प्रस्थान नियंत्रण प्रणाली (DCS)

प्रस्थान नियंत्रण प्रणाली (DCS) किसी एयरलाइन के हवाई अड्डे प्रबंधन संचालन के प्रसंस्करण को स्वचालित करती है, जिसमें हवाई अड्डे पर चेक-इन के लिए आवश्यक सूचना का प्रबंधन, बोर्डिंग पास का प्रिंट, सामान स्वीकृति, बोर्डिंग लोड नियंत्रण और विमान जाँच शामिल हैं। आज लगभग $98 \%$ DCS ई-टिकट का प्रबंधन कई उपकरणों—चेक-इन कियोस्क, ऑनलाइन चेक-इन, मोबाइल बोर्डिंग पास और सामान हैंडलिंग—से इंटरफेस करती हैं। DCS एक एयरलाइन कंप्यूटर आरक्षण प्रणाली से यात्रियों की अद्यतन आरक्षणों को पहचानने और कैप्चर करने में सक्षम होती है, जिसे यात्री नाम रिकॉर्ड (PNR) कहा जाता है। DCS का उपयोग आमतौर पर आरक्षणों को चेक-इन, बोर्डेड और फ्लोन या किसी अन्य स्थिति के रूप में अद्यतन करने के लिए किया जाता है। इसके अतिरिक्त और बढ़ते हुए, DCS या कुछ शहर किरा क्षेत्र वीज़ा, आव्रजन और यात्री नो-फ्लाई वॉच लिस्ट के लिए आव्रजन नियंत्रण से भी इंटरफेस कर सकते हैं।

उदाहरण से यह काफी स्पष्ट है कि सभी प्रबंधकों को परिस्थितियों को बुद्धिमत्तापूर्वक प्रबंधित करना होता है और व्यवसाय को कोई नुकसान पहुँचने से पहले सुधारात्मक कार्रवाई करनी होती है। प्रबंधन की नियंत्रण कार्य यहाँ प्रबंधक की मदद करता है। यह न केवल गतिविधियों की प्रगति पर नज़र रखने में सहायक होता है, बल्कि यह भी सुनिश्चित करता है कि गतिविधियाँ पहले से निर्धारित मानकों के अनुरूप हों ताकि संगठनात्मक लक्ष्य प्राप्त किए जा सकें।

नियंत्रण का अर्थ

नियंत्रण एक प्रबंधक का एक महत्वपूर्ण कार्य है। अधीनस्थों से नियोजित परिणाम प्राप्त करने के लिए, एक प्रबंधक को अधीनस्थों की गतिविधियों पर प्रभावी नियंत्रण व्यायाम करने की आवश्यकता होती है। दूसरे शब्दों में, नियंत्रण का अर्थ है यह सुनिश्चित करना कि संगठन में गतिविधियाँ योजनाओं के अनुसार प्रदर्शन की जा रही हैं। नियंत्रण यह भी सुनिश्चित करता है कि संगठन के संसाधन पूर्वनिर्धारित लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए प्रभावी और कुशलता से उपयोग किए जा रहे हैं। इस प्रकार, नियंत्रण एक लक्ष्य-उन्मुख कार्य है।

प्रबंधक का नियंत्रण कार्य एक व्यापक कार्य है। यह प्रत्येक प्रबंधक का एक प्राथमिक कार्य है। प्रबंधन के सभी स्तरों-ऊपरी, मध्य और निचले-के प्रबंधकों को अपने-अपने क्षेत्रों में गतिविधियों पर नियंत्रण रखने के लिए नियंत्रण कार्यों को प्रदर्शन करने की आवश्यकता होती है। इसके अतिरिक्त, नियंत्रण किसी भी व्यावसायिक संगठन की भांति शैक्षिक संस्था, सैन्य, अस्पताल और क्लब में भी उतना ही आवश्यक है।

नियंत्रण को प्रबंधन के अंतिम कार्य के रूप में गलत समझा नहीं जाना चाहिए। यह एक ऐसा कार्य है जो प्रबंधन चक्र को पुनः योजना कार्य की ओर वापस लाता है। नियंत्रण कार्य यह पता लगाता है कि वास्तविक प्रदर्शन मानकों से किस हद तक विचलित होता है, ऐसे विचलनों के कारणों का विश्लेषण करता है और उसी के आधार पर सुधारात्मक कार्यवाही करने का प्रयास करता है। यह प्रक्रिया उन समस्याओं के आलोक में भविष्य की योजनाओं के निर्माण में सहायता करती है जिनकी पहचान की गई थी और इस प्रकार भविष्य की अवधियों में बेहतर योजना बनाने में मदद करती है। इस प्रकार, नियंत्रण केवल प्रबंधन प्रक्रिया का एक चक्र पूरा करता है और अगले चक्र में योजना को बेहतर बनाता है।

