, बल्कि यह भी देखते हैं कि उनके निर्देशों का समुचित रूप से पालन किया जाए। बहुत बार यह संगठन के कार्यक्षम और प्रभावी संचालन का एक महत्वपूर्ण कारक बन जाता है। निर्देशन के महत्त्व को रेखांकित करने वाले बिंदु इस प्रकार प्रस्तुत हैं:

(i) निर्देशन संगठन में लोगों द्वारा वांछित उद्देश्यों की प्राप्ति की ओर कार्य प्रारम्भ करने में सहायक होता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई पर्यवेक्षक अपने अधीनस्थों का मार्गदर्शन करता है और कार्य करने में उनकी शंकाओं का समाधान करता है, तो इससे कार्यकर्ता को दिया गया कार्य लक्ष्य प्राप्त करने में सहायता मिलेगी।

(ii) निर्देशन संगठन में कर्मचारियों के प्रयासों को इस प्रकार एकीकृत करता है कि प्रत्येक व्यक्तिगत प्रयास संगठन के प्रदर्शन में योगदान देता है। इस प्रकार यह सुनिश्चित करता है कि व्यक्ति संगठन के उद्देश्यों के लिए कार्य करें। उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक जिसमें अच्छी नेतृत्व क्षमता है, वह अपने अधीन कार्य कर रहे कर्मचारियों को यह विश्वास दिलाने में सक्षम होगा कि व्यक्तिगत प्रयास और टीम प्रयास से संगठन के उद्देश्यों की प्राप्ति होगी।

(iii) निर्देशन कर्मचारियों को प्रेरित कर और प्रभावी नेतृत्व प्रदान कर उनकी पूरी क्षमता और योग्यता को साकार करने में मार्गदर्शन करता है। एक अच्छा नेता हमेशा अपने कर्मचारियों की क्षमता को पहचान सकता है और उन्हें उनकी पूरी क्षमता से काम करने के लिए प्रेरित कर सकता है।

(iv) निर्देशन संगठन में आवश्यक परिवर्तनों को लागू करने में सहायक होता है। आमतौर पर लोग संगठन में परिवर्तनों का विरोध करने की प्रवृत्ति रखते हैं। प्रेरणा, संचार और नेतृत्व के माध्यम से प्रभावी निर्देशन इस प्रतिरोध को कम करने और परिवर्तनों को लागू करने में आवश्यक सहयोग विकसित करने में मदद करता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई प्रबंधक लेखांकन की नई प्रणाली लागू करना चाहता है, तो प्रारंभ में लेखा कर्मचारियों का विरोध हो सकता है। लेकिन यदि प्रबंधक उद्देश्य को समझाता है, प्रशिक्षण प्रदान करता है और अतिरिक्त पुरस्कारों से प्रेरित करता है, तो कर्मचारी परिवर्तन को स्वीकार कर सकते हैं और प्रबंधक के साथ सहयोग कर सकते हैं।

(v) प्रभावी निर्देशन संगठन में स्थिरता और संतुलन लाने में मदद करता है क्योंकि यह लोगों के बीच सहयोग और प्रतिबद्धता को बढ़ावा देता है और विभिन्न समूहों, गतिविधियों और विभागों के बीच संतुलन प्राप्त करने में सहायक होता है।

निर्देशन के सिद्धांत

अच्छा और प्रभावी निर्देशन प्रदान करना एक चुनौतीपूर्ण कार्य है क्योंकि इसमें कई जटिलताएं होती हैं। एक प्रबंधक को विविध पृष्ठभूमि और अपेक्षाओं वाले लोगों से निपटना पड़ता है। यह निर्देशन प्रक्रिया को जटिल बनाता है। निर्देशन के कुछ मार्गदर्शी सिद्धांत इस प्रक्रिया में मदद कर सकते हैं। ये सिद्धांत नीचे संक्षेप में समझाए गए हैं:

(i) अधिकतम व्यक्तिगत योगदान: यह सिद्धांत इस बात पर ज़ोर देता है कि निर्देशन तकनीकों को संगठन के हर व्यक्ति को अपनी अधिकतम क्षमता के अनुसार योगदान देने में मदद करनी चाहिए ताकि संगठनात्मक उद्देश्यों की प्राप्ति हो सके। इसे संगठन की दक्षता के लिए कर्मचारियों की अप्रयुक्त ऊर्जाओं को बाहर लाना चाहिए। उदाहरण के लिए, उपयुक्त मौद्रिक और गैर-मौद्रिक पुरस्कारों के साथ एक अच्छी प्रेरणा योजना किसी कर्मचारी को संगठन के लिए अपना अधिकतम प्रयास देने के लिए प्रेरित कर सकती है क्योंकि वह महसूस कर सकता है कि उसके प्रयास उसे उपयुक्त पुरस्कार दिलाएंगे।

(ii) उद्देश्यों की सामंजस्यता: बहुत बार हम पाते हैं कि कर्मचारियों के व्यक्तिगत उद्देश्य और संगठनात्मक उद्देश्य एक-दूसरे के विरोधाभासी होते हैं। उदाहरण के लिए, कोई कर्मचारी अपनी व्यक्तिगत जरूरतों को पूरा करने के लिए आकर्षक वेतन और मौद्रिक लाभों की अपेक्षा कर सकता है। संगठन कर्मचारियों से उत्पादकता बढ़ाकर अपेक्षित लाभ प्राप्त करने की अपेक्षा कर सकता है। लेकिन, अच्छा निर्देशन यह विश्वास दिलाकर सामंजस्य प्रदान करना चाहिए कि कर्मचारी पुरस्कार और कार्य दक्षता एक-दूसरे के पूरक हैं।

(iii) आदेश की एकता: यह सिद्धांत इस बात पर ज़ोर देता है कि संगठन में किसी व्यक्ति को केवल एक ही वरिष्ठ से निर्देश प्राप्त करने चाहिए। यदि एक से अधिक स्रोतों से निर्देश प्राप्त होते हैं, तो इससे संगठन में भ्रम, संघर्ष और अव्यवस्था पैदा होती है। इस सिद्धांत का पालन प्रभावी निर्देशन सुनिश्चित करता है।

(iv) निर्देशन तकनीक की उपयुक्तता: इस सिद्धांत के अनुसार, लोगों को निर्देशित करते समय उपयुक्त प्रेरणात्मक और नेतृत्व तकनीक का प्रयोग किया जाना चाहिए, जो कि उपरिगामी की आवश्यकताओं, क्षमताओं, दृष्टिकोणों और अन्य परिस्थितिजन्य चरों पर आधारित हो। उदाहरण के लिए, कुछ लोगों के लिए धन एक शक्तिशाली प्रेरक हो सकता है जबकि अन्य के लिए पदोन्नति एक प्रभावी प्रेरक हो सकती है।

(v) प्रबंधकीय संचार: संगठन के सभी स्तरों पर प्रभावी प्रबंधकीय संचार निर्देशन को प्रभावी बनाता है। निर्देशन में स्पष्ट निर्देश देने चाहिए ताकि उपरिगामियों में पूर्ण समझ उत्पन्न हो। उचित प्रतिक्रिया के माध्यम से प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि उपरिगामी उसके निर्देशों को स्पष्ट रूप से समझता है।

(vi) अनौपचारिक संगठन का उपयोग: एक प्रबंधक को यह समझना चाहिए कि प्रत्येक औपचारिक संगठन के भीतर अनौपचारिक समूह या संगठन मौजूद होते हैं। उसे ऐसे संगठनों को पहचानना चाहिए और प्रभावी निर्देशन के लिए उनका उपयोग करना चाहिए।

(vii) नेतृत्व: उपरिगामियों को निर्देशित करते समय प्रबंधकों को अच्छा नेतृत्व करना चाहिए क्योंकि यह उपरिगामियों को सकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है बिना उनमें असंतोष उत्पन्न किए।

(vii) अनुवर्तन: केवल आदेश देना पर्याप्त नहीं है। प्रबंधकों को यह समीक्षा करते रहना चाहिए कि आदेशों का पालन किया जा रहा है या नहीं या कोई समस्या आ रही है। यदि आवश्यक हो तो निर्देशों में उपयुक्त संशोधन किए जाने चाहिए।

निर्देशन के तत्व

निर्देशन की प्रक्रिया में संगठन के लोगों को मार्गदर्शन, प्रशिक्षण, निर्देशन, प्रेरणा और नेतृत्व प्रदान करना शामिल होता है ताकि वे संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त कर सकें। निम्नलिखित उदाहरणों पर विचार करें: (i) एक पर्यवेक्षक एक श्रमिक को लेथ मशीन पर किए जाने वाले संचालन के बारे में समझाता है, (ii) एक खनन इंजीनियर कोयला खदान में काम करते समय अपनाई जाने वाली सावधानियों के बारे में समझाता है, (iii) एक प्रबंध निदेशक कंपनी के लाभ में योगदान देने के लिए प्रबंधकों को लाभ में हिस्सा देने की घोषणा करता है, और (iv) एक प्रबंधक किसी कार्य को करने में अग्रणी भूमिका निभाकर अपने कर्मचारियों को प्रेरित करता है।

इन सभी उदाहरणों और निर्देशन से संबंधित कई अन्य गतिविधियों को व्यापक रूप से चार श्रेणियों में वर्गीकृत किया जा सकता है जो निर्देशन के तत्व हैं। ये हैं:

(i) पर्यवेक्षण

(ii) प्रेरणा

(iii) नेतृत्व

(iv) संचार

निर्देशन के बारे में अधिक जानने के लिए, इन तत्वों को विस्तार से चर्चा किया गया है।

पर्यवेक्षण

पर्यवेक्षण शब्द को दो तरीकों से समझा जा सकता है। पहले, इसे निर्देशन के एक तत्व के रूप में समझा जा सकता है और दूसरे, इसे संगठनात्मक पदानुक्रम में पर्यवेक्षकों द्वारा किए जाने वाले एक कार्य के रूप में समझा जा सकता है।

पर्यवेक्षण निर्देशन का एक तत्व होने के नाते, संगठन में प्रत्येक प्रबंधक अपने अधीनस्थों का पर्यवेक्षण करता/करती है। इस अर्थ में, पर्यवेक्षण को कर्मचारियों और अन्य संसाधनों के प्रयासों को वांछित उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए मार्गदर्शन करने की प्रक्रिया के रूप में समझा जा सकता है। इसका अर्थ है कि अधीनस्थों द्वारा क्या किया जा रहा है, उस पर नज़र रखना और संसाधनों के इष्टतम उपयोग और कार्य लक्ष्यों की प्राप्ति सुनिश्चित करने के लिए निर्देश देना।

दूसरे, पर्यवेक्षण को उस कार्य के रूप में समझा जा सकता है जो पर्यवेक्षक द्वारा किया जाता है, जो संगठन की पदानुक्रम में प्रबंधकीय पद है, संचालन स्तर पर अर्थात् श्रमिक के ठीक ऊपर। पर्यवेक्षक के कार्य और प्रदर्शन किसी भी संगठन के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण होते हैं क्योंकि वह श्रमिकों से सीधे संबंधित होता है जबकि अन्य प्रबंधक निचले स्तर के श्रमिकों से सीधे संपर्क नहीं रखते।

पर्यवेक्षण का महत्व

पर्यवेक्षण का महत्व पर्यवेक्षक द्वारा निभाई जाने वाली विभिन्न भूमिकाओं से समझा जा सकता है। ये नीचे स्पष्ट की गई हैं:

(i) पर्यवेक्षक दैनिक आधार पर श्रमिकों के संपर्क में रहता है और मैत्रीपूर्ण संबंध बनाए रखता है। एक अच्छा पर्यवेक्षक श्रमिकों के लिए मार्गदर्शक, मित्र और दार्शनिक के रूप में कार्य करता है।

(ii) पर्यवेक्षक श्रमिकों और प्रबंधन के बीच एक कड़ी के रूप में कार्य करता है। वह एक ओर प्रबंधन के विचारों को श्रमिकों तक पहुँचाता है और दूसरी ओर श्रमिकों की समस्याओं को प्रबंधन तक ले जाता है। पर्यवेक्षक द्वारा निभाई जाने वाली यह भूमिका प्रबंधन और श्रमिकों/कर्मचारियों के बीच गलतफहमियों और संघर्षों से बचने में मदद करती है।

(iii) पर्यवेक्षक उन श्रमिकों के बीच समूह एकता बनाए रखने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है जो उसके नियंत्रण में हैं। वह आंतरिक मतभेदों को सुलझाता है

एक असंतुष्ट प्रबंधक का मार्गदर्शन करना

रश्मि जोशी फाइन प्रोडक्शंस में दस वर्षों से जिला बिक्री प्रबंधक थीं। उन्हें उनके सहकर्मियों और पर्यवेक्षकों द्वारा एक ऐसे व्यक्ति के रूप में मान्यता प्राप्त थी जो विभाग को अच्छे ढंग से प्रबंधित करती थी। हालांकि, सभी जानते थे कि रश्मि अत्यधिक महत्वाकांक्षी थी और एक उच्च स्तर की प्रबंधन पद की तलाश में थी। जब उनके बिक्री प्रतिनिधि ने अच्छा काम किया, तो वह उसका श्रेय लेने का प्रयास करती। हालांकि, यदि कोई समस्या उत्पन्न होती, तो वह सोचती कि यह उसकी गलती नहीं है। जब विपणन प्रबंधक सेवानिवृत्त हुआ, तो रश्मि ने उस पद के लिए आवेदन किया। कंपनी ने जिम्मेदारी और महत्व को देखते हुए एक व्यापक खोज करने का निर्णय लिया। जब खोज समाप्त हुई, तो निर्णय लिया गया कि पद को कंपनी के बाहर से किसी व्यक्ति से भरा जाए। शीर्ष प्रबंधन की सर्वसम्मति थी कि रश्मि, यद्यपि एक अच्छी जिला बिक्री प्रबंधक थी, लेकिन उसे अपने नए सहकर्मी समूहों के साथ काम करने में कठिनाइयाँ हो सकती हैं। उन्हें लगा कि यदि वह उनके काम का श्रेय लेने का प्रयास करती है, तो वह अन्य प्रबंधकों को नाराज़ कर सकती है और, परिणामस्वरूप, उनका प्रदर्शन प्रभावित हो सकता है।

रश्मि टूट गई थी। वह उस विशेष पद को लंबे समय से चाहती थी और उसे प्राप्त करने के लिए अपनी सारी ऊर्जा समर्पित कर चुकी थी। वह बहुत निराश हो गई और उसका काम बिगड़ने लगा। विभाग उसके बजाय उसके बावजूद कार्य कर रहा था। निर्णय धीरे-धीरे लिए जाते थे, यदि लिए जाते थे, और वह अपनी बिक्री रिपोर्टों में देर करने लगी। यद्यपि उसकी बिक्री स्टाफ उत्पादक बनी रही, रश्मि श्रेय नहीं ले सकी।

जब नया विपणन प्रबंधक कार्यभार संभाला, तो उसके सामने आने वाली पहली प्रमुख समस्याओं में से एक यह थी कि रश्मि को उसके पूर्व प्रदर्शन स्तर तक प्रेरित और प्रेरित कैसे किया जाए। उसने मान्यता दी कि रश्मि लंबे समय से कंपनी के साथ थी, लेकिन उसे वास्तव में अच्छा प्रदर्शन करने के लिए प्रेरित करने के लिए कुछ करना था।

और श्रमिकों के बीच सद्भाव बनाए रखता है।

(iv) पर्यवेक्षक यह सुनिश्चित करता है कि कार्य निर्धारित लक्ष्यों के अनुसार किया जाए। वह कार्य-सिद्धि की जिम्मेदारी लेता है और अपने श्रमिकों को प्रभावी ढंग से प्रेरित करता है।

(v) पर्यवेक्षक श्रमिकों और कर्मचारियों को अच्छा ऑन-द-जॉब प्रशिक्षण प्रदान करता है। एक कुशल और जानकार पर्यवेक्षक श्रमिकों की एक कुशल टीम बना सकता है।

(vi) पर्यवेक्षकीय नेतृत्व संगठन में श्रमिकों को प्रभावित करने में एक प्रमुख भूमिका निभाता है। अच्छे नेतृत्व गुणों वाला पर्यवेक्षक श्रमिकों में उच्च मनोबल बना सकता है।

(vii) एक अच्छा पर्यवेक्षक किए गए कार्य का विश्लेषण करता है और श्रमिकों को प्रतिक्रिया देता है। वह कार्य कौशल विकसित करने के तरीके और साधन सुझाता है।

प्रेरणा

रश्मि का मामला प्रबंधकीय कार्य के एक महत्वपूर्ण तथ्य को उजागर करता है; यह हमेशा संभव नहीं होता कि औपचारिक अधिकार का प्रयोग करके ही कर्मचारियों से सर्वश्रेष्ठ कार्य प्राप्त किया जा सके। लोगों को ऐसा व्यवहार करने के लिए क्या प्रेरित करता है? कुछ लोग कार्य करने में अनिच्छुक क्यों होते हैं यद्यपि उमें कार्य करने की क्षमता है? लोगों को प्रभावी ढंग से कार्य करने के लिए क्या किया जाना चाहिए?

इन प्रश्नों के उत्तर देने के लिए, एक प्रबंधक को लोगों के व्यवहार के कारणों में अंतर्दृष्टि विकसित करने का प्रयास करना चाहिए। एक प्रबंधक को अत्यधिक प्रतिबद्ध और परिश्रमी कर्मचारी या आलसी, टालमटोल और सतही श्रमिक मिल सकते हैं। वह आश्चर्य कर सकता है कि अपनी क्षमता के अनुसार कार्य करने को तैयार न होने वाले श्रमिकों के साथ क्या किया जाए। मनोवैज्ञानिक कहते हैं कि यह प्रेरणा है जो लोगों को स्वेच्छा से कार्य करने के लिए प्रेरित करती है।

आइए प्रेरणा के बारे में कुछ समझने का प्रयास करें।

प्रेरणा: प्रेरणा का अर्थ है किसी कार्य या गति के लिए उकसावा या प्रेरणा देना। किसी संगठन के संदर्भ में इसका अर्थ है अधीनस्थों को वांछित ढंग से कार्य करने के लिए प्रेरित करने की प्रक्रिया ताकि कुछ निश्चित संगठनात्मक लक्ष्यों की प्राप्ति हो सके।

प्रेरणा पर चर्चा करते समय हमें तीन परस्पर संबंधित पदों को समझने की आवश्यकता है — उद्देश्य, प्रेरणा और प्रेरक। आइए इन पदों को जानने का प्रयास करें।

(i) उद्देश्य: उद्देश्य एक आंतरिक अवस्था है जो ऊर्जा देती है, सक्रिय करती है या गति देती है और व्यवहार को लक्ष्यों की ओर निर्देशित करती है। उद्देश्य व्यक्तियों की आवश्यकताओं से उत्पन्न होते हैं। किसी उद्देश्य की प्राप्ति व्यक्ति में बेचैनी उत्पन्न करती है जो कुछ कार्य करने के लिए प्रेरित करती है ताकि ऐसी बेचैनी कम हो सके। उदाहरण के लिए, भोजन की आवश्यकता भूख उत्पन्न करती है जिसके कारण व्यक्ति भोजन की खोज करता है। कुछ ऐसे उद्देश्य हैं — भूख, प्यास, सुरक्षा, सहबद्धता, आराम की आवश्यकता, मान्यता आदि।

(ii) प्रेरणा: प्रेरणा लोगों को वांछित लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए कार्य करने के लिए प्रेरित करने की प्रक्रिया है। प्रेरणा लोगों की आवश्यकताओं की संतुष्टि पर निर्भर करती है।

(iii) प्रेरक: प्रेरक वह तकनीक है जिसका उपयोग संगठन में लोगों को प्रेरित करने के लिए किया जाता है। प्रबंधक विविध प्रेरकों जैसे वेतन, बोनस, पदोन्नति, मान्यता, प्रशंसा, उत्तरदायित्व आदि का उपयोग संगठन में लोगों को प्रभावित करने के लिए करते हैं ताकि वे अपना सर्वश्रेष्ठ योगदान दें।

प्रेरणा की अवधारणा को समझाने के लिए कुछ परिभाषाएं ऊपर दिए गए बॉक्स में दी गई हैं।

प्रेरणा की विशेषताएं

प्रेरणा पर विभिन्न परिभाषाओं और दृष्टिकोणों के विश्लेषण से प्रेरणा की निम्नलिखित विशेषताएं प्रकट होती हैं:

(i) प्रेरणा एक आंतरिक भावना है। मनुष्य की आंतरिक आकांक्षाएँ, प्रेरणाएँ, इच्छाएँ, लालसाएँ, प्रयास या आवश्यकताएँ, जो आंतरिक होती हैं, मानव व्यवहार को प्रभावित करती हैं। उदाहरण के लिए, लोगों में मोटरसाइकिल रखने, आरामदायक घर, समाज में प्रतिष्ठा की इच्छा या आकांक्षा हो सकती है। ये आकांक्षाएँ व्यक्ति के भीतर होती हैं।

(ii) प्रेरणा लक्ष्य-निर्देशित व्यवहार उत्पन्न करती है। उदाहरण के लिए, नौकरी में पदोन्नति कर्मचारी को उसके प्रदर्शन में सुधार के उद्देश्य से दी जा सकती है। यदि कर्मचारी पदोन्नति में रुचि रखता है, तो यह प्रदर्शन सुधारने के लिए व्यवहार उत्पन्न करने में मदद करता है।

(iii) प्रेरणा सकारात्मक या नकारात्मक दोनों हो सकती है। सकारात्मक प्रेरणा वेतन वृद्धि, पदोन्नति, मान्यता आदि जैसे सकारात्मक पुरस्कार प्रदान करती है। नकारात्मक प्रेरणा दंड, वेतन वृद्धि रोकना, धमकी आदि जैसी नकारात्मक विधियों का उपयोग करती है, जो व्यक्ति को वांछित तरीके से कार्य करने के लिए प्रेरित कर सकती हैं।

(iv) प्रेरणा एक जटिल प्रक्रिया है क्योंकि व्यक्ति अपनी अपेक्षाओं, धारणाओं और प्रतिक्रियाओं में विषम होते हैं। किसी भी प्रकार की प्रेरणा सभी सदस्यों पर समान प्रभाव नहीं डाल सकती।

प्रेरणा पर परिभाषाएँ

प्रेरणा का अर्थ है लोगों को वांछित लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए कार्यवाही करने के लिए प्रेरित करने की एक प्रक्रिया

विलियम जी. स्कॉट

प्रेरणा उस तरीके को संदर्भित करती है जिससे आग्रह, प्रेरणाएँ, इच्छाएँ, आकांक्षाएँ, प्रयास या आवश्यकताएँ मानवों के व्यवहार को नियंत्रित, निर्देशित और व्याख्या करती हैं।

मैक फारलैंड

प्रेरणा एक जटिल बल है जो किसी व्यक्ति को संगठन में कार्य करते रखने से प्रारंभ होती है। प्रेरणा वह है जो व्यक्ति को कार्य के लिए प्रेरित करती है और पहले से प्रारंभ की गई कार्यवाही में उसे बनाए रखती है।

ड्यूबिन

प्रेरणा एक ऐसी प्रक्रिया है जो किसी शारीरिक या मानसिक आवश्यकता या कमी से प्रारंभ होती है जो किसी लक्ष्य या प्रोत्साहन की ओर लक्षित व्यवहार या प्रेरणा को ट्रिगर करती है।

फ्रेड लुथन्स

प्रेरणा प्रक्रिया

प्रेरणा प्रक्रिया मानवीय आवश्यकताओं पर आधारित होती है। प्रेरणा प्रक्रिया को समझाने के लिए एक सरल मॉडल नीचे प्रस्तुत किया गया है।

निम्नलिखित उदाहरण मानवीय आवश्यकताओं की संतुष्टि की प्रक्रिया को समझाता है।

रामू बहुत भूखा है क्योंकि उसने सुबह नाश्ता नहीं किया था। दोपहर 1.00 बजे तक वह बेचैन हो गया और सड़क पर होटल की तलाश में चलने लगा ताकि कुछ नाश्ता या भोजन मिल सके। $2 \mathrm{km}$ चलने के बाद उसे एक होटल मिला जहाँ ₹10 में रोटी और दाल उपलब्ध थी। चूँकि उसकी जेब में केवल ₹15 थे, उसने ₹10 दिए और संतोषजनक भोजन किया। भोजन करने के बाद उसे लगा कि उसने फिर से ऊर्जा प्राप्त कर ली है।

किसी व्यक्ति की अतृप्त आवश्यकता तनाव उत्पन्न करती है जो उसके प्रेरकों को उत्तेजित करता है। ये प्रेरक ऐसी आवश्यकता को संतुष्ट करने के लिए खोज व्यवहार उत्पन्न करते हैं। यदि ऐसी आवश्यकता संतुष्ट हो जाती है, तो व्यक्ति तनाव से मुक्त हो जाता है।

टाटा स्टील में कर्मचारियों को प्रेरित करना

टाटा स्टील में अधिकारियों की प्रेरणा स्तर और निर्णय लेने की प्रक्रिया में भागीदारी को और बेहतर बनाने के लिए कई पहल की गई हैं, जैसे कि व्यक्तिगत विकास कार्यक्रम, प्रतिभा समीक्षा और कार्य रोटेशन प्रणाली के औपचारिक तंत्र के माध्यम से प्रशिक्षण को बढ़ावा देना, प्रदर्शन प्रबंधन प्रणाली से जुड़ा मुआवज़ा, औपचारिक पुरस्कार और मान्यता प्रणाली, मूल्यांकन से जुड़े ज्ञान प्रबंधन प्रणाली, गुणवत्ता वृत्तों में नेतृत्व के अवसर, निरंतर सुधार और मूल्य इंजीनियरिंग कार्यक्रम और एक अत्यंत पारदर्शी और विश्वसनीय बहु-पथ संचार प्रणाली जो सभी कर्मचारियों के प्रश्नों और चिंताओं को विभिन्न संवादों, दोनों औपचारिक और ऑनलाइन, के माध्यम से संबोधित करती है, जैसे कि वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, ‘एमडी ऑनलाइन’, वरिष्ठ प्रबंधन के साथ विशेष संवाद, बैठकें, सम्मेलन और सेमिनार। इन पहलों ने टाटा स्टील में एक समरूप और केंद्रित टीम बनाने में मदद की है, जिससे प्रेरणा बढ़ी है और कंपनी की दृष्टि से बंधाव हुआ है और कर्मचारियों को सहभागी प्रबंधन आधारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रेरित किया है जिससे प्रक्रियाओं की स्वामित्व भावना बढ़ी है।