नियंत्रण का महत्व

नियंत्रण प्रबंधन का एक अनिवार्य कार्य है। नियंत्रण के बिना सबसे अच्छी योजनाएँ भी विफल हो सकती हैं। एक अच्छी नियंत्रण प्रणाली एक संगठन को निम्नलिखित तरीकों से सहायता प्रदान करती है:

(i) संगठनात्मक लक्ष्यों की प्राप्ति:

नियंत्रण कार्य संगठनात्मक लक्ष्यों की ओर प्रगति को मापता है और यदि कोई विचलन हो तो उसे उजागर करता है और सुधारात्मक कार्रवाई की ओर संकेत करता है। यह इस प्रकार संगठन को मार्गदर्शन प्रदान करता है और उसे सही पटरी पर बनाए रखता है ताकि संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त किया जा सके।

(ii) मानकों की सटीकता का आकलन:

एक अच्छी नियंत्रण प्रणाली प्रबंधन को यह सत्यापित करने में सक्षम बनाती है कि निर्धारित मानक सटीक और उद्देश्यपूर्ण हैं या नहीं। एक कुशल नियंत्रण प्रणाली संगठन और पर्यावरण में हो रहे परिवर्तनों पर सावधानीपूर्वक नज़र रखती है और ऐसे परिवर्तनों के आलोक में मानकों की समीक्षा और पुनरावलोकन करने में सहायता करती है।

प्रबंधकीय नियंत्रण का अर्थ है मानकों के विरुद्ध उपलब्धियों की माप और विचलनों को सुधारना ताकि योजनाओं के अनुसार उद्देश्यों की प्राप्ति सुनिश्चित हो सके।

कूंट्ज़ और ओ’ डॉनेल

(iii) संसाधनों का दक्ष उपयोग सुनिश्चित करना:

नियंत्रण का प्रयोग करके एक प्रबंधक संसाधनों की बर्बादी और क्षति को कम करने का प्रयास करता है। प्रत्येक गतिविधि पूर्वनिर्धारित मानकों और मानदंडों के अनुसार की जाती है। यह सुनिश्चित करता है कि संसाधन सबसे प्रभावी और दक्ष तरीके से उपयोग में लाए जाएं।

(iv) कर्मचारियों की प्रेरणा में सुधार:

एक अच्छी नियंत्रण प्रणाली यह सुनिश्चित करती है कि कर्मचारी पहले से ही जान लें कि उनसे क्या अपेक्षित है और प्रदर्शन के कौन-से मानक हैं जिनके आधार पर उनका मूल्यांकन किया जाएगा। इस प्रकार यह उन्हें प्रेरित करती है और बेहतर प्रदर्शन देने में मदद करती है।

(v) अनुशासन और व्यवस्था सुनिश्चित करना:

नियंत्रण संगठन में व्यवस्था और अनुशासन का वातावरण बनाता है। यह कर्मचारियों की गतिविधियों पर निकट निगरानी रखकर उनकी बेईमान व्यवहार को न्यूनतम करने में मदद करता है। इस बॉक्स में बताया गया है कि किस प्रकार एक आयात-निर्यात कंपनी ने अपनी नियंत्रण प्रणाली के हिस्से के रूप में कंप्यूटर निगरानी का उपयोग करके बेईमान कर्मचारियों को पकड़ा।

(vi) कार्यों में समन्वय सुविधाजनक बनाना:

नियंत्रण संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए सभी गतिविधियों और प्रयासों को दिशा प्रदान करता है। प्रत्येक विभाग और कर्मचारी पूर्वनिर्धारित मानकों द्वारा नियंत्रित होता है जो एक-दूसरे के साथ अच्छी तरह समन्वयित हैं। यह सुनिश्चित करता है कि समग्र संगठनात्मक उद्देश्य पूरे हो जाएं।

नियंत्रण की सीमाएँ

यद्यपि नियंत्रण प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण कार्य है, यह निम्नलिखित सीमाओं से ग्रस्त है।

(i) मात्रात्मक मानकों को निर्धारित करने में कठिनाई:

जब मानकों को परिभाषित नहीं किया जा सकता है तो नियंत्रण प्रणाली अपनी कुछ प्रभावशीलता खो देती है

कंप्यूटर निगरानी के माध्यम से नियंत्रण

न्यूयॉर्क सिटी की एक आयात-निर्यात कंपनी के प्रबंधकों को संदेह हुआ कि दो कर्मचारी उसे लूट रहे हैं। न्यू जर्सी के मेवुड की कॉरपोरेट डिफेंस स्ट्रैटेजीज (CDS) ने फर्म को एक सॉफ्टवेयर प्रोग्राम लगाने की सलाह दी जो संदिग्धों की कंप्यूटर कुंजियों की हर एक स्ट्रोक को गुप्त रूप से लॉग कर सके और एक एन्क्रिप्टेड ई-मेल रिपोर्ट CDS को भेज सके। जांचकर्ताओं ने पता लगाया कि दोनों कर्मचारी ऑर्डरों को कॉरपोरेट बुक्स से प्रोसेस करने के बाद डिलीट कर रहे थे, राजस्व को जेब में डाल रहे थे और भीतर ही भीतर अपनी खुद की कंपनी बना रहे थे। प्रोग्राम ने उनकी योजना को पकड़ लिया कि वे इलेक्ट्रॉनिक्स की एक बड़ी शिपमेंट चुराने के लिए एक रात देर से ऑफिस लौटने वाले हैं। पुलिस ने फर्म के गोदाम की छतों में छिपकर बैठे रहे और जब संदिग्ध अंदर आए तो उन्हें गिरफ्तार कर लिया गया। दोनों पर ढाई साल में $3$ मिलियन की हेराफेरी का आरोप लगाया गया, जो कि $25$ मिलियन-प्रति-वर्ष की फर्म के लिए एक बड़ी रकम है।

स्रोत: Hellriegel Don, Susan E. Jackson और John W. Slocum Jr., Management:

A Competency-based Approach

मात्रात्मक शब्दों में। इससे प्रदर्शन को मापना और उन्हें मानकों से तुलना करना कठिन कार्य बन जाता है। कर्मचारी मनोबल, कार्य संतुष्टि और मानव व्यवहार ऐसे क्षेत्र हैं जहाँ यह समस्या उत्पन्न हो सकती है।

(ii) बाहरी कारकों पर न्यूनतम नियंत्रण:

सामान्यतः कोई भी उद्यम सरकारी नीतियों, तकनीकी परिवर्तनों, प्रतिस्पर्धा आदि जैसे बाहरी कारकों को नियंत्रित नहीं कर सकता।

(iii) कर्मचारियों का विरोध:

नियंत्रण का अक्सर कर्मचारी विरोध करते हैं। वे इसे अपनी स्वतंत्रता पर प्रतिबंध के रूप में देखते हैं। उदाहरण के लिए, कर्मचारी आपत्ति जता सकते हैं जब उन्हें क्लोज़्ड सर्किट टेलीविज़न (CCTV) की मदद से कड़ी निगरानी में रखा जाता है।

(iv) खर्चीला मामला:

नियंत्रण एक खर्चीला मामला है क्योंकि इसमें बहुत व्यय, समय और प्रयास लगता है। एक छोटा उद्यम कोई महंगा नियंत्रण तंत्र स्थापित नहीं कर सकता। यह लगने वाले खर्च को उचित नहीं ठहरा सकता। प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि नियंत्रण तंत्र को स्थापित और संचालित करने की लागत उससे प्राप्त लाभों से अधिक न हो।

फेडएक्स पर नियंत्रण तंत्र वाला बॉक्स फेडएक्स द्वारा प्रयुक्त नियंत्रण तंत्र का और यह कैसे फेडएक्स को अपने लाभ बढ़ाने में मददगार साबित हुआ, का एक अवलोकन देता है।

चीज़ें गलत होने पर भी संयमित बने रहें

योजना और नियंत्रण के बीच संबंध

योजना और नियंत्रण प्रबंधन के अविभाज्य जुड़वाँ हैं। नियंत्रण की एक प्रणाली कुछ मानकों के अस्तित्व की पूर्वधारणा करती है। प्रदर्शन के ये मानक, जो नियंत्रण का आधार बनते हैं, योजना द्वारा प्रदान किए जाते हैं। एक बार जब कोई योजना परिचालन हो जाती है, तो प्रगति की निगरानी करने, उसे मापने, विचलनों को खोजने और सुधारात्मक उपाय शुरू करने के लिए नियंत्रण आवश्यक होता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि घटनाएँ योजनाओं के अनुरूप हैं। इस प्रकार, नियंत्रण के बिना योजना निरर्थक है। इसी प्रकार, योजना के बिना नियंत्रण अंधा है। यदि मानक पहले से निर्धारित नहीं किए जाते हैं, तो प्रबंधकों के पास नियंत्रण करने के लिए कुछ नहीं होता है। जब कोई योजना नहीं होती है, तो नियंत्रण का कोई आधार नहीं होता है।

योजना स्पष्ट रूप से नियंत्रण की पूर्वापेक्षा है। यह सोचना कि नियंत्रण योजना के बिना पूरा किया जा सकता है, पूरी तरह से मूर्खतापूर्ण है। योजना के बिना वांछित प्रदर्शन की कोई पूर्वनिर्धारित समझ नहीं होती है। योजना सुसंगत, समेकित और स्पष्ट कार्यक्रमों की तलाश करती है जबकि नियंत्रण घटनाओं को योजनाओं के अनुरूप बनाने के लिए बाध्य करने की चेष्टा करता है।