टाटा स्टील एक ऐसी कंपनी है जो काम करने की स्वतंत्रता, नवाचार की स्वतंत्रता और असफल होने की स्वतंत्रता तक को सक्रिय रूप से बढ़ावा देती है। यह एक चुस्त, तेज, आधुनिक और अग्रदृष्टि वाली कंपनी है जो मजबूत विकास पथ पर है। कंपनी ने उत्पादन सुविधाओं और विनिर्माण प्रक्रिया में प्रौद्योगिकी के संदर्भ में क्रांतिकारी बदलाव किए हैं। इन बदलावों के परिणामस्वरूप युवा भर्तियों के लिए नई चुनौतियों को स्वीकार करने के लिए अधिक अवसर पैदा हुए हैं और आईटी सक्षम प्रणालियों और उच्च स्तर की स्वचालन पर आधारित प्रदर्शन के लिए अवसर बढ़े हैं। इनसे कंपनी को इस्पात के सबसे कम लागत वाले उत्पादकों में से एक बनाया है और यह एकमात्र भारतीय कंपनी है जिसे वर्ल्ड स्टील डायनामिक्स द्वारा शीर्ष ‘वर्ल्ड क्लास’ इस्पात निर्माताओं में से एक के रूप में मान्यता दी गई है। टाटा स्टील न केवल अपने नेतृत्व को मजबूत करना चाहती है बल्कि इसे और बेहतर बनाना चाहती है, जिसके लिए मजबूत नेतृत्व विकास प्रणालियों को अपनाया गया है जिससे कंपनी ने अन्य कंपनियों के लिए कई सीईओ बनाए हैं।

http://www. $\text {tata.}$com/tata_steel/releases/20030829.htm

प्रेरणा का महत्व

टाटा स्टील के उदाहरण में आपने देखा है कि किस प्रकार दिशा-निर्देशन, प्रेरणा और प्रभावी नेतृत्व ने कंपनी को आगे बढ़ाया है। कंपनी में संचार प्रणालियों ने भी कर्मचारियों को लक्ष्य प्राप्त करने के लिए प्रोत्साहित किया है।

प्रेरणा को महत्वपूर्ण माना जाता है क्योंकि यह संगठन में मानव संसाधनों की आवश्यकताओं की पहचान करने और उन्हें संतुष्ट करने में मदद करता है और इस प्रकार उनके प्रदर्शन में सुधार करने में सहायक होता है। यही कारण है कि प्रत्येक प्रमुख संगठन विभिन्न प्रकार की प्रेरणा कार्यक्रम विकसित करता है और इन कार्यक्रमों पर करोड़ों रुपये खर्च करता है। प्रेरणा के महत्व को निम्नलिखित लाभों द्वारा इंगित किया जा सकता है:

(i) प्रेरणा कर्मचारियों के साथ-साथ संगठन के प्रदर्शन स्तर में सुधार करने में मदद करती है। चूंकि उचित प्रेरणा कर्मचारियों की आवश्यकताओं को संतुष्ट करती है, वे बदले में अपनी सारी ऊर्जा अपने कार्य में इष्टतम प्रदर्शन के लिए समर्पित करते हैं। एक संतुष्ट कर्मचारी हमेशा अपेक्षित प्रदर्शन कर सकता है। संगठन में अच्छी प्रेरणा उच्च स्तर के प्रदर्शन को प्राप्त करने में मदद करती है क्योंकि प्रेरित कर्मचारी संगठनात्मक लक्ष्यों के लिए अपना अधिकतम प्रयास देते हैं।

(ii) प्रेरणा कर्मचारी के नकारात्मक या उदासीन दृष्टिकोण को सकारात्मक दृष्टिकोण में बदलने में मदद करती है ताकि संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त किया जा सके। उदाहरण के लिए, यदि किसी श्रमिक को उचित पुरस्कार नहीं दिया जाता है तो उसका अपने कार्य के प्रति उदासीन या नकारात्मक दृष्टिकोण हो सकता है। यदि उपयुक्त पुरस्कार दिए जाते हैं और पर्यवेक्षक अच्छे कार्य के लिए सकारात्मक प्रोत्साहन और प्रशंसा करता है, तो श्रमिक धीरे-धीरे कार्य के प्रति सकारात्मक दृष्टिकोण विकसित कर सकता है।

(iii) प्रेरणा कर्मचारी के कार्य से त्याग की दर को कम करने में मदद करती है और इस प्रकार नई भर्ती और प्रशिक्षण की लागत बचाती है। कर्मचारी के कार्य से त्याग की उच्च दर का मुख्य कारण प्रेरणा की कमी है। यदि प्रबंधक कर्मचारियों की प्रेरणात्मक आवश्यकताओं की पहचान करते हैं और उपयुक्त प्रोत्साहन प्रदान करते हैं, तो कर्मचारी संगठन छोड़ने के बारे में नहीं सोचेंगे। त्याग की उच्च दर प्रबंधन को नई भर्ती और प्रशिक्षण के लिए मजबूर करती है जिसमें धन, समय और प्रयास की अतिरिक्त निवेश की आवश्यकता होती है। प्रेरणा ऐसी लागतों को बचाने में मदद करती है। यह संगठन में प्रतिभाशाली लोगों को बनाए रखने में भी मदद करती है।

(iv) प्रेरणा संगठन में अनुपस्थिति को कम करने में मदद करती है। अनुपस्थिति के कुछ महत्वपूर्ण कारण हैं-खराब कार्य परिस्थितियां, अपर्याप्त पुरस्कार, मान्यता की कमी, पर्यवेक्षकों और सहकर्मियों के साथ खराब संबंध आदि। एक सुदृढ़ प्रेरणात्मक प्रणाली के माध्यम से इन सभी कमियों को दूर किया जा सकता है। यदि पर्याप्त प्रेरणा प्रदान की जाती है, तो कार्य सुख का स्रोत बन जाता है और श्रमिक नियमित रूप से कार्य पर आते हैं।

(v) प्रेरणा प्रबंधकों को बिना अधिक प्रतिरोध के परिवर्तनों को सहजता से लागू करने में मदद करती है। सामान्यतः, संगठन में किसी भी परिवर्तन को लागू करने पर लोगों द्वारा प्रतिरोध हो सकता है। यदि प्रबंधक कर्मचारियों को यह विश्वास दिला सके कि प्रस्तावित परिवर्तन कर्मचारियों को अतिरिक्त पुरस्कार दिलाएगा, तो वे परिवर्तन को आसानी से स्वीकार कर सकते हैं।

प्रेरणा का मास्लो की आवश्यकता पदानुक्रम सिद्धांत

चूँकि प्रेरणा अत्यंत जटिल है, कई शोधकर्ताओं ने इसे विभिन्न आयामों से अध्ययित किया है और कुछ सिद्धांत विकसित किए हैं। ये सिद्धांत प्रेरणा की घटना को समझने में मदद करते हैं। इनमें से, मास्लो की आवश्यकता पदानुक्रम सिद्धांत को प्रेरणा की समझ के लिए मौलिक माना जाता है। आइए इसे विस्तार से समझें।

अब्राहम मास्लो, एक प्रसिद्ध मनोवैज्ञानिक ने 1943 में प्रकाशित एक शास्त्रीय पत्र में प्रेरणा के समग्र सिद्धांत के तत्वों को रेखांकित किया।

उनका सिद्धांत मानवीय आवश्यकताओं पर आधारित था। उनका मानना था कि प्रत्येक मानव में पाँच आवश्यकताओं का एक पदानुक्रम होता है। ये हैं:

(i) मूलभूत शारीरिक आवश्यकताएँ: ये आवश्यकताएँ पदानुक्रम में सबसे मूलभूत होती हैं और प्राथमिक आवश्यकताओं से संबंधित होती हैं। भूख, प्यास, आश्रय, नींद और कामेच्छा इन आवश्यकताओं के कुछ उदाहरण हैं। संगठनात्मक संदर्भ में, मूलभूत वेतन इन आवश्यकताओं को पूरा करने में मदद करता है।

(ii) सुरक्षा/सुरक्षा संबंधी आवश्यकताएँ: ये आवश्यकताएँ शारीरिक और भावनात्मक हानि से सुरक्षा और संरक्षण प्रदान करती हैं। उदाहरण: नौकरी की सुरक्षा, आय की स्थिरता, पेंशन योजनाएँ आदि।

(iii) संबंध/समर्पण की आवश्यकताएँ: ये आवश्यकताएँ स्नेह, समर्पण की भावना, स्वीकृति और मित्रता को संदर्भित करती हैं।

(iv) आत्म-सम्मान की आवश्यकताएँ: इनमें आत्म-सम्मान, स्वायत्तता, प्रतिष्ठा, मान्यता और ध्यान जैसे कारक शामिल हैं।

(v) आत्म-साक्षात्कार की आवश्यकताएँ: यह पदानुक्रम में सबसे उच्च स्तर की आवश्यकता है। यह उस प्रेरणा को संदर्भित करती है जिससे व्यक्ति वह बनने की ओर अग्रसर होता है जिसकी वह क्षमता रखता है

मास्लो की आवश्यकता पदानुक्रम सिद्धांत

बनने की। इन आवश्यकताओं में विकास, आत्म-संतुष्टि और लक्ष्यों की प्राप्ति शामिल है।

मास्लो का सिद्धांत निम्नलिखित मान्यताओं पर आधारित है:

(i) लोगों का व्यवहार उनकी आवश्यकताओं पर आधारित होता है। ऐसी आवश्यकताओं की संतुष्टि उनके व्यवहार को प्रभावित करती है।

(ii) लोगों की आवश्यकताएँ पदानुक्रमित क्रम में होती हैं, मूलभूत आवश्यकताओं से प्रारंभ होकर उच्च स्तर की अन्य आवश्यकताओं तक।

(iii) एक संतुष्ट आवश्यकता अब व्यक्ति को प्रेरित नहीं कर सकती; केवल अगली उच्च स्तर की आवश्यकता ही उसे प्रेरित कर सकती है।

(iv) व्यक्ति पदानुक्रम में अगले उच्च स्तर पर तभी आगे बढ़ता है जब निम्न स्तर की आवश्यकता संतुष्ट हो जाती है।

मास्लो का सिद्धांत प्रेरणा के आधार के रूप में आवश्यकताओं पर केंद्रित है। यह सिद्धांत व्यापक रूप से मान्यता प्राप्त और सराहा जाता है। हालांकि, उसकी कुछ प्रस्तावनाएँ आवश्यकताओं के वर्गीकरण और आवश्यकताओं की पदानुक्रमिता पर प्रश्न उठाई गई हैं। लेकिन, इस तरह की आलोचनाओं के बावजूद, सिद्धांत अभी भी प्रासंगिक है क्योंकि आवश्यकताएँ, चाहे वे जैसे भी वर्गीकृत हों, व्यवहार को समझने के लिए महत्वपूर्ण हैं। यह प्रबंधकों को यह समझने में मदद करता है कि कर्मचारी की आवश्यकता स्तर की पहचान की जानी चाहिए ताकि उन्हें प्रेरणा दी जा सके।

वित्तीय और गैर-वित्तीय प्रोत्साहन

प्रोत्साहन का अर्थ उन सभी उपायों से है जो लोगों को प्रदर्शन में सुधार के लिए प्रेरित करने के लिए प्रयोग किए जाते हैं। ये प्रोत्साहन व्यापक रूप से वित्तीय और गैर-वित्तीय के रूप में वर्गीकृत किए जा सकते हैं। आइए इन प्रोत्साहनों के बारे में विस्तार से जानें।

वित्तीय प्रोत्साहन

वर्तमान आर्थिक प्रणाली के संदर्भ में, धन

अब्राहम मास्लो (1908 - 1970) का प्रोफ़ाइल

अब्राहम एच. मास्लो का जन्म 1908 में न्यूयॉर्क के ब्रुकलिन में हुआ था। उन्होंने विस्कॉन्सिन विश्वविद्यालय में वानर व्यवहार का अध्ययन किया, जहाँ 1934 में उन्होंने मनोविज्ञान में डॉक्टरेट प्राप्त की।