योजना मूल रूप से एक बौद्धिक प्रक्रिया है जिसमें सोच, स्पष्टीकरण और विश्लेषण शामिल होता है ताकि उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए उपयुक्त कार्यवाही का पता लगाया जा सके और निर्धारित किया जा सके। दूसरी ओर, नियंत्रण यह जांचता है कि क्या निर्णय वांछित कार्यवाही में अनुवादित हुए हैं। इस प्रकार, योजना निर्देशात्मक है जबकि नियंत्रण मूल्यांकनात्मक है।

अक्सर कहा जाता है कि योजना आगे देखना है जबकि नियंत्रण पीछे देखना है। हालांकि, यह कथन केवल आंशिक रूप से सही है। योजनाएं भविष्य के लिए तैयार की जाती हैं और भविष्य की परिस्थितियों के पूर्वानुमानों पर आधारित होती हैं। इसलिए, योजना आगे देखना शामिल करती है और इसे एक अग्रदृष्टि कार्य कहा जाता है। इसके विपरीत, नियंत्रण अतीत की गतिविधियों का एक शव-परीक्षण की तरह है ताकि मानकों से विचलनों का पता लगाया जा सके। उस अर्थ में, नियंत्रण एक पश्चगामी कार्य है। हालांकि, यह समझना चाहिए कि योजना अतीत के अनुभवों से निर्देशित होती है और नियंत्रण कार्य द्वारा शुरू की गई सुधारात्मक कार्रवाई भविष्य के प्रदर्शन में सुधार करने का उद्देश्य रखती है। इस प्रकार, योजना और नियंत्रण दोनों पश्चगामी के साथ-साथ अग्रदृष्टि कार्य हैं।

इस प्रकार, योजना और नियंत्रण परस्पर संबंधित हैं और वास्तव में, एक दूसरे को बल प्रदान करते हैं इस अर्थ में कि

1. तथ्यों पर आधारित योजना नियंत्रण को आसान और प्रभावी बनाती है; और

2. नियंत्रण अतीत के अनुभव से प्राप्त जानकारी प्रदान करके भविष्य की योजना में सुधार करता है।

नियंत्रण प्रक्रिया

नियंत्रण एक व्यवस्थित प्रक्रिया है जिसमें निम्नलिखित चरण शामिल हैं।

1. प्रदर्शन मानक निर्धारित करना

2. वास्तविक प्रदर्शन का मापन

3. वास्तविक प्रदर्शन की मानकों से तुलना

4. विचलनों का विश्लेषण

5. सुधारात्मक कार्रवाई लेना

चरण 1: प्रदर्शन मानक निर्धारित करना:

नियंत्रण प्रक्रिया का पहला कदल प्रदर्शन मानकों की स्थापना करना है। मानक वे मापदंड होते हैं जिनके आधार पर वास्तविक प्रदर्शन को मापा जाता है। इस प्रकार, मानक एक ऐसा बेंचमार्क होते हैं जिसकी ओर एक संगठन काम करने का प्रयास करता है।

मानक को मात्रात्मक और गुणात्मक दोनों रूपों में निर्धारित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, लागत जो खर्च की जाएगी, राजस्व जो अर्जित किया जाएगा, उत्पाद इकाइयाँ जो उत्पादित और बेची जाएँगी, किसी कार्य को करने में लगने वाला समय—ये सभी मात्रात्मक मानकों को दर्शाते हैं। कभी-कभी मानक गुणात्मक रूप में भी निर्धारित किए जाते हैं। सुप्रतिष्ठा में सुधार और कर्मचारियों की प्रेरणा स्तर को बढ़ाना गुणात्मक मानकों के उदाहरण हैं। अगले पृष्ठ पर दी गई तालिका व्यवसाय के विभिन्न कार्यात्मक क्षेत्रों में प्रदर्शन को मापने के लिए उपयोग किए जाने वाले मानकों की एक झलक देती है।

मानक निर्धारित करते समय, एक प्रबंधक को कोशिश करनी चाहिए कि मानक को सटीक मात्रात्मक रूप में निर्धारित किया जाए ताकि उनकी तुलना वास्तविक प्रदर्शन से आसानी से की जा सके। उदाहरण के लिए, तिमाही के अंत तक हर 1,000 टुकड़ों में से 10 खराब टुकड़ों को घटाकर 5 करना। हालांकि, जब भी गुणात्मक मानक निर्धारित किए जाते हैं, तो उन्हें इस तरह परिभाषित करने का प्रयास किया जाना चाहिए जिससे उनकी मापना आसान हो सके। उदाहरण के लिए, एक फास्ट फूड चेन में जहाँ स्व-सेवा है, ग्राहक संतुष्टि में सुधार के लिए मानक इस आधार पर निर्धारित किए जा सकते हैं कि ग्राहक को टेबल के लिए कितना समय इंतजार करना पड़ता है, ऑर्डर देने में कितना समय लगता है और ऑर्डर लेने में कितना समय लगता है।