अपने करियर के प्रारंभ में मास्लो मानव प्रेरणा और व्यक्तित्व के अध्ययन की ओर आकर्षित हुए। इस क्षेत्र में उनके कार्य ने कठोर व्यवहारवादियों को असंतुष्ट किया, जिनकी प्रेरणा और व्यक्तित्व की व्याख्याएँ उस पूर्ण व्यक्ति को ध्यान में नहीं रखती थीं, जिसे मास्लो ‘सम्पूर्ण व्यक्ति’ कहते थे। आवश्यकताओं की पदानुक्रमिता का उनका सिद्धांत, जो ‘स्व-साकारात्मक’ व्यक्ति तक पहुँचता है, मानवतावादी मनोविज्ञान की स्थापना के लिए एक प्रबल उत्प्रेरक था। मास्लो ने अपनी आवश्यकताओं, स्व-साकारात्मक व्यक्तियों और शिखर अनुभवों की सिद्धांतों में प्रेरणा और व्यक्तित्व को सफलतापूर्वक जोड़ा।

मास्लो को समकालीन मनोविज्ञान का एक महत्वपूर्ण व्यक्तित्व माना जाता है। उनका करियर अत्यंत प्रभावशाली रहा। 14 वर्षों तक उन्होंने ब्रुकलिन कॉलेज में पढ़ाया, फिर ब्रांडीज़ विश्वविद्यालय में मनोविज्ञान विभाग के अध्यक्ष के रूप में गए। 1968 में वे अमेरिकन साइकोलॉजिकल एसोसिएशन के अध्यक्ष चुने गए। 1969 में वे कैलिफ़ोर्निया के मेनलो पार्क स्थित लाफ्लिन फ़ाउंडेशन में गए। उन्होंने दो महत्वपूर्ण पुस्तकें लिखीं: टु वर्ड अ साइकोलॉजी ऑफ़ बीइंग (1968) और मोटिवेशन एंड पर्सनैलिटी (1970)। अब्राहम मास्लो की 1970 में दिल का दौरा पड़ने से मृत्यु हो गई।

वित्तीय प्रोत्साहन उन प्रोत्साहनों को संदर्भित करते हैं जो प्रत्यक्ष मौद्रिक रूप में होते हैं या मौद्रिक रूप से मापने योग्य होते हैं और बेहतर प्रदर्शन के लिए लोगों को प्रेरित करने का काम करते हैं। ये प्रोत्साहन व्यक्तिगत या समूह आधार पर प्रदान किए जा सकते हैं। संगठनों में आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले वित्तीय प्रोत्साहन नीचे सूचीबद्ध हैं:

(i) वेतन और भत्ते: प्रत्येक कर्मचारी के लिए वेतन मूलभूत मौद्रिक प्रोत्साहन होता है। इसमें मूल वेतन, महंगाई भत्ता और अन्य भत्ते शामिल होते हैं। वेतन प्रणाली में हर साल वेतन में नियमित वृद्धि और समय-समय पर भत्तों में वृद्धि शामिल होती है। कुछ व्यावसायिक संगठनों में, वेतन वृद्धि और इन्क्रीमेंट प्रदर्शन से जोड़े जा सकते हैं।

(ii) उत्पादकता से जुड़े वेतन प्रोत्साहन: कई वेतन प्रोत्साहन योजनाओं का उद्देश्य वेतन भुगतान को व्यक्तिगत या समूह स्तर पर उत्पादकता में वृद्धि से जोड़ना होता है।

(iii) बोनस: बोनस कर्मचारियों को वेतन/वेतन के ऊपर दिया जाने वाला एक प्रोत्साहन होता है।

(iv) लाभ-साझाकरण: लाभ-साझाकरण का उद्देश्य कर्मचारियों को संगठन के लाभ में हिस्सा प्रदान करना होता है। यह कर्मचारियों को अपने प्रदर्शन में सुधार करने और लाभ में वृद्धि में योगदान करने के लिए प्रेरित करने का काम करता है।

(v) सह-भागीदारी/स्टॉक विकल्प: इन प्रोत्साहन योजनाओं के तहत, कर्मचारियों को बाजार मूल्य से कम निर्धारित मूल्य पर कंपनी के शेयर दिए जाते हैं। कभी-कभी प्रबंधन नकद में देय विभिन्न प्रोत्साहनों के बदले शेयर आवंटित कर सकता है। शेयरों का आवंटन कर्मचारियों में स्वामित्व की भावना पैदा करता है और उन्हें संगठन की वृद्धि में योगदान देने के लिए प्रेरित करता है। इन्फोसिस में स्टॉक विकल्प योजना को प्रबंधकीय मुआवजे के एक भाग के रूप में लागू किया गया है।

(vi) सेवानिवृत्ति लाभ: कई सेवानिवृत्ति लाभ जैसे कि भविष्य निधि, पेंशन और ग्रेच्युटी सेवानिवृत्ति के बाद कर्मचारियों को वित्तीय सुरक्षा प्रदान करते हैं। यह उनके संगठन में सेवा के दौरान एक प्रोत्साहन के रूप में कार्य करता है।

(vii) परिकर: कई कंपनियों में वेतन के अतिरिक्त कार भत्ता, आवास, चिकित्सा सहायता और बच्चों की शिक्षा आदि जैसे परिकर और अनुपूरक लाभ दिए जाते हैं। ये उपाय कर्मचारियों/प्रबंधकों को प्रेरणा प्रदान करने में सहायक होते हैं।

गैर-वित्तीय प्रोत्साहन

व्यक्तियों की सभी आवश्यकताएँ केवल धन से पूरी नहीं होतीं। मनोवैज्ञानिक, सामाजिक और भावनात्मक कारक भी प्रेरणा प्रदान करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।
गैर-वित्तीय प्रोत्साहन मुख्य रूप से इन आवश्यकताओं पर केंद्रित होते हैं। कभी-कभी गैर-वित्तीय प्रोत्साहनों में मौद्रिक पहलू भी शामिल हो सकता है। हालाँकि, जोर मनोवैज्ञानिक और भावनात्मक संतुष्टि प्रदान करने पर होता है न कि केवल धन-प्रेरित संतुष्टि पर। उदाहरण के लिए, यदि किसी व्यक्ति को संगठन में पदोन्नति मिलती है, तो यह उसे मनोवैज्ञानिक रूप से अधिक संतुष्ट करती है क्योंकि उसे ऊँचाई का अहसास, पद में वृद्धि, अधिकार में वृद्धि, कार्य में चुनौती आदि का अनुभव होता है। यद्यपि पदोन्नति में अतिरिक्त धन का भुगतान शामिल होता है, गैर-मौद्रिक पहलू मौद्रिक पहलुओं पर भारी पड़ते हैं।

कुछ महत्वपूर्ण गैर-वित्तीय प्रोत्साहन नीचे चर्चा किए गए हैं:

(i) पद (Status): संगठनात्मक संदर्भ में, पद का अर्थ है संगठन में पदों की रैंकिंग। प्राधिकरण, उत्तरदायित्व, पुरस्कार, मान्यता, सुविधाएँ और कार्य की प्रतिष्ठा उस पद की स्थिति को दर्शाते हैं जो किसी प्रबंधकीय पद पर कार्यरत व्यक्ति को दी जाती है। व्यक्ति की मनोवैज्ञानिक, सामाजिक और आत्म-सम्मान संबंधी आवश्यकताएँ उसके कार्य को दिए गए पद से संतुष्ट होती हैं।

(ii) संगठनात्मक जलवायु: संगठनात्मक जलवायु उन विशेषताओं को दर्शाती है जो किसी संगठन का वर्णन करती हैं और एक संगठन को दूसरे से अलग करती हैं। ये विशेषताएं संगठन में व्यक्तियों के व्यवहार को प्रभावित करती हैं। इनमें से कुछ विशेषताएं हैं—व्यक्तिगत स्वायत्तता, पुरस्कार अभिविन्यास, कर्मचारियों के प्रति सहानुभूति, जोखिम लेना आदि। यदि प्रबंधक इन पहलुओं के संबंध में सकारात्मक उपाय करते हैं, तो इससे बेहतर संगठनात्मक जलवायु विकसित करने में मदद मिलती है।

(iii) करियर उन्नति का अवसर: प्रत्येक व्यक्ति चाहता है कि वह संगठन में उच्च स्तर तक पहुंचे। प्रबंधकों को कर्मचारियों को उनकी कौशल में सुधार और उच्च स्तर की नौकरियों में पदोन्नति के लिए अवसर प्रदान करना चाहिए। उपयुक्त कौशल विकास कार्यक्रम और मजबूत पदोन्नति नीति कर्मचारियों को पदोन्नति प्राप्त करने में मदद करेगी। पदोन्नति एक टॉनिक की तरह काम करती है और कर्मचारियों को बेहतर प्रदर्शन दिखाने के लिए प्रोत्साहित करती है।

(iv) कार्य समृद्धि: कार्य समृद्धि का संबंध ऐसी नौकरियों को डिजाइन करने से है जिनमें कार्य सामग्री की अधिक विविधता हो, उच्च स्तर के ज्ञान और कौशल की आवश्यकता हो; श्रमिकों को अधिक स्वायत्तता और उत्तरदायित्व दिया जाए; और व्यक्तिगत विकास और सार्थक कार्य अनुभव का अवसर प्रदान किया जाए। यदि नौकरियों को समृद्ध और रोचक बनाया जाए, तो नौकरी स्वयं व्यक्ति के लिए प्रेरणा का स्रोत बन जाती है।

(v) कर्मचारी मान्यता कार्यक्रम: अधिकांश लोगों को अपने कार्य के मूल्यांकन और उचित मान्यता की आवश्यकता होती है। उन्हें लगता है कि वे जो कुछ भी करते हैं, उसे संबंधित अन्य लोगों द्वारा मान्यता मिलनी चाहिए। मान्यता का अर्थ है—प्रशंसा के साथ स्वीकृति देना। जब कर्मचारियों द्वारा किए गए कार्य के लिए ऐसी सराहना की जाती है, तो वे उच्च स्तर पर प्रदर्शन/कार्य करने के लिए प्रेरित होते हैं। कर्मचारी मान्यता के कुछ उदाहरण हैं:

अच्छे प्रदर्शन के लिए कर्मचारी को बधाई देना।

नोटिस बोर्ड पर प्रदर्शित करना या कंपनी न्यूज़लेटर में कर्मचारी की उपलब्धि के बारे में प्रकाशित करना।

सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन के लिए पुरस्कार या प्रमाणपत्र प्रदान करना।

कर्मचारी की सेवाओं की मान्यता में स्मृति चिन्ह, टी-शर्ट जैसे उपहार वितरित करना।

मूल्यवान सुझाव देने के लिए कर्मचारी को पुरस्कृत करना।

(vi) नौकरी की सुरक्षा: कर्मचारी चाहते हैं कि उनकी नौकरी सुरक्षित रहे। वे भविष्य की आय और कार्य के बारे में कुछ स्थिरता चाहते हैं ताकि वे इन पहलुओं को लेकर चिंतित न हों और अधिक उत्साह के साथ कार्य करें। भारत में, यह पहलू अधिक महत्वपूर्ण है क्योंकि यहाँ रोज़गार के अवसर अपर्याप्त हैं और इनके लिए अधिक उम्मीदवार हैं। हालाँकि, नौकरी की सुरक्षा का एक नकारात्मक पहलू भी है। जब लोग महसूस करते हैं कि उनकी नौकरी जाने की संभावना नहीं है, तो वे आत्मसंतुष्ट हो सकते हैं।

(vii) कर्मचारी भागीदारी: इसका अर्थ है—कर्मचारियों को उनसे संबंधित मुद्दों के निर्णय लेने में शामिल करना। कई कंपनियों में ये कार्यक्रम संयुक्त प्रबंधन समितियों, कार्य समितियों, कैंटीन समितियों आदि के रूप में प्रचलन में हैं।

(viii) कर्मचारी सशक्तिकरण: सशक्तिकरण का अर्थ है अधीनस्थों को अधिक स्वायत्तता और अधिकार देना। सशक्तिकरण से लोगों को ऐसा लगता है कि उनकी नौकरियाँ महत्वपूर्ण हैं। यह भावना नौकरी के प्रदर्शन में कौशल और प्रतिभा के उपयोग में सकारात्मक योगदान देता है।

नेतृत्व

जब भी हम किसी संगठन की सफलता की कहानियाँ सुनते हैं, तो हमें तुरंत उनके नेता याद आते हैं। क्या आप माइक्रोसॉफ्ट को बिल गेट्स के बिना, रिलायंस इंडस्ट्रीज़ को अंबानियों के बिना, इंफोसिस को नारायण मूर्ति के बिना, टाटा को जे.आर.डी. टाटा के बिना या विप्रो को अज़ीम प्रेमजी के बिना कल्पना कर सकते हैं? आप कहेंगे कि ऐसे महान नेताओं के बिना सफलता हासिल करना संभव नहीं है। नेता हमेशा किसी भी संगठन की सफलता और उत्कृष्टता के लिए महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।