यह महत्वपूर्ण है कि मानकों को पर्याप्त लचीला होना चाहिए ताकि जब भी आवश्यक हो उन्हें संशोधित किया जा सके। आंतरिक और बाहरी व्यावसायिक वातावरण में हो रहे परिवर्तनों के कारण, मानकों को परिवर्तित व्यावसायिक वातावरण में यथार्थ बनाने के लिए कुछ संशोधन की आवश्यकता हो सकती है।

चरण 2: वास्तविक प्रदर्शन का मापन:

एक बार प्रदर्शन मानक निर्धारित हो जाने के बाद, अगला चरण वास्तविक प्रदर्शन का मापन है। प्रदर्शन का मापन उद्देश्यपूर्ण और विश्वसनीय तरीके से किया जाना चाहिए। प्रदर्शन के मापन के लिए कई तकनीकें हैं। इनमें व्यक्तिगत अवलोकन, नमूना जांच, प्रदर्शन रिपोर्ट आदि शामिल हैं। जहाँ तक संभव हो, प्रदर्शन का मापन उन्हीं इकाइयों में किया जाना चाहिए जिनमें मानक निर्धारित किए गए हैं, क्योंकि इससे उनकी तुलना करना आसान हो जाएगा।

यह आमतौर पर माना जाता है कि मापन कार्य पूरा होने के बाद किया जाना चाहिए। हालांकि, जहाँ भी संभव हो, कार्य के प्रदर्शन के दौरान ही मापन किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, असेंबलिंग कार्य के मामले में, प्रत्येक भाग को असेंबल करने से पहले जांचा जाना चाहिए। इसी प्रकार, एक विनिर्माण संयंत्र में, सुरक्षा के लिए हवा में गैस कणों के स्तर की निरंतर निगरानी की जा सकती है।

किसी कर्मचारी के प्रदर्शन का मापन करने के लिए उसके वरिष्ठ द्वारा प्रदर्शन रिपोर्ट तैयार करना आवश्यक हो सकता है। किसी कंपनी के प्रदर्शन का मापन करने के लिए समय-समय पर सकल लाभ अनुपात, निवल लाभ अनुपात, निवेश पर लाभ आदि जैसे कुछ अनुपातों की गणना करना शामिल हो सकता है। विपणन जैसे कुछ संचालन क्षेत्रों में कार्य की प्रगति का मापन बेची गई इकाइयों की संख्या, बाजार हिस्सेदारी में वृद्धि आदि को ध्यान में रखकर किया जा सकता है, जबकि उत्पादन की दक्षता का मापन एक बैच में उत्पादित टुकड़ों की संख्या और खराब टुकड़ों की संख्या गिनकर किया जा सकता है। छोटे संगठनों में, प्रत्येक उत्पादित टुकड़े की जांच यह सुनिश्चित करने के लिए की जा सकती है कि वह उत्पाद के लिए निर्धारित गुणवत्ता विनिर्देशों के अनुरूप है। हालांकि, यह एक बड़े संगठन में संभव नहीं हो सकता है। इस प्रकार, बड़े संगठनों में, गुणवत्ता की जांच के लिए कुछ टुकड़ों की यादृच्छिक रूप से जांच की जाती है। इसे नमूना जांच कहा जाता है।

चरण 3: वास्तविक प्रदर्शन को मानकों से तुलना करना:

इस चरण में वास्तविक प्रदर्शन की मानकों से तुलना शामिल होती है। ऐसी तुलना से वास्तविक और वांछित परिणामों के बीच विचलन का पता चलता है। तुलना आसान हो जाती है जब मानक मात्रात्मक रूप में निर्धारित किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, एक सप्ताह में उत्पादित इकाइयों के संदर्भ में किसी श्रमिक के प्रदर्शन को सप्ताह के लिए निर्धारित मानक उत्पादन के साथ आसानी से मापा जा सकता है।

चरण 4: विचलनों का विश्लेषण करना:

सभी गतिविधियों में प्रदर्शन में कुछ विचलन अपेक्षित हो सकते हैं। इसलिए, यह निर्धारित करना महत्वपूर्ण है कि विचलन की स्वीकार्य सीमा क्या है। साथ ही, व्यवसाय के प्रमुख क्षेत्रों में होने वाले विचलनों को कुछ अस्थायी क्षेत्रों की तुलना में अधिक तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता होती है। महत्वपूर्ण बिंदु

प्रदर्शन मापने के लिए कार्यात्मक क्षेत्रों में प्रयुक्त मानक

नियंत्रण और अपवाद द्वारा प्रबंधन का उपयोग इस संबंध में एक प्रबंधक द्वारा किया जाना चाहिए।

1. महत्वपूर्ण बिंदु नियंत्रण: किसी संगठन में प्रत्येक गतिविधि की जांच करना न तो आर्थिक है और न ही आसान। इसलिए, नियंत्रण को उन प्रमुख परिणाम क्षेत्रों (KRAs) पर केंद्रित करना चाहिए जो संगठन की सफलता के लिए महत्वपूर्ण हैं। इन KRAs को महत्वपूर्ण बिंदुओं के रूप में निर्धारित किया जाता है। यदि महत्वपूर्ण बिंदुओं पर कुछ गलत होता है, तो पूरा संगठन प्रभावित होता है। उदाहरण के लिए, एक विनिर्माण संगठन में श्रम लागत में 5 प्रतिशत की वृद्धि डाक खर्च में 15 प्रतिशत की वृद्धि की तुलना में अधिक परेशानी का कारण हो सकती है।