आइए नेतृत्व की अवधारणा, इसके महत्व और अच्छे नेताओं के गुणों को समझें। नेतृत्व लोगों के व्यवहार को प्रभावित करने की वह प्रक्रिया है जिससे उन्हें संगठनात्मक लक्ष्यों की प्राप्ति की ओर स्वेच्छा से प्रयास करने के लिए प्रेरित किया जाता है। नेतृत्व किसी व्यक्ति की उस क्षमता को दर्शाता है जिससे वह अनुयायियों के साथ अच्छे आंतरिक व्यक्तिगत संबंध बनाए रखे और उन्हें संगठनात्मक उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए योगदान देने के लिए प्रेरित करे।

नेतृत्व की विशेषताएँ

उपरोक्त परिभाषा की जाँच करने पर नेतृत्व की निम्नलिखित महत्वपूर्ण विशेषताएँ सामने आती हैं:

(i) नेतृत्व किसी व्यक्ति की दूसरों को प्रभावित करने की क्षमता को दर्शाता है।

नेतृत्व की परिभाषाएँ

नेतृत्व लोगों को समूह के उद्देश्यों के लिए स्वेच्छा से प्रयास करने के लिए प्रभावित करने की गतिविधि है।

जॉर्ज टेरी

नेतृत्व लोगों को प्रभावित करने की कला या प्रक्रिया है ताकि वे समूह के लक्ष्यों की प्राप्ति की ओर स्वेच्छा से और उत्साहपूर्वक प्रयास करें।

हैरोल्ड कूंट्ज़ और हाइन्ज़ वेहरिच

नेतृत्व व्यवहारों का एक समूह है जिसे कर्मचारियों को उद्देश्यों की प्राप्ति में सहयोग करने के लिए प्रभावित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

ग्लूक

नेतृत्व एक प्रक्रिया और गुण दोनों है। नेतृत्व की प्रक्रिया किसी संगठित समूह के सदस्यों की गतिविधियों को समूह के उद्देश्यों की प्राप्ति की ओर निर्देशित और समन्वयित करने के लिए अनिवार्य प्रभाव के बिना प्रभाव का उपयोग है। एक गुण के रूप में, नेतृत्व उन गुणों या विशेषताओं का समूह है जिन्हें उन लोगों से जोड़ा जाता है जिन्हें इस तरह के प्रभाव को सफलतापूर्वक प्रयोग करते हुए देखा जाता है।

गे और स्ट्रेक

(ii) नेतृत्व दूसरों के व्यवहार में परिवर्तन लाने का प्रयास करता है।

(iii) नेतृत्व नेता और अनुयायियों के बीच आंतरिक संबंधों को दर्शाता है।

(iv) नेतृत्व संगठन के सामान्य उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए प्रयोग किया जाता है।

(v) नेतृत्व एक निरंतर प्रक्रिया है।

नेता शब्द नेतृत्व से उभरता है। नेतृत्व के गुणों से युक्त व्यक्ति को नेता कहा जाता है। नेतृत्व पर चर्चा करते समय नेता-अनुयायी संबंध को समझना महत्वपूर्ण है। कई बार किसी संगठन की सफलता का श्रेय नेता को दिया जाता है, लेकिन अनुयायियों को उचित श्रेय नहीं मिलता। अनुयायियों से जुड़े कई कारक - जैसे उनकी कौशल, ज्ञान, प्रतिबद्धता, सहयोग की इच्छा, टीम भावना आदि - किसी व्यक्ति को प्रभावी नेता बनाते हैं। ऐसा कहा जाता है कि अनुयायी किसी व्यक्ति को नेतृत्व को स्वीकार करके एक अच्छा नेता बनाते हैं। इसलिए यह मानना होगा कि नेतृत्व प्रक्रिया में नेता और अनुयायी दोनों की प्रमुख भूमिका होती है।

नेतृत्व का महत्व

नेतृत्व किसी भी संगठन को सफल बनाने में एक प्रमुख कारक है। इतिहास बताता है कि कई बार किसी संगठन की सफलता और असफलता के बीच का अंतर नेतृत्व होता है। प्रसिद्ध प्रबंधन सलाहकार स्टीफन कोवी ने सटीक रूप से उल्लेख किया है कि प्रबंधक महत्वपूर्ण होते हैं, लेकिन स्थायी संगठनात्मक सफलता के लिए नेता अत्यावश्यक होते हैं। एक नेता न केवल प्रतिबद्ध होता है

प्रभावी नेतृत्व कार्य करवाना, समय पर कार्य पूरा करवाना और न्यूनतम लागत पर लक्ष्य प्राप्त करना है

वह न केवल अपने अनुयायियों को संगठनात्मक लक्ष्यों से जोड़ता है, बल्कि आवश्यक संसाधनों को भी जुटाता है, अपने अधीनस्थों का मार्गदर्शन करता है और उन्हें लक्ष्यों तक पहुँचने के लिए प्रेरित करता है।

नेतृत्व के महत्व को संगठन को मिलने वाले निम्नलिखित लाभों के आधार पर समझा जा सकता है:

(i) नेतृत्व लोगों के व्यवहार को प्रभावित करता है और उन्हें संगठन के लाभ के लिए सकारात्मक रूप से अपनी ऊर्जा योगदान करने के लिए प्रेरित करता है। अच्छे नेता हमेशा अपने अनुयायियों के माध्यम से अच्छे परिणाम उत्पन्न करते हैं।

(ii) एक नेता व्यक्तिगत संबंध बनाए रखता है और अनुयायियों को उनकी आवश्यकताओं को पूरा करने में मदद करता है। वह आवश्यक आत्मविश्वास, समर्थन और प्रोत्साहन प्रदान करता है और इस प्रकार अनुकूल कार्य वातावरण बनाता है।

(iii) नेता संगठन में आवश्यक परिवर्तनों को लाने में प्रमुख भूमिका निभाता है। वह लोगों को समझाने, स्पष्ट करने और प्रेरित करने के माध्यम से उन्हें परिवर्तनों को पूरे मन से स्वीकार करने के लिए तैयार करता है। इस प्रकार, वह परिवर्तन के प्रति प्रतिरोध की समस्या को दूर करता है और न्यूनतम असंतोष के साथ परिवर्तन को लागू करता है।

(iv) एक नेता संघर्षों को प्रभावी ढंग से संभालता है और संघर्षों के परिणामस्वरूप उत्पन्न प्रतिकूल प्रभावों को आगे बढ़ने नहीं देता। एक अच्छा नेता हमेशा अपने अनुयायियों को अपनी भावनाओं और असहमति को व्यक्त करने की अनुमति देता है, लेकिन उपयुक्त स्पष्टीकरण देकर उन्हें समझाता है। (v) नेता अपने अधीनस्थों को प्रशिक्षण प्रदान करता है। एक अच्छा नेता हमेशा अपने उत्तराधिकारी का निर्माण करता है और सुचारु उत्तराधिकार प्रक्रिया में सहायता करता है।

हालांकि, हमें यह याद रखना चाहिए कि सभी अच्छे नेता आवश्यक रूप से एक अच्छे नेता के सभी गुणों को नहीं रखते। वास्तव में, किसी भी व्यक्ति के लिए सभी गुणों को रखना संभव नहीं है। लेकिन इन गुणों की समझ प्रबंधकों को प्रशिक्षण और सचेत प्रयासों के माध्यम से उन्हें अर्जित करने में मदद करती है।

नेतृत्व शैली

नेतृत्व व्यवहार और शैलियों की कई सिद्धांत हैं। अनुसंधान अध्ययनों ने कुछ लक्षण और गुणों का पता लगाया है जो एक नेता में हो सकते हैं। हालांकि, ये निर्णायक नहीं हैं क्योंकि कई लोग इन गुणों को रखते हैं लेकिन वे नेता नहीं हो सकते।

नेतृत्व शैलियों को वर्गीकृत करने के कई आधार हैं। नेतृत्व शैलियों की सबसे लोकप्रिय वर्गीकरण प्राधिकरण के उपयोग पर आधारित है। प्राधिकरण के उपयोग के आधार पर, नेतृत्व की तीन मूलभूत शैलियाँ हैं: (i) निरंकुश

(ii) लोकतांत्रिक, और

(iii) लेसेज़-फेयर

(i) निरंकुश या अधिनायकवादी नेता

एक निरंकुश नेता आदेश देता है और अपने अधीनस्थों से उन आदेशों का पालन करने की अपेक्षा करता है। यदि कोई प्रबंधक इस शैली का अनुसरण कर रहा है, तो संचार केवल एकतरफा होता है जहाँ अधीनस्थ केवल प्रबंधक द्वारा दिए गए आदेश के अनुसार कार्य करता है।

यह नेता हठधर्मी होता है, अर्थात् वह बदलता नहीं है या विरोध किए जाने की इच्छा नहीं रखता है। उसके अनुयायी इस धारणा पर आधारित होते हैं कि पुरस्कार या दंड दोनों परिणाम के आधार पर दिए जा सकते हैं। यह नेतृत्व शैली कई स्थितियों में उत्पादकता प्राप्त करने में प्रभावी होती है, जैसे किसी कारखाने में जहाँ पर्यवेक्षक समय पर उत्पादन के लिए जिम्मेदार होता है और श्रम उत्पादकता सुनिश्चित करना होता है। त्वरित निर्णय लेना भी सुगम बनता है।

लेकिन इसमें विविधताएँ भी होती हैं, वे सभी की राय सुन सकते हैं, अधीनस्थों के विचारों और चिंताओं पर विचार कर सकते हैं लेकिन निर्णय उनका अपना होगा।

(ii) लोकतांत्रिक या सहभागी नेता

एक लोकतांत्रिक नेता कार्य योजनाएँ विकसित करेगा और अपने अधीनस्थों के साथ परामर्श कर निर्णय लेगा। वे उन्हें निर्णय लेने में भाग लेने के लिए प्रोत्साहित करेगा। इस प्रकार की नेतृत्व शैली आजकल अधिक सामान्य है, क्योंकि नेता यह भी मानते हैं कि लोग तभी सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन करते हैं जब उन्होंने अपने उद्देश्य स्वयं निर्धारित किए हों। उन्हें दूसरों की राय का सम्मान करना होता है और अधीनस्थों को अपने कर्तव्यों को पूरा करने तथा संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने में सहयोग करना होता है। वे समूह के भीतर की शक्तियों का उपयोग कर अधिक नियंत्रण व्याय करते हैं।

(iii) लेज़े फेयर या मुक्त बाग नेता

ऐसा नेता शक्ति के प्रयोग में विश्वास नहीं करता जब तक कि यह पूरी तरह आवश्यक न हो। अनुयायियों को अपने उद्देश्यों और उन्हें प्राप्त करने के तरीकों को तय करने के लिए उच्च स्तर की स्वतंत्रता दी जाती है। समूह के सदस्य अपने-अपने कार्यों पर स्वयं कार्य करते हैं और समस्याओं का समाधान खुद करते हैं। प्रबंधक केवल उनका समर्थन करने और उन्हें सौंपे गए कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक जानकारी उपलब्ध कराने के लिए होता है। साथ ही, अधीनस्थ कार्य के प्रदर्शन की जिम्मेदारी लेता है।

स्थिति के अनुसार एक नेता इन शैलियों में से किसी संयोजन का प्रयोग करना चुन सकता है जब आवश्यक हो। एक लेसेज़ फेयर नेता के पास भी कार्य करते समय कुछ नियम होते हैं जिनका पालन किया जाना चाहिए और एक लोकतांत्रिक नेता को आपातकालीन स्थिति में स्वयं निर्णय लेना पड़ सकता है।

संचार

संचार एक प्रबंधक की सफलता में प्रमुख भूमिका निभाता है। एक प्रबंधक के पास कितना भी व्यावसायिक ज्ञान और बुद्धि क्यों न हो, यदि वह अपने अधीनस्थों के साथ प्रभावी रूप से संवाद नहीं कर पाता और उनमें समझ पैदा नहीं कर पाता तो ये सब बेमानी हो जाते हैं। एक प्रबंधक की निर्देशन क्षमताएं मुख्य रूप से उसकी संचार कौशल पर निर्भर करती हैं। इसीलिए संगठन हमेशा प्रबंधकों के साथ-साथ कर्मचारियों की संचार कौशल में सुधार पर जोर देते हैं।

संचार की परिभाषाएँ

संचार वह सब कुछ है जो एक व्यक्ति तब करता है जब वह किसी दूसरे के मन में समझ पैदा करना चाहता है। इसमें बताना, सुनना और समझना एक क्रमबद्ध और निरंतर प्रक्रिया के रूप में शामिल है।

लुइस एलन

संचार सूचना को प्रेषक से प्राप्तकर्ता तक स्थानांतरित करना है, जिसे प्राप्तकर्ता समझ लेता है।

हैरोल्ड कूंट्ज़ और हाइन्ज़ वेइहरिच

संचार एक ऐसी प्रक्रिया है जिसके द्वारा लोग एक-दूसरे के साथ सूचना बनाते हैं और साझा करते हैं ताकि सामान्य समझ बन सके।

रॉजर्स

प्रभावी संचार प्रबंधकीय दक्षता बढ़ाता है

संचार शब्द लैटिन शब्द ‘कॉम्यूनिस’ से लिया गया है, जिसका अर्थ है ‘सामान्य’, जिससे स्पष्ट होता है कि इसका तात्पर्य सामान्य समझ से है। संचार को विभिन्न तरीकों से परिभाषित किया गया है। सामान्यतः, इसे लोगों के बीच विचारों, दृष्टिकोणों, तथ्यों, भावनाओं आदि के आदान-प्रदान की एक प्रक्रिया के रूप में समझा जाता है ताकि सामान्य समझ बन सके।