2. अपवाद द्वारा प्रबंधन: अपवाद द्वारा प्रबंधन, जिसे प्रायः अपवाद द्वारा नियंत्रण कहा जाता है, प्रबंधन नियंत्रण का एक महत्वपूर्ण सिद्धांत है जो इस विश्वास पर आधारित है कि हर चीज़ को नियंत्रित करने का प्रयास करने पर कुछ भी नियंत्रित नहीं होता। इस प्रकार, केवल महत्वपूर्ण विचलन जो अनुमत सीमा से परे चले जाएं, ही प्रबंधन के ध्यान में लाए जाने चाहिए। इस प्रकार, यदि योजनाएं किसी विनिर्माण संगठन में श्रम लागत में 2 प्रतिशत वृद्धि को स्वीकार्य विचलन सीमा के रूप में निर्धारित करती हैं, तो केवल 2 प्रतिशत से अधिक श्रम लागत में वृद्धि ही प्रबंधन के ध्यान में लाई जानी चाहिए। हालांकि, मानक से प्रमुख विचलन (मान लीजिए, 5 प्रतिशत) के मामले में, इस मामले को प्राथमिकता के आधार पर प्रबंधन की तत्काल कार्रवाई प्राप्त करनी होती है।

नीचे दिया गया बॉक्स महत्वपूर्ण बिंदु नियंत्रण और अपवाद द्वारा प्रबंधन के लाभों को उजागर करता है।

प्रबंधनिक ध्यान की मांग करने वाले विचलनों की पहचान करने के बाद, इन विचलनों के कारणों का विश्लेषण करने की आवश्यकता होती है। विचलनों के उत्पत्ति के कई कारण हो सकते हैं। इनमें अवास्तविक मानक, दोषपूर्ण प्रक्रिया, संसाधनों की अपर्याप्तता, संरचनात्मक खामियां, संगठनात्मक बाधाएं और पर्यावरणीय कारक शामिल हैं

क्रिटिकल पॉइंट नियंत्रण और अपवाद द्वारा प्रबंधन के लाभ

जब कोई प्रबंधक क्रिटिकल पॉइंट निर्धारित करता है और उन महत्वपूर्ण विचलनों पर ध्यान केंद्रित करता है जो स्वीकार्य सीमा को पार कर जाते हैं, तो निम्नलिखित लाभ प्राप्त होते हैं:

1. यह प्रबंधकों के समय और प्रयासों की बचत करता है क्योंकि वे केवल महत्वपूर्ण विचलनों से निपटते हैं।

2. यह प्रबंधकीय ध्यान को महत्वपूर्ण क्षेत्रों पर केंद्रित करता है। इस प्रकार, प्रबंधकीय प्रतिभा का बेहतर उपयोग होता है।

3. दिन-प्रतिदिन की समस्याओं को उपग्रहों पर छोड़ दिया जाता है। अपवाद द्वारा प्रबंधन इस प्रकार अधिकार के प्रत्यायोजन की सुविधा देता है और कर्मचारियों के मनोबल को बढ़ाता है।

4. यह उन क्रिटिकल समस्याओं की पहचान करता है जिन पर समय पर कार्रवाई की आवश्यकता होती है ताकि संगठन को सही पटरी पर बनाए रखा जा सके। संगठन के नियंत्रण से परे। विचलनों के सटीक कारणों की पहचान करना आवश्यक है, जिसके बिना उपयुक्त सुधारात्मक कार्रवाई संभव नहीं हो सकती। विचलन और उनके कारणों की रिपोर्ट की जाती है और उपयुक्त स्तर पर सुधारात्मक कार्रवाई की जाती है।

चरण 5: सुधारात्मक कार्रवाई लेना:

नियंत्रण प्रक्रिया का अंतिम चरण सुधारात्मक कार्रवाई लेना है। जब विचलन स्वीकार्य सीमा के भीतर होते हैं तो कोई सुधारात्मक कार्रवाई आवश्यक नहीं होती है। हालांकि, जब विचलन स्वीकार्य सीमा से परे चले जाते हैं, विशेष रूप से महत्वपूर्ण क्षेत्रों में, यह तत्काल प्रबंधकीय ध्यान की मांग करता है ताकि विचलन दोबारा न हों और मानक पूरे किए जा सकें।

सुधारात्मक कार्रवाई में कर्मचारियों का प्रशिक्षण शामिल हो सकता है यदि उत्पादन लक्ष्य पूरा नहीं किया जा सका। इसी तरह, यदि कोई महत्वपूर्ण परियोजना समय से पीछे चल रही है, तो सुधारात्मक कार्रवाई में परियोजना को अतिरिक्त श्रमिकों और उपकरणों की नियुक्ति और ओवरटाइम कार्य की अनुमति शामिल हो सकती है। यदि विचलन प्रबंधकीय कार्रवाई के माध्यम से सुधारा नहीं जा सकता है, तो मानकों को संशोधित करना पड़ सकता है। नीचे दी गई तालिका कुछ विचलनों के कारणों और संबंधित सुधारात्मक कार्रवाई का उल्लेख करती है जो एक प्रबंधक द्वारा की जा सकती है।

अगले पृष्ठ पर बॉक्स में दी गई जानकारी यह बताती है कि सैको डिफेंस एक संकट की स्थिति को नियंत्रित करने में सक्षम कैसे हुआ।

सुधारात्मक कार्य योजना: विचलनों का विश्लेषण

प्रमुख शब्द

नियंत्रण

क्रिटिकल पॉइंट नियंत्रण

एक्सेप्शन द्वारा प्रबंधन

ब्रेकईवन विश्लेषण

बजटीय नियंत्रण

रिटर्न ऑन इन्वेस्टमेंट

अनुपात विश्लेषण

जिम्मेदारी लेखांकन

प्रबंधन लेखा परीक्षा

PERT और CPM

प्रबंधन

सूचना प्रणाली

सारांश

नियंत्रण वह प्रक्रिया है जिससे यह सुनिश्चित किया जाता है कि वास्तविक गतिविधियां योजनाबद्ध गतिविधियों के अनुरूप हों।

प्रबंधकीय नियंत्रण का महत्व इस तथ्य में निहित है कि यह संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने में सहायक होता है।
नियंत्रण मानकों की सटीकता को परखने, संसाधनों के कुशल उपयोग को सुनिश्चित करने, कर्मचारियों के मनोबल को बढ़ाने, संगठन में व्यवस्था और अनुशासन का वातावरण बनाने तथा विभिन्न गतिविधियों का समन्वय करने में भी सहायक होता है ताकि वे सभी लक्ष्यों को पाने के लिए एक दिशा में मिलकर कार्य कर सकें।

नियंत्रण कुछ सीमाओं से भी ग्रस्त है। किसी संगठन का बाहरी कारकों पर कोई नियंत्रण नहीं होता। संगठन की नियंत्रण प्रणाली को उसके कर्मचारियों के विरोध का सामना करना पड़ सकता है। कभी-कभी नियंत्रण एक महंगा कार्य सिद्ध होता है, विशेषकर छोटे संगठनों के मामले में। इसके अतिरिक्त, प्रबंधन के लिए प्रदर्शन के मात्रात्मक मानक तय करना हमेशा संभव नहीं होता, जिनकी अनुपस्थिति में नियंत्रण प्रयास अपनी कुछ प्रभावशीलता खो देता है।

नियंत्रण की प्रक्रिया में प्रदर्शन मानक तय करना, वास्तविक प्रदर्शन को मापना, वास्तविक प्रदर्शन की मानकों से तुलना करना, विचलनों का विश्लेषण करना और सुधारात्मक कार्रवाई करना शामिल होता है।

योजना और नियंत्रण प्रबंधन के अविभाज्य जुड़वाँ हैं। योजना प्रबंधन की प्रक्रिया को प्रारंभ करती है और नियंत्रण उसे पूर्ण करता है। योजनाएँ नियंत्रण का आधार होती हैं और नियंत्रण के बिना सबसे अच्छी योजनाएँ भी भटक सकती हैं।

व्यक्तिगत अवलोकन, सांख्यिकीय रिपोर्टें, ब्रेक-ईवन विश्लेषण और बजटीय नियंत्रण प्रबंधकीय नियंत्रण की पारंपरिक तकनीकें हैं।

निवेश पर प्रतिफल, अनुपात विश्लेषण, उत्तरदायित्व लेखांकन, प्रबंधन लेखा परीक्षा, PERT और CPM तथा प्रबंधन सूचना प्रणाली प्रबंधकीय नियंत्रण की आधुनिक तकनीकें हैं।

अभ्यास

अत्यंत लघु उत्तरीय

1. नियंत्रण का अर्थ बताइए।

2. वह सिद्धांत बताइए जिसे एक प्रबंधक प्रभावी रूप से विचलनों से निपटते समय ध्यान में रखे। किसी एक ऐसी स्थिति बताइए जिसमें किसी संगठन की नियंत्रण प्रणाली अपनी प्रभावशीलता खो देती है।

3. किसी एक ऐसी स्थिति बताइए जिसमें किसी संगठन की नियंत्रण प्रणाली अपनी प्रभावशीलता खो देती है।

4. कोई दो ऐसे मानक बताइए जिनका उपयोग कोई कंपनी अपने वित्त एवं लेखा विभाग के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए कर सकती है।

5. किस शब्द का प्रयोग मानक प्रदर्शन और वास्तविक प्रदर्शन के बीच के अंतर को दर्शाने के लिए किया जाता है?