प्रबंधन विशेषज्ञों द्वारा दी गई कुछ परिभाषाएँ बॉक्स में प्रस्तुत की गई हैं। उपरोक्त परिभाषाओं के सावधानीपूर्वक परीक्षण से यह स्पष्ट होता है कि संचार दो या अधिक व्यक्तियों के बीच सूचना के आदान-प्रदान की वह प्रक्रिया है जिससे सामान्य समझ बनाई जा सके।

संचार प्रक्रिया के तत्व

संचार को एक प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया गया है। यह प्रक्रिया स्रोत, एन्कोडिंग, माध्यम/चैनल, रिसीवर, डिकोडिंग, शोर और फीडबैक जैसे तत्वों को सम्मिलित करती है। इस प्रक्रिया को चित्र में दर्शाया गया है।

संचार प्रक्रिया में शामिल तत्वों की व्याख्या नीचे दी गई है:

(i) प्रेषक: प्रेषक वह व्यक्ति होता है जो अपने विचारों या विचारों को प्राप्तकर्ता तक पहुँचाता है। प्रेषक संचार का स्रोत होता है।

(ii) संदेश: यह विचारों, भावनाओं, सुझावों, आदेश आदि की सामग्री होती है, जिसे संप्रेषित किया जाना है।

(iii) एन्कोडिंग: यह संदेश को संचार प्रतीकों जैसे शब्द, चित्र, इशारे आदि में बदलने की प्रक्रिया है।

(iv) माध्यम: यह वह मार्ग है जिसके माध्यम से एन्कोड किया गया संदेश प्राप्तकर्ता तक पहुँचाया जाता है। चैनल लिखित रूप, आमने-सामने, फोन कॉल, इंटरनेट आदि हो सकता है।

(v) डिकोडिंग: यह प्रेषक के एन्कोड किए गए प्रतीकों को समझने की प्रक्रिया है।

(vi) प्राप्तकर्ता: वह व्यक्ति जो प्रेषक का संचार प्राप्त करता है।

(vii) फीडबैक: इसमें प्राप्तकर्ता के वे सभी कार्य शामिल हैं जो दर्शाते हैं कि उसने प्रेषक का संदेश प्राप्त कर लिया है और समझ लिया है।

(viii) शोर: शोर का अर्थ है संचार में कोई बाधा या रुकावट। यह बाधा प्रेषक, संदेश या प्राप्तकर्ता के कारण हो सकती है। शोर के कुछ उदाहरण हैं:

(a) अस्पष्ट प्रतीक जो गलत एन्कोडिंग की ओर ले जाते हैं।

(b) खराब टेलीफोन कनेक्शन।

(c) असावधान प्राप्तकर्ता।

(d) गलत डिकोडिंग (संदेश को गलत अर्थ लगाना)।

(e) पूर्वाग्रह जो संदेश की सही समझ में बाधा डालते हैं।

(घ) वे इशारे और मुद्राएँ जो संदेश को विकृत कर सकते हैं।

संचार का महत्व

संचार प्रबंधकीय गतिविधियों के सबसे केंद्रीय पहलुओं में से एक है। अनुमान लगाया गया है कि एक प्रबंधक अपना 90 प्रतिशत समय संचार में—पढ़ने, लिखने, सुनने, मार्गदर्शन करने, निर्देश देने,

संचार प्रक्रिया

स्वीकृत करने, डाँटने आदि—में व्यतीत करता है। किसी प्रबंधक की प्रभावशीलता काफी हद तक इस बात पर निर्भर करती है कि वह अपने वरिष्ठों, अधीनस्थों और बाहरी एजेंसियों—जैसे बैंकर, आपूर्तिकर्ता, संघ और सरकार—के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करने में कितना सक्षम है।

अमेरिकन मैनेजमेंट एसोसिएशन के एक पूर्व-अध्यक्ष ने एक बार यह देखा कि आज का सबसे बड़ा प्रबंधन समस्या संचार है। बर्नार्ड ने इसे सभी समूह गतिविधियों की नींव कहा है। संचार प्रबंधन प्रक्रिया के सुचालन के लिए स्नेहक के रूप में कार्य करता है। प्रबंधन में संचार के महत्व को निम्नलिखित बिंदुओं से समझा जा सकता है:

(i) समन्वय का आधार के रूप में कार्य करता है: संचार समन्वय का आधार के रूप में कार्य करता है। यह संगठन में विभागों, गतिविधियों और व्यक्तियों के बीच समन्वय प्रदान करता है। ऐसा समन्वय संगठनात्मक लक्ष्यों, उनकी प्राप्ति के तरीकों और विभिन्न व्यक्तियों के बीच पारस्परिक संबंधों आदि की व्याख्या करके प्रदान किया जाता है।

(ii) उद्यम के सुचारु कार्य में सहायक: संचार उद्यम के सुचारु और निर्बाध कार्य को सम्भव बनाता है। सभी संगठनात्मक अन्तःक्रियाएँ संचार पर निर्भर करती हैं। प्रबन्धक का कार्य संगठन के मानवीय और भौतिक तत्वों को एक दक्ष और सक्रिय कार्य इकाई में समन्वयित करना होता है जो सामान्य उद्देश्यों की प्राप्ति करे। यह केवल संचार ही है जो उद्यम के सुचारु कार्य को सम्भव बनाता है। संचार संगठन के अस्तित्व के लिए मूलभूत है—उसके जन्म से लेकर निरन्तर जीवन तक। जब संचार बन्द हो जाता है, संगठित गतिविधि का अस्तित्व समाप्त हो जाता है।

(iii) निर्णय लेने का आधार कार्य करता है: संचार निर्णय लेने के लिए आवश्यक सूचना प्रदान करता है। इसकी अनुपस्थिति में प्रबन्धकों के लिए कोई सार्थक निर्णय लेना सम्भव नहीं हो सकता। केवल प्रासंगिक सूचना के संचार के आधार पर ही सही निर्णय लिया जा सकता है।

(iv) प्रबन्धकीय दक्षता बढ़ाता है: संचार प्रबन्धकीय कार्यों के तीव्र और प्रभावी सम्पादन के लिए अनिवार्य है। प्रबन्धन लक्ष्यों और उद्देश्यों को व्यक्त करता है, निर्देश जारी करता है, कार्य और उत्तरदायित्व आवंटित करता है और अधीनस्थों के प्रदर्शन की देखभाल करता है। इन सभी पहलुओं में संचार सम्मिलित होता है। इस प्रकार, संचार सम्पूर्ण संगठन को स्नेहित करता है और संगठन को दक्षता के साथ कार्यशील बनाए रखता है।

(v) सहयोग और औद्योगिक शांति को बढ़ावा देता है: कुशल संचालन हर विवेकपूर्ण प्रबंधन का लक्ष्य होता है। यह तभी संभव है जब कारखाने में औद्योगिक शांति हो और प्रबंधन तथा श्रमिकों के बीच आपसी सहयोग हो। द्विपक्षीय संचार प्रबंधन और श्रमिकों के बीच सहयोग और आपसी समझ को बढ़ावा देता है।

(vi) प्रभावी नेतृत्व स्थापित करता है: संचार नेतृत्व का आधार है। प्रभावी संचार अधीनस्थों को प्रभावित करने में मदद करता है। लोगों को प्रभावित करते समय नेता में अच्छे संचार कौशल होने चाहिए।

(vii) मनोबल बढ़ाता है और प्रेरणा प्रदान करता है: संचार की एक कुशल प्रणाली प्रबंधन को अधीनस्थों को प्रेरित करने, प्रभावित करने और संतुष्ट करने में सक्षम बनाती है। अच्छा संचार श्रमिकों को कार्य के भौतिक और सामाजिक पहलुओं के साथ उनके अनुकूलन में सहायता करता है। यह उद्योग में अच्छे मानव संबंधों को बेहतर बनाता है। संचार भागीदारी और लोकतांत्रिक प्रबंधन पैटर्न का आधार है। संचार कर्मचारियों और प्रबंधकों के मनोबल को बढ़ाने में मदद करता है।

औपचारिक और अनौपचारिक संचार

संगठन के भीतर होने वाले संचार को मोटे तौर पर औपचारिक और अनौपचारिक संचार के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है।

औपचारिक संचार

औपचारिक संचार संगठन चार्ट में डिज़ाइन किए गए आधिकारिक चैनलों के माध्यम से प्रवाहित होता है। यह संचार एक वरिष्ठ और अधीनस्थ, एक अधीनस्थ और वरिष्ठ या समान कैडर के कर्मचारियों या प्रबंधकों के बीच हो सकता है। संचार मौखिक या लिखित हो सकता है लेकिन आमतौर पर कार्यालय में दर्ज और दाखिल किया जाता है।

औपचारिक संचार को आगे वर्गीकृत किया जा सकता है - ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज।

ऊर्ध्वाधर संचार ऊर्ध्वाधर रूप से प्रवाहित होता है, अर्थात् ऊपर या नीचे औपचारिक चैनलों के माध्यम से। ऊपर की ओर संचार का प्रवाह अधीनस्थ से वरिष्ठ तक होता है जबकि नीचे की ओर संचार वरिष्ठ से अधीनस्थ तक होता है। ऊपर की ओर संचार के उदाहरण हैं - छुट्टी देने के लिए आवेदन, प्रगति रिपोर्ट प्रस्तुत करना, अनुदान के लिए अनुरोध आदि। इसी प्रकार, नीचे की ओर संचार के उदाहरणों में शामिल हैं - कर्मचारियों को बैठक में भाग लेने के लिए नोटिस भेजना, अधीनस्थों को सौंपा गया कार्य पूरा करने का आदेश देना, शीर्ष प्रबंधन द्वारा बनाए गए दिशानिर्देशों को अधीनस्थों तक पहुंचाना आदि।

क्षैतिज या पार्श्व संचार एक विभाग और दूसरे विभाग के बीच होता है। उदाहरण के लिए, एक उत्पादन प्रबंधक विपणन प्रबंधक से उत्पाद वितरण की अनुसूची, उत्पाद डिज़ाइन, गुणवत्ता आदि पर चर्चा करने के लिए संपर्क कर सकता है।

वह पैटर्न जिसके माध्यम से संगठन के भीतर संचार प्रवाहित होता है, आमतौर पर संचार नेटवर्क के माध्यम से दर्शाया जाता है।

संचार नेटवर्क

औपचारिक संगठन में विभिन्न प्रकार के संचार नेटवर्क काम कर सकते हैं। कुछ लोकप्रिय संचार नेटवर्क दिए गए चित्र में प्रस्तुत और चर्चित किए गए हैं।

(i) एकल श्रृंखला: यह नेटवर्क एक पर्यवेक्षक और उसके अधीनस्थों के बीच मौजूद होता है। चूँकि संगठन संरचना में कई स्तर होते हैं, संचार हर उच्चाधिकारी से उसके अधीनस्थ तक एकल श्रृंखला के माध्यम से प्रवाहित होता है।

(ii) पहिया: पहिया नेटवर्क में, एक उच्चाधिकारी के सभी अधीनस्थ केवल उसी के माध्यम से संचार करते हैं क्योंकि वह पहिए का केंद्र बिंदु होता है। अधीनस्थों को आपस में बात करने की अनुमति नहीं होती।

(iii) वृत्तीय: वृत्तीय नेटवर्क में संचार एक वृत्त में चलता है। प्रत्येक व्यक्ति अपने आस-पास के दो व्यक्तियों से संचार कर सकता है। इस नेटवर्क में संचार प्रवाह धीमा होता है।

(iv) मुक्त प्रवाह: इस नेटवर्क में प्रत्येक व्यक्ति अन्य लोगों से स्वतंत्र रूप से संचार कर सकता है। इस नेटवर्क में संचार प्रवाह तेज होता है।

(v) उल्टा V: इस नेटवर्क में एक अधीनस्थ को अपने तत्काल उच्चाधिकारी के साथ-साथ उसके उच्चाधिकारी के उच्चाधिकारी से भी संचार करने की अनुमति होती है। हालाँकि, बाद के मामले में केवल निर्धारित संचार ही होता है।

अनौपचारिक संचार

संचार जो औपचारिक संचार की रेखाओं का पालन किए बिना होता है, उसे अनौपचारिक संचार कहा जाता है। संचार की अनौपचारिक प्रणाली को आमतौर पर ‘अफवाह’ कहा जाता है क्योंकि यह संपूर्ण संगठन में फैलती है और इसकी शाखाएँ सभी दिशाओं में अधिकार के स्तरों की परवाह किए बिना फैलती हैं।

अनौपचारिक संचार कर्मचारियों की आवश्यकताओं से उत्पन्न होता है

अपने विचारों का आदान-प्रदान करें, जो औपचारिक चैनलों के माध्यम से नहीं किया जा सकता। कैंटीन में श्रमिकों का अपने वरिष्ठ के व्यवहार के बारे में गपशप करना, अफवाहों पर चर्चा करना कि कुछ कर्मचारियों के स्थानांतरित होने की संभावना है, ये सब अनौपचारिक संचार के उदाहरण हैं। अंगूर की बेल/अनौपचारिक संचार तेजी से फैलता है और कभी-कभी विकृत भी हो जाता है। ऐसे संचार के स्रोत का पता लगाना बहुत मुश्किल होता है। यह अप्रामाणिक अफवाहें उत्पन्न करने का कारण भी बनता है। लोगों के व्यवहार पर अफवाहों और अनौपचारिक चर्चाओं का असर पड़ता है और कभी-कभी कार्य वातावरण बाधित हो सकता है। कभी-कभी, अंगूर की बेल चैनल उपयोगी हो सकते हैं क्योंकि वे जानकारी को तेजी से पहुंचाते हैं, और इसलिए कभी-कभी प्रबंधक के लिए उपयोगी हो सकते हैं। प्रबंधक अपने अधीनस्थों की प्रतिक्रिया जानने के लिए अनौपचारिक चैनलों का उपयोग करते हैं। एक बुद्धिमान प्रबंधक को संचार के इस चैनल के सकारात्मक पहलुओं का उपयोग करना चाहिए और इसके नकारात्मक पहलुओं को कम करना चाहिए।

अंगूर की बेल नेटवर्क

अंगूर की बेल संचार विभिन्न प्रकार के नेटवर्कों का अनुसरण कर सकता है।

एकल श्रृंखला नेटवर्क में, प्रत्येक व्यक्ति क्रम में दूसरे से संवाद करता है। गपशप नेटवर्क में, प्रत्येक व्यक्ति सभी से चयनात्मक आधार पर संवाद करता है। प्रायिकता नेटवर्क में, व्यक्ति यादृच्छिक रूप से अन्य व्यक्ति से संवाद करता है। समूह में, व्यक्ति केवल उन लोगों से संवाद करता है जिस पर वह भरोसा करता है। इन चार प्रकार के नेटवर्कों में, समूह संगठनों में सबसे लोकप्रिय है।

संचार में बाधाएं

यह आमतौर पर देखा गया है कि प्रबंधकों को संचार में बाधाओं या टूटने के कारण कई समस्याओं का सामना करना पड़ता है। ये बाधाएं संचार को रोक सकती हैं या उसका कुछ हिस्सा फ़िल्टर कर सकती हैं या गलत अर्थ प्रस्तुत कर सकती हैं जिससे गलतफहमियाँ पैदा हो सकती हैं। इसलिए, यह एक प्रबंधक के लिए महत्वपूर्ण है कि वह ऐसी बाधाओं की पहचान करे और उन्हें दूर करने के उपाय करे।

संगठनों में संचार की बाधाओं को मोटे तौर पर चार श्रेणियों में बाँटा जा सकता है: अर्थगत बाधाएँ, मनोवैज्ञानिक बाधाएँ, संगठनात्मक बाधाएँ और व्यक्तिगत बाधाएँ। इन पर संक्षेप में नीचे चर्चा की गई है:

अर्थगत बाधाएँ: अर्थगत भाषाविज्ञान का वह शाखा है जो शब्दों और वाक्यों के अर्थ से संबंधित है। अर्थगत बाधाएँ संदेश को शब्दों या प्रभावों में एन्कोड या डिकोड करने की प्रक्रिया में आने वाली समस्याओं और बाधाओं से संबंधित होती हैं। सामान्यतः, ऐसी बाधाएँ गलत शब्दों के प्रयोग, गलत अनुवाद, भिन्न व्याख्याओं आदि के कारण उत्पन्न होती हैं। इन पर नीचे चर्चा की गई है:

(i) गलत तरीके से व्यक्त किया गया संदेश: कभी-कभी प्रबंधक अपने अधीनस्थों को इच्छित अर्थ नहीं बता पाता। ये गलत तरीके से व्यक्त किए गए संदेश अपर्याप्त शब्दावली, गलत शब्दों के प्रयोग, आवश्यक शब्दों की कमी आदि के कारण हो सकते हैं।

(ii) भिन्न अर्थ वाले प्रतीक: एक शब्द के कई अर्थ हो सकते हैं। प्राप्तकर्ता को संचारकर्ता द्वारा प्रयुक्त शब्द के लिए एक अर्थ को चुनना होता है। उदाहरण के लिए,

इन तीन वाक्यों पर विचार करें जिनमें शब्द ‘value’ प्रयोग किया गया है:

(a) इस अंगूठी का मूल्य क्या है?

(b) मैं हमारी दोस्ती को महत्व देता हूँ।

(c) कंप्यूटर कौशल सीखने का मूल्य क्या है?

आप पाएँगे कि ‘value’ विभिन्न संदर्भों में भिन्न अर्थ देता है। गलत धारणा संचार समस्याओं का कारण बनती है।

(iii) त्रुटिपूर्ण अनुवाद: कभी-कभी संचार जो मूल रूप से एक भाषा में (जैसे अंग्रेज़ी) तैयार किया गया हो, को श्रमिकों की समझ आने वाली भाषा में (जैसे हिन्दी) अनुवादित करने की आवश्यकता होती है। यदि अनुवादक दोनों भाषाओं में निपुण नहीं है, तो गलतियाँ घुस सकती हैं जिससे संचार के भिन्न अर्थ निकलते हैं।

(iv) अस्पष्ट मान्यताएँ: कुछ संचारों में कुछ ऐसी मान्यताएँ होती हैं जिनकी विभिन्न व्याख्याएँ हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, एक बॉस अपने अधीनस्थ को निर्देश देता है, “हमारे मेहमान की देखभाल करो।” बॉस का अर्थ हो सकता है कि अधीनस्थ को मेहमान के परिवहन, भोजन, आवास की देखभाल तब तक करनी चाहिए जब तक वह स्थान छोड़ नहीं देता। अधीनस्थ यह व्याख्या कर सकता है कि मेहमान को होटल तक सावधानी से ले जाना चाहिए। वास्तव में, इन अस्पष्ट मान्यताओं के कारण मेहमान को कष्ट होता है।

(v) तकनीकी शब्दावली: यह आमतौर पर देखा गया है कि विशेषज्ञ उन लोगों को समझाते समय तकनीकी शब्दावली का प्रयोग करते हैं जो संबंधित क्षेत्र में विशेषज्ञ नहीं होते हैं। इसलिए, वे कई ऐसे शब्दों के वास्तविक अर्थ को नहीं समझ पाते हैं।

(vi) शारीरिक भाषा और इशारों की व्याख्या: शरीर की हर हरकत कुछ न कुछ अर्थ व्यक्त करती है। संप्रेषक की शारीरिक हरकतें और इशारे संदेश देने में बहुत मायने रखते हैं। यदि कही गई बात और शारीरिक हरकतों में कोई तालमेल न हो, तो संचार गलत तरीके से समझा जा सकता है।

मनोवैज्ञानिक अवरोध

भावनात्मक या मनोवैज्ञानिक कारक संप्रेषकों के लिए अवरोध का कार्य करते हैं। उदाहरण के लिए, एक चिंतित व्यक्ति ठीक से संप्रेषित नहीं कर सकता और एक क्रोधित प्राप्तकर्ता संदेश के वास्तविक अर्थ को नहीं समझ सकता। संचार के प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों की मानसिक स्थिति प्रभावी संचार में परिलक्षित होती है। कुछ मनोवैज्ञानिक अवरोध इस प्रकार हैं:

(i) समयपूर्व मूल्यांकन: कभी-कभी लोग संदेश का अर्थ उससे पहले ही समझ लेते हैं जब प्रेषक अपना संदेश पूरा करता है। ऐसा समयपूर्व मूल्यांकन पूर्वधारणाओं या संचार के प्रति पूर्वग्रहों के कारण हो सकता है।

(ii) ध्यान की कमी: प्राप्तकर्ता का विचार-विभोर मन और परिणामस्वरूप संदेश की अनसुनी मनोवैज्ञानिक अवरोध का एक प्रमुख कारण बनती है। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी अपनी समस्याओं के बारे में बॉस को बता रहा है जो अपने सामने रखी एक महत्वपूर्ण फाइल में व्यस्त है। बॉस संदेश को समझ नहीं पाता और कर्मचारी निराश हो जाता है।

(iii) संचार में हानि और कमजोर याददाश्त: जब संचार विभिन्न स्तरों से गुजरता है, तो संदेश की क्रमिक प्रसारण प्रक्रिया के कारण सूचना की हानि या गलत सूचना प्रेषित होने की संभावना बढ़ जाती है। यह मौखिक संचार के मामले में और भी अधिक होता है।

कमजोर याददाश्त एक अन्य समस्या है। आमतौर पर लोग यदि असावधान हों या रुचि न रखते हों, तो सूचना को लंबे समय तक याद नहीं रख पाते।

(iv) अविश्वास: संचारक और संप्रेषित करने वाले के बीच अविश्वास एक बाधा के रूप में कार्य करता है। यदि पक्ष एक-दूसरे पर विश्वास नहीं करते, तो वे एक-दूसरे के संदेश को उसके मूल अर्थ में नहीं समझ सकते।

संगठनात्मक बाधाएं

संगठन संरचना, अधिकार संबंध, नियम और विनियमों से जुड़े कारक कभी-कभी प्रभावी संचार में बाधा बन सकते हैं। कुछ ऐसी बाधाएं इस प्रकार हैं:

(i) संगठनात्मक नीति: यदि संगठनात्मक नीति, स्पष्ट या अप्रत्यक्ष, संचार के स्वतंत्र प्रवाह को समर्थन नहीं देती, तो यह संचार की प्रभावशीलता में बाधा डाल सकती है। उदाहरण के लिए, अत्यधिक केंद्रीकृत पैटर्न वाले संगठन में लोगों को मुक्त संचार के लिए प्रोत्साहित नहीं किया जाता।

(ii) नियम और विनियम: कठोर नियम और जटिल प्रक्रियाएं संचार में बाधा बन सकती हैं। इसी प्रकार, निर्धारित चैनल के माध्यम से संचार में देरी हो सकती है।

(iii) पद: वरिष्ठ का पद उसके और उसके अधीनस्थों के बीच मनोवैज्ञानिक दूरी पैदा कर सकता है। पद-चेतन प्रबंधक अपने अधीनस्थों को अपनी भावनाएं स्वतंत्र रूप से व्यक्त करने की अनुमति नहीं दे सकता।

(iv) संगठन संरचना में जटिलता: एक ऐसे संगठन में जहाँ कई प्रबंधकीय स्तर होते हैं, संचार में देरी और विरूपण होता है क्योंकि फिल्टरिंग बिंदुओं की संख्या अधिक होती है।

(v) संगठनात्मक सुविधाएँ: यदि सुचारु, स्पष्ट और समयबद्ध संचार के लिए सुविधाएँ प्रदान नहीं की जाती हैं, तो संचार बाधित हो सकता है। सुविधाएँ जैसे कि बैठकें, सुझाव पेटी, शिकायत पेटी, सामाजिक और सांस्कृतिक समारोह, संचालन में पारदर्शिता आदि संचार के मुक्त प्रवाह को प्रोत्साहित करेंगी। इन सुविधाओं की कमी संचार समस्याएँ पैदा कर सकती है।

व्यक्तिगत बाधाएँ

प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों के व्यक्तिगत कारक प्रभावी संचार पर प्रभाव डाल सकते हैं। कुछ व्यक्तिगत बाधाएँ जो अधिकारियों और अधीनस्थों की होती हैं, नीचे दी गई हैं:

(i) अधिकार को चुनौती देने का भय: यदि कोई अधिकारी यह समझता है कि कोई विशेष संचार उसके अधिकार पर प्रतिकूल प्रभाव डाल सकता है, तो वह ऐसे संचार को रोक या दबा सकता है।

(ii) अधिकारी का अपने अधीनस्थों पर विश्वास की कमी: यदि अधिकारियों को अपने अधीनस्थों की क्षमता पर विश्वास नहीं होता है, तो वे उनकी सलाह या राय नहीं ले सकते हैं।

(iii) संचार करने में अनिच्छा: कभी-कभी अधीनस्थ अपने अधिकारियों से संचार करने के लिए तैयार नहीं होते हैं, यदि वे समझते हैं कि यह उनके हितों पर प्रतिकूल प्रभाव डाल सकता है।

(iv) उचित प्रोत्साहन की कमी: यदि संचार के लिए कोई प्रेरणा या प्रोत्साहन नहीं है, तो अधीनस्थ संचार की पहल नहीं कर सकते। उदाहरण के लिए, यदि किसी अच्छे सुझाव के लिए कोई पुरस्कार या सराहना नहीं है, तो अधीनस्थ उपयोगी सुझाव देने को तैयार नहीं होंगे।

संचार प्रभावशीलता में सुधार

प्रभावी संचार के अवरोध सभी संगठनों में अधिक या कम स्तर पर मौजूद होते हैं। संगठन जो प्रभावी संचार विकसित करने के इच्छुक हैं, उन्हें अवरोधों को दूर करने और संचार प्रभावशीलता में सुधार के लिए उपयुक्त उपाय अपनाने चाहिए। कुछ ऐसे उपाय नीचे दिए गए हैं:

(i) संचार से पहले विचारों को स्पष्ट करें: अधीनस्थों तक पहुंचाया जाने वाला समस्या कार्यकारी स्वयं के लिए सभी दृष्टिकोणों से स्पष्ट होनी चाहिए। संपूर्ण समस्या को गहराई से अध्ययन किया जाना चाहिए, विश्लेषण किया जाना चाहिए और इस तरह से कहा जाना चाहिए कि वह अधीनस्थों को स्पष्ट रूप से समझ में आए।

(ii) प्राप्तकर्ता की जरूरतों के अनुसार संचार करें: प्राप्तकर्ता की समझ का स्तर संचारकर्ता के लिए स्पष्ट होना चाहिए। प्रबंधक को अपने संचार को अधीनस्थों की शिक्षा और समझ के स्तर के अनुसार समायोजित करना चाहिए।

(iii) संचार करने से पहले दूसरों से परामर्श करें: संदेश को वास्तव में संचारित करने से पहले, संचार की योजना विकसित करने में दूसरों को शामिल करना बेहतर होता है। अधीनस्थों की भागीदारी और शामिल होने से उनकी तत्पर स्वीकृति और सहयोग प्राप्त करने में मदद मिल सकती है।

(iv) संदेश की भाषा, स्वर और सामग्री से अवगत रहें: संदेश की सामग्री, स्वर, प्रयुक्त भाषा और जिस तरीके से संदेश संप्रेषित किया जाना है, ये सभी प्रभावी संचार के महत्वपूर्ण पहलू हैं। प्रयुक्त भाषा प्राप्तकर्ता के लिए समझने योग्य होनी चाहिए और श्रोताओं की भावनाओं को आहत नहीं करनी चाहिए। संदेश ऐसा उत्तेजक होना चाहिए जो श्रोताओं से प्रतिक्रिया उत्पन्न करे।

(v) श्रोताओं के लिए सहायक और मूल्यवान बातें संप्रेषित करें: दूसरों को संदेश देते समय यह बेहतर है कि आप उन लोगों की रुचियों और आवश्यकताओं को जानें जिनसे आप संवाद कर रहे हैं। यदि संदेश प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से ऐसी रुचियों और आवश्यकताओं से संबंधित हो तो निश्चित रूप से संप्रेषित व्यक्ति से प्रतिक्रिया उत्पन्न होती है।

(vi) उचित प्रतिक्रिया सुनिश्चित करें: संप्रेषक संदेश के संबंध में प्रश्न पूछकर संचार की सफलता सुनिश्चित कर सकता है। संचार के प्राप्तकर्ता को भी संचार पर प्रतिक्रिया देने के लिए प्रोत्साहित किया जा सकता है। प्राप्त प्रतिक्रिया द्वारा संचार प्रक्रिया को अधिक प्रतिसादशील बनाने के लिए सुधारा जा सकता है।

(vii) वर्तमान के साथ-साथ भविष्य के लिए भी संवाद करें: सामान्यतः, वर्तमान प्रतिबद्धताओं को पूरा करने के लिए संचार की आवश्यकता होती है, निरंतरता बनाए रखने के लिए संचार उद्यम के भविष्य के लक्ष्यों को भी लक्षित करना चाहिए।

(viii)अनुवर्ती संचार: अधीनस्थों को दिए गए निर्देशों पर नियमित अनुवर्ती और समीक्षा होनी चाहिए। ऐसी अनुवर्ती कार्यवाहियां निर्देशों को लागू करने में आने वाली किसी भी बाधा को दूर करने में सहायक होती हैं।

(ix) एक अच्छे श्रोता बनें: प्रबंधक को एक अच्छा श्रोता होना चाहिए। धैर्य और ध्यान से सुनना आधे समस्याओं का समाधान कर देता है। प्रबंधकों को अपने अधीनस्थों की बात सुनने में रुचि के संकेत भी देने चाहिए।

प्रमुख पद

निर्देशन

पर्यवेक्षण

प्रेरणाएँ

प्रेरणा

प्रोत्साहन

आत्म-साक्षात्कार

अहंकारी आवश्यकताएँ

नेतृत्व

गुण दृष्टिकोण

संचार

एन्कोडिंग

डिकोडिंग

प्रतिक्रिया

सांप्रदायिकता

औपचारिक संचार

अनौपचारिक संचार

लाभ साझाकरण

साझेदारी

गुणवत्ता वृत्त

स्टॉक विकल्प

सारांश

निर्देशन एक जटिल प्रबंधकीय कार्य है जिसमें वे सभी गतिविधियाँ शामिल होती हैं जो अधीनस्थों को प्रभावी ढंग से काम करने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए डिज़ाइन की गई हैं। इसमें पर्यवेक्षण, प्रेरणा, संचार और नेतृत्व शामिल है। प्रभावी निर्देशन को मार्गदर्शन देने वाले सिद्धांतों को निर्देशन के उद्देश्य से संबंधित सिद्धांतों और निर्देशन प्रक्रिया से संबंधित सिद्धांतों के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है।

पर्यवेक्षण: यह निर्देशन का एक तत्व है। इसे एक प्रक्रिया के रूप में भी और पर्यवेक्षक (एक परिचालन स्तर पर स्थिति) द्वारा किए गए कार्यों के रूप में भी समझा जा सकता है। पर्यवेक्षण बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि यह कार्य की निगरानी, मार्गदर्शन और यह सुनिश्चित करने से घनिष्ठ रूप से जुड़ा हुआ है कि श्रमिकों और कर्मचारियों द्वारा लक्ष्य प्राप्त किए जाएँ।

प्रेरणा: प्रेरणा वह प्रक्रिया है जिससे लोगों को संगठन के वांछित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कार्य करने के लिए प्रेरित किया जाता है। यह व्यक्ति की आंतरिक भावना है और लक्ष्य-निर्देशित व्यवहार की ओर ले जाती है। प्रेरणा मुख्यतः व्यक्तियों की आवश्यकताओं पर आधारित होती है। यह संगठन में व्यक्तियों और समूहों को बेहतर प्रदर्शन के लिए सहायता करती है।

प्रबंधक कर्मचारियों को वित्तीय और गैर-वित्तीय दोनों प्रकार के प्रोत्साहन प्रदान करते हैं। वित्तीय प्रोत्साहन मौद्रिक होते हैं और वेतन, बोनस, लाभ-साझाकरण, पेंशन आदि के रूप में हो सकते हैं। गैर-वित्तीय प्रोत्साहन सामाजिक और मनोवैज्ञानिक संतुष्टि प्रदान करते हैं।

इनमें पद, पदोन्नति, उत्तरदायित्व, कार्य समृद्धि, कार्य मान्यता, कार्य सुरक्षा, कर्मचारी भागीदारी, प्रत्यायोजन, सशक्तिकरण आदि शामिल हैं।

नेतृत्व: नेतृत्व उद्यम की सफलता में सबसे महत्वपूर्ण कारक है। यह समूह के उद्देश्यों के लिए स्वेच्छा से प्रयास करने के लिए लोगों को प्रभावित करने की प्रक्रिया है। एक अच्छे नेता के गुणों पर कई विशेषज्ञों ने शोध किया है। एक अच्छे नेता के कुछ गुणों में साहस, इच्छाशक्ति, निर्णय क्षमता, ज्ञान, ईमानदारी, शारीरिक ऊर्जा, विश्वास, नैतिक गुण, निष्पक्षता, जीवन शक्ति, निर्णयात्मकता, सामाजिक कौशल आदि शामिल हैं। लेकिन इन सभी गुणों का एक व्यक्ति द्वारा अधिग्रहण करना संभव नहीं है और न ही ये हमेशा उनकी सफलता में सहायक होते हैं।

संचार: संचार का तात्पर्य व्यक्तियों के बीच या समूहों के बीच विचारों के आदान-प्रदान की प्रक्रिया से है जिससे आपसी समझ बनती है। संचार प्रक्रिया में स्रोत, एन्कोडिंग, चैनल, रिसीवर, डिकोडिंग और फीडबैक जैसे तत्व शामिल होते हैं। संगठनों में औपचारिक और अनौपचारिक दोनों प्रकार के संचार एक साथ होते हैं। औपचारिक संचार का तात्पर्य सभी आधिकारिक संचारों से है जो आदेश, मेमो, अपील, नोट्स, सर्कुलर, एजेंडा, मिनट्स आदि के रूप में होते हैं। औपचारिक संचार के अलावा, अनौपचारिक या अफवाह आधारित संचार भी मौजूद होते हैं। अनौपचारिक संचार आमतौर पर अफवाहों, फुसफुसाहटों आदि के रूप में होते हैं। ये अनौपचारिक, स्वाभाविक, अलिखित, बहुत तेजी से फैलने वाले और आमतौर पर विकृत होते हैं। एक प्रबंधक को अनौपचारिक संचार के साथ भी काम करना सीखना चाहिए। अधिकांश संगठनों में प्रभावी संचार के लिए कई बाधाएं मौजूद हो सकती हैं। इन बाधाओं में से कुछ हैं - अर्थ संबंधी बाधाएं, संगठनात्मक बाधाएं, भाषा संबंधी बाधाएं, संचरण संबंधी बाधाएं, मनोवैज्ञानिक बाधाएं और व्यक्तिगत बाधाएं। प्रबंधकों को इन बाधाओं को दूर करने और संगठन में प्रभावी संचार को बढ़ावा देने के लिए उपयुक्त उपाय करने चाहिए।

अभ्यास

बहुत संक्षिप्त उत्तर प्रकार

1. अनौपचारिक संचार क्या है?

2. किस नेतृत्व शैली में शक्ति के प्रयोग पर विश्वास नहीं किया जाता जब तक कि यह पूरी तरह आवश्यक न हो?

3. संचार प्रक्रिया में कौन सा तत्व संदेश को शब्दों, प्रतीकों, इशारों आदि में बदलने से संबंधित है?

4. जब भी उन्हें कोई नया काम दिया जाता है, श्रमिक हमेशा अपनी असमर्थता दिखाने की कोशिश करते हैं। वे हमेशा किसी भी प्रकार का काम करने को अनिच्छुक रहते हैं। मांग में अचानक वृद्धि के कारण एक फर्म अतिरिक्त ऑर्डर पूरे करना चाहती है। पर्यवेक्षक को इस स्थिति से निपटना कठिन लग रहा है। निर्देशन के उस तत्व को बताइए जो पर्यवेक्षक को इस समस्या को संभालने में मदद कर सकता है।

लघु उत्तरीय प्रकार

1. संचार के सांतरिक अवरोध क्या होते हैं?

2. एक आरेख की सहायता से प्रेरणा की प्रक्रिया की व्याख्या कीजिए।

3. अंगूर की बेल संचार के विभिन्न नेटवर्क बताइए।

4. निर्देशन के किन्हीं तीन सिद्धांतों की व्याख्या कीजिए।

5. एक संगठन में, एक विभागीय प्रबंधक अत्यंत कठोर है और एक बार जब वह कोई निर्णय ले लेता है, तो उसे विरोध पसंद नहीं आता। परिणामस्वरूप, कर्मचारी हमेशा तनाव में रहते हैं और वे न्यूनतम पहल करते हैं तथा प्रबंधक के समक्ष अपनी राय और समस्याएँ व्यक्त करने से डरते हैं। प्रबंधक द्वारा अधिकार के प्रयोग में समस्या क्या है?

6. एक प्रतिष्ठित छात्रावास, ज्ञानप्रदान, अपने कर्मचारियों के बच्चों को चिकित्सा सहायता और निःशुल्क शिक्षा प्रदान करता है। यहाँ कौन-सा प्रोत्साहन उजागर हो रहा है? इसकी श्रेणी बताइए और इसी श्रेणी के दो और प्रोत्साहनों के नाम लिखिए।

दीर्घ उत्तरीय प्रकार

1. मास्लो की आवश्यकता पदानुक्रम सिद्धांत की चर्चा कीजिए।

2. प्रभावी संचार के सामान्य अवरोध क्या हैं? उन्हें दूर करने के उपाय सुझाइए।

3. एक कंपनी के कर्मचारियों को प्रेरित करने के लिए प्रयोग किए जाने वाले विभिन्न वित्तीय और गैर-वित्तीय प्रोत्साहनों की व्याख्या कीजिए?

4. एक संगठन में सभी कर्मचारी चीज़ों को आसानी से लेते हैं और छोटे-मोटे प्रश्नों और समस्याओं के लिए किसी से भी मिलने के लिए स्वतंत्र हैं। इससे सभी एक-दूसरे से बात करते हैं और इससे कार्यालय में अक्षमता उत्पन्न होती है। इसस गोपनीयता में कमी और गोपनीय सूचनाओं के लीक होने की भी स्थिति उत्पन्न हो गई है। आपके अनुसार प्रबंधक को संचार में सुधार के लिए कौन-सी प्रणाली अपनानी चाहिए?