लघु उत्तरीय

1. ‘योजना आगे देखना है और नियंत्रण पीछे देखना है।’ टिप्पणी कीजिए।

2. ‘सब कुछ नियंत्रित करने का प्रयास कुछ भी नियंत्रित न करने पर समाप्त हो सकता है।’ समझाइए।

3. समझाइए कि प्रबंधन लेखा परीक्षा नियंत्रण की एक प्रभावी तकनीक के रूप में किस प्रकार कार्य करती है।

4. मि. अरफ़ाज़ राइटवेल प्रॉडक्ट्स लि. के उत्पादन विभाग के प्रमुख थे, जो स्टेशनरी वस्तुओं का निर्माण करती है। फर्म को एक निर्यात ऑर्डर मिला था जिसे प्राथमिकता के आधार पर पूरा करना था और सभी कर्मचारियों के लिए उत्पादन लक्ष्य निर्धारित किए गए थे। एक श्रमिक, मि. भानु प्रसाद, लगातार दो दिनों तक अपने दैनिक उत्पादन लक्ष्य से 10 इकाइयाँ कम पूरा कर रहे थे। मि. अरफ़ाज़ ने कंपनी की सीईओ मि. वसुंधरा के पास मि. भानु प्रसाद के खिलाफ शिकायत दर्ज करने और उनकी सेवाएँ समाप्त करने का अनुरोध किया। उस प्रबंधन नियंत्रण सिद्धांत की व्याख्या कीजिए जिसे मि. वसुंधरा को अपना निर्णय लेते समय ध्यान में रखना चाहिए। (संकेत: अपवाद द्वारा प्रबंधन)।

दीर्घ उत्तरीय

1. नियंत्रण प्रक्रिया में शामिल विभिन्न चरणों की व्याख्या कीजिए।

2. प्रबंधकीय नियंत्रण की तकनीकों की व्याख्या कीजिए।

3. एक संगठन में नियंत्रण के महत्व की व्याख्या कीजिए। एक प्रभावी नियंत्रण प्रणाली को लागू करने में संगठन को किन समस्याओं का सामना करना पड़ता है?

4. योजना और नियंत्रण के बीच संबंध की चर्चा कीजिए।

5. एक कंपनी ’ $\mathrm{M}$ ’ लिमिटेड मोबाइल फोन का निर्माण घरेलू भारतीय बाजार के लिए और निर्यात दोनों के लिए कर रही है। उसका पर्याप्त बाजार हिस्सा था और वफादार ग्राहक भी थे। लेकिन हाल ही में उसे समस्याएं आ रही हैं क्योंकि उसकी बिक्री और ग्राहक संतुष्टि से संबंधित लक्ष्य पूरे नहीं हो रहे हैं। साथ ही भारत में मोबाइल बाजार बहुत तेजी से बढ़ा है और नए खिलाड़ी बेहतर तकनीक और मूल्य निर्धारण के साथ आए हैं। यह कंपनी के लिए समस्या पैदा कर रहा है। वह अपनी नियंत्रण प्रणाली को नया रूप देने और सामने आ रही समस्याओं को दूर करने के लिए अन्य आवश्यक कदम उठाने की योजना बना रही है।

(a) पहचानिए कि एक अच्छी नियंत्रण प्रणाली से कंपनी को क्या लाभ मिलेंगे।

(b) यह सुनिश्चित करने के लिए कि उसकी योजनाएं वास्तव में लागू हों और लक्ष्य प्राप्त हों, कंपनी इस व्यवसाय में अपनी योजना को नियंत्रण से कैसे जोड़ सकती है।

(c) उन समस्याओं को दूर करने के लिए नियंत्रण प्रक्रिया के वे चरण बताइए जिनका कंपनी को पालन करना चाहिए।

6. श्री शांतनु एक प्रतिष्ठित कंपनी के मुख्य प्रबंधक हैं जो वस्त्रों का निर्माण करती है। उन्होंने उत्पादन प्रबंधक को बुलाया और उसे निर्देश दिया कि वह अपने विभाग से संबंधित सभी गतिविधियों पर निरंतर और सतत नजर रखे ताकि सब कुछ निर्धारित योजना के अनुसार चले। उन्होंने यह भी सुझाव दिया कि वह संगठन में सभी कर्मचारियों के प्रदर्शन पर नजर रखे ताकि लक्ष्य प्रभावी और दक्षता से प्राप्त हों।

(a) उपरोक्त स्थिति में नियंत्रण की कोई दो विशेषताओं का वर्णन कीजिए। (लक्ष्योन्मुख, निरंतर और सर्वव्यापी — कोई भी दो)।

(b) नियंत्रण के महत्व के किन्हीं चार बिंदुओं की व्याख्या कीजिए।